Xăng dầu là một trong những ngành được Chính phủ khuyến khích chuyển đổi số. Điều này được thể hiện qua việc áp dụng hóa đơn điện tử sớm. Tuy nhiên, một số người vẫn chưa nắm rõ các thông tin cơ bản về hóa đơn này. Ví dụ: như hóa đơn này có những quy định về nội dung như thế nào? Người mua hàng có thể xuất hóa đơn điện tử ở đâu? Những lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn gồm những gì ? Hãy cùng Kế toán ATS trả lời những câu hỏi trên và tìm hiểu những quy định dành cho doanh nghiệp về hóa đơn xăng dầu mới nhất 2024
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Luật quản lý thuế 2019
Tại khoản 1, Điều 90, Luật quản lý thuế quy định một trong các nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử. Đòng thời giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu. Ngoài ra, phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán. Cùng với đó, người bán không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
Về thời điểm lập hóa đơn
(Căn cứ tại điểm i, khoản 4, Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Nội dung của hóa đơn
(Căn cứ tại Điểm c, khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Theo nội dung tại mục trên ta có thể hiểu rằng, nếu người mua xăng dầu là khách hàng cá nhân không kinh doanh mà chỉ phục vụ mục đích sử dụng trong đời sống thì trên hóa đơn điện tử không cần chữ ký số.
Quy định về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu lên cơ quan thuế
Tại Điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123: Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.
Khoản 1 Điều 58: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.
Khoản 4 Điều 6: Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác – Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Quy định về xử lý sai sót hóa đơn theo Thông tư 78
Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Như vậy, đơn vị xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế và phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo 3 trường hợp:
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 80/2023/NĐ-CP
Ngày 17/11/2023, Chính phủ ban hành Nghị định 80/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu.
Tại khoản 9, Điều 1 của Nghị định 80/2023/NĐ-CP (Bổ dung, sửa đổi cho khoản 9, khoản 10 Điều 26 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) có nêu:
Thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.
Tại khoản 14, Điều 1 (Sửa đổi, bổ sung điểm đ khoản 2 Điều 40 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) quy định:
Ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định này phù hợp với quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.”
Như vậy, theo các quy định mới bổ sung này, các đơn vị/tổ chức/cá nhân kinh doanh xăng dầu sẽ cần thực hiện quy định về hóa đơn điện tử do các cơ quan có thẩm quyền ban hành & Bộ Tài chính sẽ ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử khi bán lẻ xăng dầu.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu
Doanh nghiệp Petrolimex có cung cấp công cụ để khách hàng tự tra cứu hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn trên website. Để tra cứu hóa đơn, quý khách thực hiện những bước sau:
Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào trang web http://hoadon.petrolimex.com.vn.
Bước 2: Sử dụng mã tra cứu được cung cấp bởi nhân viên bán xăng. Từ đó xác định hóa đơn cho giao dịch mua xăng dầu.
Bước 3: Hệ thống cho phép bạn dễ dàng tự truy cập và in hóa đơn. Chọn tùy chọn “Xem” tương ứng với thông tin hóa đơn bạn muốn thấy. Sau đó chọn “Tải” để lấy file hóa đơn điện tử về máy.
Những điều cần lưu ý trước khi xuất hóa đơn điện tử
Việc đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu đúng quy định là rất quan trọng. Vì thế các doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Trước khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành;
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương;
- Bản sao Chứng thư số của tổ chức kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh;
- Bản sao Thông báo phát hành hóa đơn của cơ quan thuế.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Việc triển khai hóa đơn điện tử xăng dầu được thuận lợi và an toàn rất quan trọng. Vì thế các doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Đồng thời đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về an toàn, bảo mật thông tin.
Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên
Nhân viên bán hàng cần được đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ về xuất hóa đơn điện tử xăng dầu. Từ đó đảm bảo việc lập hóa đơn đúng quy định.
Kiểm tra, rà soát hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần kiểm tra, rà soát hóa đơn điện tử trước khi gửi cho khách hàng. Từ đó đảm bảo hóa đơn đầy đủ, chính xác, không sai sót.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm hóa đơn điện tử
Việc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu được áp dụng riêng cho từng trường hợp cụ thể.
Trường hợp chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
Áp dụng cho toàn bộ khách hàng có Mã số thuế và có thỏa thuận với người mua
Lựa chọn tờ khai hóa đơn không có mã. Lựa chọn phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có đầy đủ ký hiệu
- Bước 2: Sau khi cơ quan thuế duyệt tờ khai thì xuất hóa đơn cho người mua như bình thường
- Bước 3: Ký số và thực hiện phát hành hóa đơn
- Bước 4: Chọn Gửi hóa đơn cho người mua và gửi cho cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Áp dụng cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
Lựa chọn tờ khai hóa đơn không có mã, lựa chọn phương thức Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:
Bước 1: Ghi nhật ký từng lần bán hàng
Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu bán theo mặt hàng từng ngày
- Chọn tham số gồm kỳ, loại bảng để lập bảng tổng hợp
- Nhập dữ liệu vào file excel
- Kiểm tra lại dữ liệu tổng hợp
- Ký số và gửi đến cơ quan thuế.
Trường hợp chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Áp dụng cho toàn bộ khách hàng có mã số thuế, có thỏa thuận với người mua. Từ đó tạo thuận lợi cho việc tra cứu dữ liệu và khách hàng là cá nhân không kinh doanh
Lựa chọn hình thức hóa đơn không có mã, phương thức gửi dữ liệu là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:
Bước 1: Ghi nhật ký từng lần bán hàng
Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu bán theo mặt hàng thay từng ngày
- Chọn tham số gồm kỳ, loại bảng để lập bảng tổng hợp
- Nhập dữ liệu vào file excel
- Kiểm tra lại dữ liệu tổng hợp
- Ký số và gửi đến cơ quan thuế.
Xem thêm:
- Các quy định về mức phạt chậm nộp thuế TNCN
- Trình bày thông tin trên báo cáo tài chính và những lưu ý
Trên đây là tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu. Các đơn vị kinh doanh xăng dầu cần nắm rõ những quy định này áp dụng cho đúng. Từ đó tránh rủi ro phát sinh không mong muốn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
