Đối chiếu công nợ là gì? Nguyên tắc và quy trình mới nhất

Đối chiếu công nợ là một trong những công việc quan trọng của bất kì doanh nghiệp nào. Công việc này sẽ làm việc trực tiếp với các số dư công nợ giữa các bên khi giao dịch. Thông qua đó giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình thanh toán, thu nợ và trả nợ của mình. Đồng thời phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót, tranh chấp và rủi ro về công nợ. Ngoài ra, nó cũng giúp đảm bảo sự minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Vậy đối chiếu công nợ là gì? Quy định và quy trình đối chiếu công nợ ra sao? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu trong bài viết này

Công nợ là gì?

Khi doanh nghiệp mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà chưa thanh toán ngay cho bên cung cấp, hoặc thực hiện các khoản thanh toán nhưng chưa hoàn tất, số tiền còn lại chưa trả này được gọi là công nợ. Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý công nợ trong doanh nghiệp chính là kế toán công nợ.

Công nợ của doanh nghiệp được chia thành hai loại chính:

• Công nợ phải thu: Đây là các khoản mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng. Khoản này được tính sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Tuy nhiên chưa nhận được toàn bộ số tiền thanh toán. Công nợ phải thu còn bao gồm các khoản lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính.
• Công nợ phải trả: Là các khoản doanh nghiệp cần thanh toán cho các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ, thiết bị, hoặc vật tư nhưng chưa hoàn tất thanh toán ngay tại thời điểm giao dịch

Đối chiếu công nợ là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, một khâu quan trọng mà doanh nghiệp luôn chú trọng chính là đối chiếu công nợ. Đây là công việc đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, một số người có thể chưa nắm rõ đối chiếu công nợ là gi?

Đối chiếu công nợ là quy trình quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Hoạt động này so sánh và xác nhận tính chính xác của các số liệu công nợ. Những số liệu này được ghi nhận trên sổ sách kế toán. Sau đó so sánh với các dữ liệu cụ thể trong hợp đồng và thực tế đã diễn ra. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra chi tiết từng khoản công nợ, đối chiếu với các chứng từ hợp pháp. Ví dụ như hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và biên bản giao nhận.

Trong quá trình đối chiếu, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan. Từ đó doanh nghiệp thu thập đầy đủ các tài liệu xác nhận. Trong đó bao gồm sự đồng thuận về số liệu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp. Việc này giúp đảm bảo rằng tất cả các con số công nợ phản ánh đúng thực tế tài chính. Thông qua đó giảm thiểu rủi ro phát sinh từ sai sót hay nhầm lẫn trong sổ sách kế toán. Đồng thời duy trì sự minh bạch trong các báo cáo tài chính.

Nguyên tắc và mục đích thực hiện đối chiếu công nợ là gì?

Nguyên tắc thực hiện đối chiếu công nợ là gì?

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Những nguyên tắc này đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Cụ thể, các nguyên tắc đối chiếu công nợ bao gồm:

• Doanh nghiệp cần bảo đảm rằng quy trình đối chiếu công nợ tuân thủ đầy đủ. Những quy trình này cần tuân thủ các quy định pháp lý về chủ thể và các điều kiện. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của quá trình đối chiếu.
• Nội dung đối chiếu công nợ phải phù hợp với các quy tắc đạo đức xã hội. Đồng thời không được trái với quy định của pháp luật. Thông qua đó tránh các rủi ro pháp lý và giữ uy tín cho doanh nghiệp.
• Quá trình đối chiếu công nợ cần được thực hiện trên cơ sở tự nguyện. Đảm bảo công bằng và tôn trọng lẫn nhau giữa các bên. Việc này nhằm xây dựng lòng tin và hợp tác lâu dài.
• Để chính thức hóa quá trình đối chiếu, doanh nghiệp cần lập thành văn bản. Văn bản này gọi là biên bản đối chiếu công nợ, trong đó xác nhận nghĩa vụ thanh toán giữa các bên. Biên bản này sẽ là tài liệu chính thức, căn cứ để kiểm tra. Đồng thời đối chiếu tình trạng thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Mục đích của biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Khi thực hiện đối chiếu công nợ thì biên bản đóng vai trò quan trọng. Vậy vai trò của biên bản đối chiếu công nợ là gì? Biên bản đối chiếu công nợ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Đồng thời giúp cho doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về quyết toán thuế. Biên bản này là tài liệu xác nhận tình trạng thanh toán giữa bên mua và bên bán. Đặc biệt đối với các giao dịch có giá trị lớn như hóa đơn giá trị gia tăng trên 20 triệu đồng. Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ còn mang lại các lợi ích quan trọng:

