Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính trên excel

Đánh giá bài viết post

Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh thực trạng tài chính của một doanh nghiệp. Hiện nay, có nhiều phương pháp khác nhau để lập báo cáo tài chính, và một số kế toán viên chọn sử dụng lập báo cáo tài chính trên Excel để thực hiện công việc này. Dưới đây, tôi sẽ cung cấp hướng dẫn về cách lập báo cáo tài chính trên Excel, dựa trên những cập nhật mới nhất cho năm 2023.

Nội Dung

Ưu – nhược điểm khi lập báo cáo tài chính trên excel

Ưu điểm

Quản lý và tổ chức dữ liệu một cách rõ ràng:
Trình bày các số liệu thống kê dưới dạng bảng trong báo cáo tài chính sẽ giúp kế toán có thể theo dõi một cách dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng các hàm tính toán có sẵn trên Excel, việc tính toán trở nên đơn giản và chính xác hơn.
Linh hoạt trong việc thêm, bớt dữ liệu:
Trong quá trình lập báo cáo tài chính trên excel, kế toán có thể linh hoạt thêm hoặc bớt dữ liệu trong các cột, sắp xếp lại sao cho hợp lý để dễ dàng theo dõi và đánh giá.
Dễ dàng cài đặt và miễn phí sử dụng:
Phần mềm Excel là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, có thể được cài đặt một cách dễ dàng trên máy tính và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Do đó, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính.

2. Nhược điểm

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để lập báo cáo tài chính, bởi vì sử dụng Excel để làm việc này có một số hạn chế. Dưới đây là những vấn đề cụ thể:

Tốn thời gian và hiệu suất làm việc không cao:
Lập báo cáo tài chính đòi hỏi tổng hợp nhiều số liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sử dụng lập báo cáo tài chính trên Excel có thể dẫn đến sai sót trong việc đặt hàm tính toán và khớp dữ liệu. Những lỗi này, nếu xảy ra, rất khó để phát hiện và sửa chữa, làm mất thời gian và tăng nguy cơ mắc lỗi.
Khó phát hiện và sửa chữa lỗi:
Sai sót trong số liệu từ đầu có thể làm mất thời gian cho kế toán trong việc tìm kiếm và sửa chữa thông tin. Đặc biệt với Excel, khi các sheet được liên kết với nhau, một lỗi sai sót có thể ảnh hưởng đến nhiều phần khác nhau của báo cáo. Đối với các doanh nghiệp nhỏ với ít giao dịch, việc phát hiện và sửa chữa lỗi có thể mất nửa ngày, nhưng với các doanh nghiệp lớn và phát sinh giao dịch nhiều, việc đối soát của kế toán có thể mất vài ngày, thậm chí cả tuần.
Tốn thời gian trong việc tạo và chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính:
Sau khi lập báo cáo tài chính trên Excel, kế toán phải tạo và chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính thủ công, vì Excel không cung cấp tính năng tự động cập nhật vào báo cáo.

Vì những lý do này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập báo cáo tài chính.

Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trên excel

Để quyết toán thuế và lập Báo cáo tài chính (BCTC), thông thường hồ sơ bao gồm các tài liệu sau: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh BCTC, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Bảng cân đối phát sinh của năm

Để lập bảng cân đối phát sinh năm, quy trình tương tự như việc lập bảng cân đối phát sinh tháng, trong đó số liệu được tổng hợp từ bảng nhập liệu cả năm. Dưới đây là cách thực hiện cụ thể:

Cột mã TK và tên TK: Sao chép danh mục từ Danh mục tài khoản (DMTK) vào bảng cân đối phát sinh năm.
Cột dư nợ và dư có đầu kỳ: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị dư đầu kỳ từ bảng cân đối phát sinh tháng 1 và chép vào cột tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm.
Cột phát sinh nợ và phát sinh có: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp các giá trị phát sinh từ các tháng trong bảng nhập liệu và chép vào cột tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm.
Cột dư nợ và dư có cuối kỳ: Sử dụng hàm MAX để tổng hợp giá trị cuối kỳ từ các cột phát sinh và chép vào cột tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm.
Dòng Tổng cộng: Sử dụng hàm SUMTOTAL để tính tổng các giá trị trong cùng một cột và chép vào dòng tổng cộng cuối cùng của bảng cân đối phát sinh năm.
Các chỉ tiêu cột tài sản, doanh thu, chi phí, BCTC và Nguồn vốn: Xác định các tài khoản tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm cho từng chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán. Sau đó, gắn mã số chỉ tiêu cho tài khoản tương ứng trong bảng cân đối phát sinh năm.

Bảng cân đối kế toán

Để lập bảng cân đối kế toán vào cuối năm tài chính và đảm bảo kết quả chính xác, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Lập bảng cân đối kế toán: Tạo bảng cân đối kế toán với các cột bao gồm cột số năm trước và cột số năm nay.
Kiểm tra kết quả: Đảm bảo rằng tổng số nguồn vốn bằng tổng số tài sản trong bảng cân đối kế toán. Nếu không khớp, hãy kiểm tra lại các số liệu để tìm và sửa lỗi.
Cột số năm trước: Lấy số liệu từ cột năm nay của bảng cân đối kế toán năm trước và chép vào cột số năm trước của bảng cân đối kế toán năm nay.
Cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để lấy số liệu từ bảng cân đối phát sinh và chép vào cột số năm nay của bảng cân đối kế toán. Dãy điều kiện của hàm SUMIF sẽ là cột “NV” với các mã số thuộc phần nguồn vốn hoặc cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần tài sản. Điều kiện cần tính tổng sẽ là các mã số tương ứng trên bảng cân đối kế toán. Dãy tính tổng sẽ là cột dư nợ với các mã số thuộc phần tài sản và cột dư nợ có với các mã số thuộc phần nguồn vốn.

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo tài chính cho một kỳ: Báo cáo về kết quả kinh doanh trong một giai đoạn thời gian cụ thể.
Cột so sánh với năm trước: Dựa vào cột tương ứng trên báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước.
Cột so sánh với năm hiện tại: Sử dụng hàm SUMIF để lấy dữ liệu từ bảng cân đối kế toán phát sinh trong năm.
Dãy điều kiện: Là các cột chứa thông tin về tài sản, doanh thu và chi phí trên bảng cân đối kế toán phát sinh trong năm.
Điều kiện cần tính: Các ô có mã số tương ứng trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Dãy tính tổng: Cột nợ phát sinh trên bảng cân đối kế toán phát sinh trong năm cho chi phí.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Mục đích: Hiển thị luồng tiền vào và ra của công ty.
Đạt kết quả báo cáo lưu chuyển tiền tệ chính xác khi: Giá trị (70) trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ bằng giá trị (110) trên bảng cân đối kế toán.
Cột so sánh với năm trước: Dựa vào cột năm hiện tại của báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm trước.

Bản thuyết minh BCTC

Để lập báo cáo tài chính trên Excel, kế toán có thể sử dụng các bảng sau: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả tình hình kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Dựa vào các bảng này, kế toán có thể dễ dàng tạo Bản thuyết minh Báo cáo tài chính theo mẫu. Đây là một cách lập báo cáo tài chính trong Excel đơn giản nhất.

Nếu quý khách có bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi cụ thể nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn.

Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS

Hotline: 0799.233.886