Trong hoạt động kinh doanh, việc biết cách làm hóa đơn đỏ một cách chính xác và hợp lệ là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý cũng như tối ưu hóa các lợi ích về thuế. Hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn VAT, không chỉ đơn thuần là chứng từ kế toán mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan thuế.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm hóa đơn đỏ, các bước thực hiện, cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
Khái niệm quy định về hóa đơn đỏ / hóa đơn VAT
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì và các quy định liên quan đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật cũng như tận dụng tối đa các lợi ích về thuế. Đặc biệt, khi các quy định về hóa đơn có nhiều thay đổi qua các giai đoạn, việc cập nhật kiến thức kịp thời trở nên càng quan trọng.
Hóa đơn đỏ là gì? Phân loại và đặc điểm
Hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn VAT, là loại hóa đơn dùng để kê khai và khấu trừ thuế GTGT trong lĩnh vực kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Khác với hóa đơn thông thường, hóa đơn đỏ được in trên giấy màu đỏ hoặc thể hiện rõ ràng các thông tin về thuế VAT mà doanh nghiệp đã nộp hoặc sẽ nộp.
Trong thực tế, cách làm hóa đơn đỏ liên quan tới quy trình phát hành và chứng minh giá trị hàng hóa, dịch vụ sau khi đã thực hiện nộp thuế. Đặc điểm nổi bật của loại hóa đơn này là thể hiện rõ số thuế GTGT của phần giá trị hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích khấu trừ thuế cho doanh nghiệp mua và bán.
Các loại hóa đơn đỏ thường gặp gồm: hóa đơn điện tử đỏ, hóa đơn giấy đỏ, hoặc các mẫu hóa đơn theo quy định của Tổng cục Thuế. Mỗi loại đều có đặc điểm riêng phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động và quy mô doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn cách lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp
Các văn bản pháp lý liên quan (Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 78/2021)
Để làm rõ cách làm hóa đơn đỏ, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật điều chỉnh về hóa đơn, thuế GTGT. Các nghị định, thông tư hướng dẫn quy trình, điều kiện, hình thức phát hành, cũng như xử lý các sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn.
Nghị định 123/2020 của Chính phủ là văn bản quan trọng quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó đặt ra các tiêu chuẩn, nguyên tắc cho việc phát hành hóa đơn VAT điện tử, giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ hình thức giấy sang điện tử dễ dàng. Nghị định 70/2025 sẽ còn cập nhật các quy định phù hợp hơn với tình hình mới, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Thông tư 78/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các mẫu, thủ tục lập, phát hành, cũng như xử lý các sai sót về hóa đơn, trong đó nhấn mạnh vai trò của việc ký số, lưu trữ và dữ liệu điện tử để đảm bảo tính pháp lý của cách làm hóa đơn đỏ VAT.
Các bước để làm hóa đơn đỏ (VAT)
Để đảm bảo cách làm hóa đơn đỏ theo đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước từ đăng ký, thiết lập hệ thống đến xử lý sai sót một cách chặt chẽ, minh bạch. Quá trình này không chỉ đòi hỏi kỹ năng về công nghệ mà còn cần am hiểu các quy định pháp luật.
Trong phần này, tôi sẽ phân tích rõ ràng từng bước một nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung và thực hiện đúng quy trình.
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử / mua hóa đơn giấy hợp pháp
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế để có thể phát hành hóa đơn đúng quy định. Hiện nay, xu hướng chung đều hướng tới sử dụng hóa đơn điện tử đỏ để tiện lợi, nhanh chóng và bảo mật hơn.
Trước hết, doanh nghiệp phải có chữ ký số hợp pháp, sau đó làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua phần mềm của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ có chứng thư số phù hợp. Nếu chưa chuẩn bị điều kiện để chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng có thể mua hóa đơn giấy hợp pháp từ các nhà cung cấp đã được cơ quan thuế cho phép, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về hóa đơn.
Trong quá trình này, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin, giấy phép, đăng ký doanh nghiệp, mẫu hóa đơn dự kiến… để cơ quan thuế xác nhận và cấp mã số thuế, ký hiệu riêng cho doanh nghiệp của mình.
