Kế toán hành chính sự nghiệp là gì? Vai trò và công việc?

Tại bất kỳ cơ quan doanh nghiệp và tổ chức, kế toán luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng. Trong đó, kế toán hành chính sự nghiệp là một phần không thể thiếu trong sơ đồ phòng kế toán. Vậy vị trí này là gì? Vai trò và công việc cần đảm nhiệm là gì? Mọi thông tin sẽ được kế toán ATS chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Vị trí kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện các hoạt động liên quan tới ngân sách. Có trách nhiệm chấp hành ngân sách và quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, bao gồm: ủy ban, bệnh viện, trường học… Kế toán phải quản lý chủ động và hiệu quả các khoản chi tiêu thông qua việc lập dự toán, dựa trên thông tin Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

Vai trò và công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Vai trò của kế toán

Quản lý và kiểm soát hình hình sử dụng kinh phí: Kế toán hành chính sự nghiệp quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí và các loại vật tư tài sản công, thực hiện chấp hành dự toán thu và chi theo định mức của Nhà nước. 

Thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh: Trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, kế toán có vai trò thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh, góp phần vào việc sử dụng vốn hiệu quả và tiết kiệm.

Để thực hiện hiệu quả những vai trò trên, kế toán cần thực hiện những công việc dưới đây.

Công việc của kế toán

Công việc kế toán hành chính sự nghiệp cần thực hiện bao gồm: 

• Ghi chép và phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình chuẩn chuyển và sử dụng tiền vốn, tài sản, vật tư tại doanh nghiệp. Quá trình hình thành và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả của hoạt động sản xuất và kinh doanh tại doanh nghiệp.
• Theo dõi và kiểm soát tình hình chấp hành dự toán, tình hình triển khai các chỉ tiêu và tiêu chuẩn, định mức kinh tế tài chính của Nhà nước. Đồng thời theo dõi và kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng vật tư tài sản ở doanh nghiệp. Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu và nộp ngân sách, thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
• Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán. Đồng thời theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu, chi, quyết toán của các đơn vị này.
• Thực hiện định kỳ việc lập và nộp báo cáo tài chính đúng hạn và đúng quy định cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính.
• Thực hiện việc cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết để phục vụ việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu và phân tính, đánh giá hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn kinh phí tại doanh nghiệp.

Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107

Theo thông tư 107, các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp như sau:

Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị sẽ ghi là:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi kho bạc, ngân hàng.

Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị:

1. Ghi khi rút tạm ứng dự toán

• Nợ TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 337 – Tạm thu (3371).

Ngoài ra, ghi:

• Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).

1. Chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách nhà nước

• Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

1. Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động ở đơn vị

• Nợ TK 141 – Tạm ứng.
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Trường hợp lao động thanh toán tạm ứng:

• Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
• Có TK 141 – Tạm ứng.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

1. Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả

• Nợ các TK 331, 332, 334…
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

1. Ứng trước các khoản cho nhà cung cấp

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Trường hợp thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:

• Nợ 611 – Chi phí hoạt động
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
• Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

1. Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước:

• Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
• Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).

Khi thu lệ phí, phí

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 337 – Tạm thu (3373)
• Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).

Thu khoản phải thu khách hàng

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

Thu hồi khoản từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 141 – Tạm ứng.

Thu hồi nợ phải thu nội bộ

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 136 – Phải thu nội bộ

Phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 338 – Phải trả khác (3388).

Lãi từ đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức… và các khoản đầu tư khác

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382)
• Hoặc có TK 515 – Doanh thu tài chính.

Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

1. Hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB, GTGT, xuất khẩu, gián thu… kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, theo giá chưa có thuế. Khi ghi nhận doanh thu phải tách riêng các khoản thuế theo từng ngày:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước

1. Nếu các khoản thuế không tách ngay được mà phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế thì phải ghi:

• Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.

Khi đơn vị vay tiền

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 338 – Phải trả khác (3382).

Nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức và ngoài đơn vị

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

Bệnh nhận đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa…

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc

Phát sinh khoản thu hộ

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 338 – Phải trả khác (3381).

Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

1. Nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị

• Nợ TK 111- Tiền mặt (tính tổng giá thanh toán)
• Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).

1. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước

– Phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 337 – Tạm thu (3378).

– Phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

– Chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước

1. Số thu bán hồ sơ mời thầu

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 337 – Tạm thu (3378).

1. b) Số chi lễ mở thầu

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

1. Chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách nhà nước

• Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
• Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

1. Khi nộp

• Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm

1. Phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trình hoạt động đơn vị

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 337 – Tạm thu (3378).

1. Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

1. Chênh lệch, chi – thu

– Nếu chi nhỏ hơn thu

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
• Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)

– Nếu chi lớn hơn thu

• Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
• Có TK 111 – Tiền mặt

19. Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 711 – Thu nhập khác (7118).

Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho

• Nợ TK 152, 153
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

– Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ:

• Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
• Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
• Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại

Sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay

• Nợ các TK 211, 213
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua:

• Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373)
• Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
• Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ

Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng

• Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)
• Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế)
• Nợ các TK 211, 213 (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

>> Xem thêm: Kế toán tiền lương là gì? Các công việc nhiệm vụ của kế toán

Trên đây là những thông tin Kế toán ATS muốn chia sẻ tới bạn về vị trí và công việc của kế toán hành chính sự nghiệp. Để học tập và nâng cao nghiệp vụ kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất. Thông tin liên hệ theo số điện thoại và địa chỉ dưới đây:

Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS

Hotline: 0799.233.886

Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS

Website: Kế toán ATS

Email: infor.congtyats@gmail.com