Đối với các doanh nghiệp (DN) nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, việc đầu tư vào các phần mềm quản lý kho chuyên dụng thường là một gánh nặng chi phí. Thay vào đó, File quản lý kho bằng Excel là một công cụ đơn giản, linh hoạt và gần như miễn phí để theo dõi hàng tồn kho. Mặc dù có những hạn chế nhất định, nếu được thiết lập và sử dụng đúng cách, một file Excel có thể cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo, vận hành và tối ưu file quản lý kho bằng Excel để phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán và quản trị.
Cấu trúc cơ bản của file quản lý kho trong Excel
Một file quản lý kho bằng Excel hiệu quả cần được tổ chức thành các sheet logic, liên kết chặt chẽ với nhau.
Các sheet quan trọng: danh mục hàng hóa, nhập kho, xuất kho và tồn kho
Một file quản lý kho chuẩn mực cần có ít nhất 4 sheet (bảng tính) chính:
Sheet Danh mục Hàng hóa (Master Data): Đây là sheet chứa thông tin cố định và duy nhất của mỗi loại hàng hóa.
- Nội dung: Mã hàng (key chính), Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Giá vốn tiêu chuẩn (hoặc Giá nhập gần nhất), Vị trí lưu kho (nếu cần).
- Mục đích: Là nguồn dữ liệu cho hàm VLOOKUP hoặc XLOOKUP để lấy thông tin tự động sang các sheet khác, đảm bảo tính nhất quán.
Sheet Nhập Kho (Goods Receipt): Ghi lại toàn bộ các giao dịch làm tăng số lượng hàng hóa trong kho.
- Nội dung: Ngày nhập, Số phiếu nhập, Mã hàng, Tên hàng (dùng VLOOKUP), Số lượng nhập, Đơn giá nhập, Thành tiền, Diễn giải.
Sheet Xuất Kho (Goods Issue): Ghi lại toàn bộ các giao dịch làm giảm số lượng hàng hóa (bán hàng, xuất sử dụng, xuất luân chuyển).
- Nội dung: Ngày xuất, Số phiếu xuất, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng xuất, Đơn giá xuất (nếu cần tính giá vốn), Thành tiền, Khách hàng/Bộ phận nhận.
Sheet Tồn Kho Tổng hợp (Stock Summary): Sheet tổng hợp và tính toán số lượng tồn kho cuối kỳ một cách tự động.
- Nội dung: Mã hàng, Tên hàng, Tồn đầu kỳ, Tổng nhập trong kỳ, Tổng xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ (được tính bằng công thức).
Xem thêm: Mẫu file Excel tính lợi nhuận quán cafe chi tiết, đầy đủ
Hệ thống công thức và hàm Excel thường dùng trong quản lý kho
Các hàm này là “linh hồn” giúp file Excel trở nên tự động:
SUMIF/SUMIFS: Hàm quan trọng nhất để tính toán số lượng nhập và xuất. Nó cho phép tính tổng số lượng dựa trên Mã hàng (hoặc các tiêu chí khác như ngày tháng, kho).
VLOOKUP/XLOOKUP: Dùng để tra cứu thông tin tĩnh (Tên hàng, Đơn vị tính) từ Sheet Danh mục Hàng hóa sang các sheet giao dịch, giảm thiểu lỗi nhập liệu.
IF/IFERROR: Dùng để kiểm tra điều kiện và xử lý lỗi (ví dụ: kiểm tra tồn kho âm hoặc lỗi tra cứu dữ liệu).
Data Validation: Thiết lập danh sách thả xuống (Drop-down list) cho cột Mã hàng hoặc Tên hàng trong sheet nhập/xuất để người dùng chỉ chọn từ danh mục có sẵn.
Xem thêm:Hướng dẫn cách làm công nợ trên Excel NHANH & ĐƠN GIẢN
Cách tạo và vận hành file quản lý kho hiệu quả
Để file quản lý kho bằng Excel hoạt động như một công cụ quản lý thực thụ, cần thiết lập các công thức tự động hóa dữ liệu.
Hướng dẫn thiết lập công thức tính tồn kho tự động bằng hàm SUMIF, VLOOKUP
Giả sử Sheet Tồn Kho Tổng hợp có cột B là Mã hàng, cột C là Tồn đầu kỳ, cột D là Tổng nhập, cột E là Tổng xuất, cột F là Tồn cuối kỳ.
1 .Tính Tổng Nhập trong kỳ (Cột D): Sử dụng hàm SUMIF để cộng tổng số lượng nhập từ Sheet Nhập Kho dựa trên Mã hàng.
Công thức tại ô D2 (áp dụng cho Mã hàng ở B2):=SUMIF(‘Nhập Kho’!C:C, B2, ‘Nhập Kho’!E:E)
Trong đó: ‘Nhập Kho’!C:C là cột Mã hàng bên sheet Nhập Kho, B2 là Mã hàng cần tìm, ‘Nhập Kho’!E:E là cột Số lượng nhập.
