Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ chuẩn quốc tế gồm những gì

Khi thanh toán hàng hóa thì doanh nghiệp luôn phải sử dụng những bộ chứng từ. Đây là giấy tờ vô cùng quan trọng trong việc thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Bộ chứng từ được chuẩn bị chỉnh chu, chính xác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức. Đồng thời còn giúp hạn chế rủi ro pháp lý, rủi ro hàng hoá… trong quá trình xuất nhập khẩu. Vậy bộ chứng từ thanh toán đầy đủ của doanh nghiệp theo chuẩn quốc tế gồm những gì? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ là gì?

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ trong doanh nghiệp là tập liệu giấy tờ hỗ trợ xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ này giúp doanh nghiệp chứng minh và xác nhận một giao dịch  đã hoặc đang được thực hiện. Các chứng từ này đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện minh bạch, chính xác. Đồng thời đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật. Trong đó bao gồm giao dịch mua bán, thanh toán giữa doanh nghiệp và các đối tác.

Bộ chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp có vai trò như sau:

• Bộ chứng từ là cơ sở để xác minh rằng giao dịch tài chính đã được thực hiện hợp pháp. Đảm bảo minh bạch giữa các bên liên quan.
• Giúp kế toán doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi, nợ phải trả và nợ phải thu. Đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra đúng quy trình.
• Các chứng từ này là căn cứ quan trọng để hạch toán vào sổ sách kế toán. Đồng thời ghi nhận doanh thu, chi phí, nợ phải thu, nợ phải trả, và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Bộ chứng từ đầy đủ và hợp pháp giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế. Cùng với đó giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán và tài chính. Đặc biệt khi có thanh tra hoặc kiểm tra từ cơ quan chức năng.
• Trong trường hợp có tranh chấp giữa các bên liên quan, bộ chứng từ là căn cứ quan trọng để giải quyết vấn đề và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ của doanh nghiệp gồm những gì?

Hợp đồng mua bán (Contract of purchase and sale of goods)

Hợp đồng mua bán là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán đầy đủ quốc tế. Hợp đồng này được ký kết giữa người mua và người bán sau quá trình trao đổi, đàm phán. Đây là văn bản pháp lý ràng buộc các bên về quyền và nghĩa vụ trong giao dịch mua bán hàng hóa. Nó thường được ký kết bởi các tổ chức hoặc doanh nghiệp có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng giúp đảm bảo minh bạch các điều khoản về hàng hóa, thanh toán và giao hàng. Tất cả đảm bảo được thực hiện đúng theo thỏa thuận.

Bố cục chi tiết của hợp đồng mua bán quốc tế thường bao gồm:

Phần mở đầu:

• Tên, số và ký hiệu hợp đồng.
• Thời gian và địa điểm ký kết.
• Căn cứ pháp lý của hợp đồng.
• Thông tin về các bên tham gia hợp đồng. Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, fax, số tài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết.

Phần nội dung chính:

• Mô tả hàng hóa, chất lượng.
• Giá cả, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói, tổng giá trị.
• Điều kiện giao hàng: phương thức vận chuyển, cảng đi, cảng đến.
• Điều kiện thanh toán: phương thức như LC (thư tín dụng), TT (chuyển tiền).
• Điều kiện bảo hành.
• Điều khoản về vi phạm hợp đồng.
• Điều kiện bảo hiểm (nếu có).
• Bất khả kháng, khiếu nại, trọng tài.
• Các điều khoản khác (nếu có).

Phần cuối:

• Số lượng bản hợp đồng.
• Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng.
• Thời hạn hiệu lực, các điều khoản sửa đổi bổ sung.
• Chữ ký và đại diện của mỗi bên.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Trong thanh toán quốc tế, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất. Đây là hóa đơn cung cấp đầy đủ về giao dịch hàng hóa và có giá trị thanh toán. Hóa đơn thường bao gồm các thông tin sau:

• Ngày lập hóa đơn.
• Tên và địa chỉ của người mua và người bán.
• Mô tả thông tin của hàng hóa. Bao gồm tên hàng, mã hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá. Cùng với đó quy cách đóng gói, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì của hàng hóa
• Ngày gửi hàng, tên tàu, ngày rời cảng, ngày dự kiến đến.
• Cảng đi và cảng đến.
• Điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Các ghi chú khác như phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại.

Các loại hóa đơn khác:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Chứng từ có hình thức giống hóa đơn thương mại. Tuy nhiên chứng từ này không dùng để thanh toán.
• Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Dùng để tạm tính giá trị hàng hóa. Giá trị này áp dụng trong các trường hợp chỉ là ước tính sơ bộ. Lúc này đây chưa phải là giá trị thanh toán chính thức. Sau khi xác định chính xác khối lượng hoặc chất lượng hàng hóa, hóa đơn chính thức sẽ được phát hành.
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Sử dụng trong các trường hợp hóa đơn tạm tính. Đây là hóa đơn cuối cùng khi thanh toán toàn bộ giá trị hàng hóa.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Mô tả chi tiết về giá cả, số lượng và các yếu tố liên quan của hàng hóa. Hóa đơn sử dụng trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại.

Vận đơn đường biển (Marine/Bill of Lading)

Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Mẫu vận đơn này do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng. Đây là một tài liệu quan trọng trong hoạt động vận tải quốc tế.a.

Nội dung của vận đơn

Vận đơn đường biển thường được in sẵn theo mẫu, gồm hai mặt với các thông tin cơ bản sau:

Mặt trước:

• Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu (Agent).
• Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper/Consigner).
• Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee).
• Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận.
• Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi “to order of consignee”, “to order of consigner” hoặc “to order of name’s bank”.
• Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify Party).
• Tên tàu (Vessel).
• Cảng xếp hàng (Port of Loading).
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Cảng cuối cùng (Port of Destination).
• Khối lượng hàng hóa (Measurement).
• Ký mã hiệu của bao bì (Bag mark and number).
• Mô tả hàng hóa và cách đóng gói (Description of goods and packaging).
• Trọng lượng gộp (Gross weight).
• Trọng lượng tịnh (Net weight).
• Số lượng bao (Number of bags).
• Nơi và ngày phát hành vận đơn (Place and date of issue).
• Số lượng bản gốc (Number of originals).
• Chữ ký người lập vận đơn (Signature).

Mặt sau: Ghi chú các điều khoản về chuyên chở hàng hóa.

Các loại vận đơn

• B/L đích danh (Straight Bill of Lading): Ghi rõ tên người nhận hàng.
• B/L theo lệnh (To Order Bill of Lading): Giao hàng theo lệnh của người gửi, người nhận hoặc ngân hàng.
• B/L xuất trình (To Bearer Bill of Lading): Không ghi rõ người nhận. Hàng sẽ được giao cho người xuất trình vận đơn.
• B/L hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Không có ghi chú về tình trạng khiếm khuyết của bao bì hoặc hàng hóa.
• B/L không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Có ghi chú về các vấn đề. Hoặc khiếm khuyết của bao bì hoặc hàng hóa.
• B/L chở suốt (Through Bill of Lading): Dùng khi hàng hóa phải chuyển qua nhiều tàu trước khi đến cảng đích. Người vận chuyển đầu tiên chịu trách nhiệm trong suốt hành trình.
• B/L đi thẳng (Direct Bill of Lading): Sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển toàn bộ hành trình bằng một tàu.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói cũng là một chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán đầy đủ quốc tế. Mẫu phiếu này có thể được lập chung với hóa đơn của doanh nghiệp. Điều này có thể do các thông tin chủ yếu trên hai chứng từ này tương tự nhau. Tuy nhiên, hầu hết thường lập phiếu đóng gói riêng. Thông qua đó bổ sung các chi tiết đặc thù mà hóa đơn không bao gồm. Những điểm khác biệt chính giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thường là:

• Quy cách đóng gói: Cần mô tả rõ cách hàng hóa được đóng gói. Ví dụ như trong carton, bao tải, cuộn, pallet, hay thùng gỗ. Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được bảo quản và vận chuyển an toàn.
• Trọng lượng: Phải ghi rõ trọng lượng của hàng hóa. Bao gồm trọng lượng thựcvà trọng lượng cả bao bì. Điều này đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu và vận chuyển.
• Trọng lượng từng kiện hàng: Một số hãng hàng không quy định giới hạn trọng lượng cho mỗi kiện hàng. Thông qua đó hãng hàng không đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Vì thế việc ghi trọng lượng của từng kiện hàng là rất quan trọng.
• Kích thước: Kích thước của kiện hàng cũng là yếu tố quan trọng. Yếu tố này giúp dễ dàng trong việc lựa chọn và sắp xếp phương tiện vận chuyển. Tuy nhiên, nhiều trường hợp thông tin này thường bị bỏ sót.
• Yêu cầu đặc biệt khác: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp yêu cầu bên vận chuyển không xếp chồng các kiện hàng. Từ đó tránh hư hỏng hoặc ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Những giấy tờ khác

Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan: Sau khi hàng cập cảng thì phải tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan. Đồng thời các thủ tục khác để nhận hàng. Đây được xem là tờ khai đã thông quan.
• Bảng kê chi tiết: Đây là chứng từ kê danh từ mục hàng hóa trong lô hàng. Giúp cho việc quản lý lô hàng dễ dàng hơn. Điều này thể hiện nhờ việc cấp mã và gọi tên chúng trên bảng kê chi tiết.
• Giấy chứng nhận chất lượng: Đây là loại chứng từ nhằm xác thực chất lượng của hàng hóa. Chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu đã thảo trong hợp đồng.
• Giấy chứng nhận số lượng: Chứng từ nhằm xác nhận số lượng hàng hóa được giao.
• Giấy chứng nhận trọng lượng: Dùng để xác nhận trọng lượng hàng hóa được giao. Dùng trong mua bán những mặt hàng mà trị giá tính ngay trên cơ sở trọng lượng.

Xem thêm:

• Các phân hành kế toán trong doanh nghiệp bạn cần biết
• Các hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế phổ biến nhất hiện nay

Trên đây là những điều cần biết về khái niệm và ý nghĩa bộ chứng từ thanh toán đầy đủ. Cùng với đó là những giấy tờ quan trọng cần có trong bộ chứng từ thanh toán của doanh nghiệp. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com