Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh. Cùng với đó là việc hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế -tài chính tại một hoàn cảnh nhất định. Vì thế việc luân chuyển và kiểm tra chứng từ phải được thực hiện đúng quy định. Từ đó, tránh được những sai sót không đáng có dẫn tới việc bị phạt cho doanh nghiệp. Để giúp các bạn có thể nắm rõ, kế toán ATS xin chia sẻ tới các bạn trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ kế toán đầy đủ nhất. Cùng với đó là những lưu ý khi thực hiện
Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán đầy đủ
Với chứng từ kế toán cần
Chứng từ kế toán phải do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến. Tất cả mọi chứng từ đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Sau đó, Bộ phận phụ trách phải kiểm tra những chứng từ đó. Đồng thời, bộ phận phải đảm bảo rằng, chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự của việc luân chuyển chứng từ kế toán
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán. Ngoài ra, kế toán viên có thể trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự của việc thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ;
- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập,
- Kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Khi lập, luân chuyển chứng từ kế toán cần lưu ý điều gì ?
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lập chứng từ kế toán
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu. Đồng thời, nội dung cũng phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần các liên thì có thể viết hai lần. Tuy nhiên phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Chứng từ lập bằng máy tính phải đảm bảo nội dung quy định
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực. Đồng thời chữ ký không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Ngoài ra chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Cùng với đó, chữ ký của người được ký phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Những lưu ý khi kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải tập trung bộ phận kế toán doanh nghiệp
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó. Chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ. Đồng thời đối chiếu chứng từ với các tài liệu khác có liên quan đến nghiệp vụ
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Nếu phát hiện vi phạm phải từ chối theo quy định
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.
Xem thêm:
Trên đây là quy trình thực hiện luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán theo quy đinh. Cùng với đó là những lưu ý khi thực hiện kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Để biết thêm thông tin xin vui lòng liên hệ
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