Bước 2: Lập hóa đơn (nhập thông tin, ký số / ký tay) và phát hành
Sau khi đã có hệ thống đăng ký hợp lệ, doanh nghiệp bắt đầu cách làm hóa đơn đỏ bằng cách nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá, thuế GTGT, tổng giá trị… theo mẫu quy định.
Với hóa đơn điện tử, bước này còn yêu cầu ký số bằng chữ ký số theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Chữ ký số giúp xác thực tính xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu và đảm bảo hóa đơn không thể bị chỉnh sửa trái phép sau khi phát hành. Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải ký tay trực tiếp vào hóa đơn và đóng dấu dấu doanh nghiệp.
Việc phát hành hóa đơn phải tuân thủ trình tự đã quy định, có chứng từ đầy đủ, lưu trữ hợp lý để dễ dàng truy xuất sau này. Khách hàng cũng cần nhận được bản sao của hóa đơn đỏ, kể cả dưới dạng điện tử hay giấy để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Những lưu ý xử lý sai sót khi làm hóa đơn đỏ
Cách làm hóa đơn đỏ là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều quy trình kiểm tra, xác nhận. Do đó, quá trình này cũng không thể tránh khỏi những sai sót, nhất là khi mới bắt đầu hoặc do sơ ý trong quá trình nhập dữ liệu, ký số.
Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào các lưu ý quan trọng và cách xử lý khi phát hiện sai sót, giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và tránh bị phạt xử phạt hành chính hoặc các rắc rối về pháp lý.
Kiểm tra nội dung bắt buộc tính thuế cho đúng
Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các nội dung trên hóa đơn, như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, thông tin khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế GTGT, tổng cộng… để đảm bảo chính xác tuyệt đối. Có thể áp dụng các phần mềm quản lý hóa đơn tự động, tích hợp dữ liệu để hạn chế sai sót.
Bên cạnh đó, tính chính xác của phần thuế VAT cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ tỷ lệ thuế, tính đúng số thuế, đảm bảo phù hợp với từng loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh, tránh thất thu hoặc nộp thừa. Đặc biệt, trong thời gian khuyến khích về đổi mới sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến đúng quy trình ký số và gửi dữ liệu đúng thời hạn.
Cách xử lý khi viết sai, điều chỉnh, hủy hóa đơn
Trong thực tế, có thể xảy ra các sai sót như sai tên khách hàng, sai số lượng, sai giá tiền hoặc mã số thuế… mà không lường trước được. Điều quan trọng là phải xử lý đúng quy trình đã quy định nhằm tránh rắc rối trong công tác kê khai, khấu trừ thuế.
Đối với các hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy trình của cơ quan thuế. Việc này bao gồm chuẩn bị các chứng từ, ghi rõ lý do điều chỉnh, hủy và trình ký xác nhận của các bộ phận có thẩm quyền. Đồng thời, cần giữ các hồ sơ liên quan đầy đủ để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, tránh bị phạt hoặc truy thu thuế của cơ quan quản lý.
Xem thêm: Hướng dẫn cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN bị lỗ
Tổng kết
Việc cách làm hóa đơn đỏ đúng chuẩn, hợp pháp đòi hỏi doanh nghiệp cần có kiến thức rõ ràng về các quy định pháp luật, chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, hệ thống công nghệ phù hợp và tuân thủ các quy trình trong từng bước. Từ việc đăng ký sử dụng, lập, ký số, phát hành cho đến xử lý sai sót, tất cả đều phải được thực hiện cẩn thận, chính xác để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và khả năng khấu trừ thuế tối đa.
Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp đã có thêm kiến thức và kỹ năng để cách làm hóa đơn đỏ một cách hợp pháp, đạt chuẩn, góp phần vào sự phát triển bền vững và chuyên nghiệp của doanh nghiệp mình.
Có thể bạn quan tâm:
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử eTax
Hướng dẫn cách làm công nợ trên Excel NHANH ĐƠN GIẢN