2. Tính Tổng Xuất trong kỳ (Cột E): Tương tự, sử dụng hàm SUMIF để cộng tổng số lượng xuất từ Sheet Xuất Kho dựa trên Mã hàng.
Công thức tại ô E2: =SUMIF(‘Xuất Kho’!C:C, B2, ‘Xuất Kho’!E:E)
3. Tính Tồn Cuối kỳ (Cột F): Đây là công thức đơn giản nhất.
Công thức tại ô F2:=C2 + D2 – E2
4. Tra cứu Tên hàng (Dữ liệu tĩnh): Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy Tên hàng từ Sheet Danh mục Hàng hóa sang Sheet Tồn Kho Tổng hợp (và các sheet giao dịch).
Công thức: =VLOOKUP(B2, ‘Danh Mục Hàng Hóa’!A:D, 2, 0)
Cách cập nhật, kiểm tra và bảo mật dữ liệu trong file quản lý kho
Quy trình Cập nhật: Chỉ người quản lý kho hoặc kế toán kho được phép nhập liệu vào Sheet Nhập Kho và Sheet Xuất Kho. Dữ liệu nên được nhập theo từng dòng (từng giao dịch) liên tục.
Kiểm tra và Báo cáo: Sử dụng chức năng Conditional Formatting để tô màu đỏ cho các ô có giá trị Tồn Cuối kỳ nhỏ hơn 0 (báo hiệu tồn kho âm) hoặc nhỏ hơn mức tồn kho tối thiểu.
Bảo mật Dữ liệu:
- Khóa Công thức: Dùng chức năng Protect Sheet (chỉ cho phép sửa đổi dữ liệu, không cho phép sửa đổi công thức) đối với Sheet Tồn Kho Tổng hợp để tránh làm hỏng các công thức tính tự động.
- Lưu trữ đám mây: Thường xuyên sao lưu file lên các dịch vụ đám mây (Google Drive, OneDrive) để tránh mất mát dữ liệu.
Mẫu file quản lý kho chuyên nghiệp và những lưu ý khi sử dụng
Cần nhận thức rõ ưu và nhược điểm file quản lý kho bằng Excel để có chiến lược quản lý phù hợp.
Ưu điểm, hạn chế của file Excel so với phần mềm quản lý kho chuyên dụng
| Tiêu chí | File Excel Quản lý Kho | Phần mềm Quản lý Kho Chuyên dụng |
| Chi phí | Thấp/Miễn phí. | Chi phí đầu tư và duy trì cao. |
| Tính Linh hoạt | Cực kỳ linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh công thức, mẫu biểu. | Tính tùy chỉnh hạn chế, phải phụ thuộc nhà cung cấp. |
| Khả năng Bảo mật | Thấp, dễ bị xóa/sửa dữ liệu nếu không khóa kỹ. | Cao, có phân quyền chi tiết theo vai trò. |
| Khả năng Tổng hợp | Phức tạp khi dữ liệu lớn (trên 10,000 dòng), dễ bị chậm, lag. | Xử lý dữ liệu lớn (Big Data) nhanh chóng, chính xác. |
| Kết nối Hệ thống | Không kết nối được với Kế toán/Bán hàng/E-commerce. | Tích hợp đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. |
Doanh nghiệp nhỏ nên dùng Excel khi số lượng mã hàng dưới 500 và tần suất nhập/xuất không quá 50 giao dịch/ngày. Khi quy mô lớn hơn, nên cân nhắc chuyển sang phần mềm chuyên dụng.
Xem thêm: Công thức tính thuế thu nhập cá nhân Excel chuẩn nhất
Gợi ý tải mẫu file quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp thương mại, sản xuất
Dù là thương mại hay sản xuất, cốt lõi của file quản lý kho bằng Excel vẫn là 4 sheet cơ bản như đã nêu. Tuy nhiên, có những điểm tùy chỉnh:
- Doanh nghiệp Thương mại: Tập trung vào Sheet Xuất Kho (liên kết với dữ liệu bán hàng) và Sheet Tồn Kho Tổng hợp. Cần bổ sung cột Giá trị tồn kho (tính theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) hoặc Bình quân gia quyền).
- Doanh nghiệp Sản xuất: Cần bổ sung thêm Sheet Định mức Nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) và Sheet Phiếu Xuất Kho cho Sản xuất, để theo dõi luân chuyển nguyên vật liệu từ kho chính sang phân xưởng.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn cách làm hóa đơn đỏ (VAT) chuẩn và hợp pháp
File quản lý kho bằng Excel là một công cụ khởi đầu tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả với chi phí tối thiểu. Chìa khóa để vận hành file này thành công nằm ở việc thiết lập cấu trúc sheet logic, sử dụng các hàm tự động hóa như SUMIF và VLOOKUP một cách chính xác, và duy trì tính kỷ luật trong việc nhập liệu. Mặc dù không thể thay thế hoàn toàn phần mềm chuyên dụng, một file Excel được tối ưu có thể đáp ứng gần như đầy đủ các yêu cầu quản trị kho cơ bản. Hy vọng bài viết của Kế Toán ATS hữu ích với bạn!