• Kiểm soát tình hình thanh toán: Biên bản giúp kế toán viên theo dõi sát sao các khoản thanh toán. Đảm bảo các khoản nợ phải trả hoặc phải thu được thực hiện đầy đủ. Ngoài ra, những khoản này thực hiện đúng hạn theo nội dung hợp đồng đã ký kết.
• Đảm bảo tính xác thực: Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ pháp lý rõ ràng. Từ đó giúp xác minh chính xác số dư nợ còn lại. Đồng thời tránh sai sót trong số liệu kế toán và cải thiện tính minh bạch.

Quy trình thực hiện đối chiếu công nợ và những sai sót có thể xảy ra

Quy trình đối chiếu công nợ phải thu

Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình đối chiếu công nợ phải thu, kế toán viên cần thực hiện các bước sau:

• Chuẩn bị và gửi chứng từ đối chiếu: Kế toán viên nên chuẩn bị và gửi các chứng từ liên quan đến công nợ cho khách hàng hoặc đối tác để họ xác nhận. Các chứng từ cần thiết bao gồm:
  • Biên bản đối chiếu công nợ: Tài liệu này giúp khách hàng xác minh. Đồng thời xác nhận chính xác số tiền họ đang nợ doanh nghiệp.
  • Sổ chi tiết công nợ hoặc giấy thông báo: Để khách hàng có cơ sở đối chiếu. Sau đó khách hàng phản hồi nếu có sự chênh lệch về số liệu.
• Xử lý sai số: Một số trường hợp phát hiện sai lệch trong số liệu công nợ phải thu. Lúc này kế toán cần điều chỉnh lại để đảm bảo tính chính xác.
• Lưu trữ tài liệu: Kế toán viên phải lưu giữ biên bản đối chiếu công nợ đã ký kết. Công việc thực hiện sau khi hoàn tất đối chiếu và có sự xác nhận từ khách hàng. Từ đó có cơ sở pháp lý hợp lệ khi lập báo cáo tài chính.

Quy trình đối chiếu công nợ phải trả

Để đảm bảo tính chính xác trong công tác đối chiếu công nợ phải trả, kế toán viên cần thực hiện các bước sau:

• Chuẩn bị và gửi chứng từ xác nhận cho nhà cung cấp: Kế toán viên cần gửi các tài liệu liên quan đến công nợ cho nhà cung cấp để họ xác nhận lại số tiền doanh nghiệp đang nợ. Các tài liệu cần thiết bao gồm:
  • Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp sẽ dựa vào biên bản này. Từ đó xác nhận số tiền mà doanh nghiệp còn phải thanh toán.
  • Sổ chi tiết công nợ hoặc giấy thông báo: Nhà cung cấp có thể kiểm tra. Sau đó phản hồi nếu có chênh lệch về số liệu.
• Xử lý sai số: Một số trường hợp phát hiện có sự sai khác trong quá trình đối chiếu. Lúc này kế toán viên cần nhanh chóng điều chỉnh và xác nhận lại với nhà cung cấp.
• Lưu trữ tài liệu đối chiếu: Kế toán viên cần lưu giữ biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản này có xác nhận từ nhà cung cấp. Tài liệu này sẽ là căn cứ hợp lệ khi quyết toán. Đồng thời hỗ trợ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Các sai sót phổ biến trong biên bản đối chiếu công nợ

Trong quá trình đối chiếu công nợ, một số sai sót thường gặp có thể xảy ra. Những sai sót có thể ảnh hưởng đáng kể đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Đồng thời ảnh hưởng đến việc quản lý công nợ của doanh nghiệp. Các sai sót này bao gồm:

• Một số khoản nợ cuối năm chưa được lập biên bản đối chiếu công nợ theo đúng quy định. Việc thiếu các tài liệu này có thể dẫn đến khó khăn. Đặc biệt trong việc xác nhận và quản lý công nợ.
• Dù kế toán công nợ đã gửi thư xác nhận, nhưng tỷ lệ phản hồi từ khách hàng thấp. Điều này gây khó khăn trong việc đảm bảo độ chính xác của số liệu. Từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và thu hồi công nợ.
• Số tiền phải thu ghi nhận trong biên bản đối chiếu công nợ không khớp với số liệu trên sổ kế toán. Tình trạng này đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp xây dựng. Những nơi này nhiều khoản nợ chưa được đối chiếu đầy đủ. Hoặc có chênh lệch nhưng chưa rõ nguyên nhân.
• Một số khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu. Từ đó dẫn đến khó khăn trong việc xác thực và truy thu. Đây là vấn đề phổ biến trong các doanh nghiệp hoạt động với mô hình khách hàng phức tạp.

Sự cố khách hàng không đối chiếu công nợ và cách giải quyết

Nguyên nhân khách hàng không hợp tác đối chiếu công nợ

Hoạt động đối chiếu công nợ của doanh nghiệp không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Việc khách hàng từ chối hoặc không hợp tác đối chiếu công nợ thường xuất phát từ các nguyên nhân sau:

• Khách hàng từ chối đối chiếu khi tồn tại các vấn đề tranh chấp. Những tranh chấp này chưa được giải quyết liên quan đến các khoản phải thu.
• Một số doanh nghiệp không thường xuyên thúc giục khách hàng đối chiếu công nợ. Vì thế việc này dễ bị lãng quên hoặc không được ưu tiên.
• Trường hợp doanh nghiệp đã gửi đề nghị đối chiếu công nợ. Tuy nhiên không nhận được phản hồi và chưa có biện pháp tiếp theo để xử lý.
• Một số khách hàng không còn khả năng thanh toán. Lúc này việc từ chối đối chiếu là cách để tránh xác nhận khoản nợ.
• Một số khách hàng cố tình trì hoãn việc đối chiếu. Từ đó tận dụng vốn cho hoạt động kinh doanh của họ, tránh phát sinh chi phí lãi suất.

Phương án xử lý khi khách hàng không đối chiếu công nợ

Để đảm bảo hiệu quả quản lý công nợ khi gặp phải sự từ chối đối chiếu từ phía khách hàng, kế toán doanh nghiệp có thể triển khai các biện pháp sau:

• Sử dụng đơn vị chuyển phát có chứng nhận để gửi xác nhận công nợ đến khách hàng.
• Lập công văn nhắc nợ lần đầu và gửi cho khách hàng nếu không nhận được phản hồi.
• Gọi điện trao đổi với kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính của khách hàng. Thông qua đó nhắc nhở trực tiếp.
• Nếu vẫn không có phản hồi, thực hiện gửi công văn nhắc nợ lần thứ hai. Công văn sẽ do nhân viên phụ trách thu nợ trực tiếp gửi đến khách hàng.
• Nếu biện pháp chưa hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc nhờ sự hỗ trợ. Sự hỗ trợ này sẽ từ các công ty thu nợ hoặc cơ quan chức năng.
• Sau 1 tháng áp dụng các phương án trên mà không đạt kết quả, kế toán cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Từ đó tiến hành các thủ tục pháp lý nhằm bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Cách đọc bảng báo cáo kết quả kinh doanh cho người mới bắt đầu
• Tìm hiểu về quy trình kiểm toán báo cáo tài chính

Trên đây là những điều cần biết về việc đối chiếu công nợ là gì của doanh nghiệp. Cùng với đó là quy trình thực hiện và cách xử lý một số sự cố không mong muốn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới