Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử là một hình thức hóa đơn được lập và gửi qua hệ thống điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời giảm thiểu sai sót và rủi ro liên quan đến việc xử lý giấy tờ. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử còn mang lại tính minh bạch cao hơn nhờ vào khả năng theo dõi và kiểm tra dễ dàng thông qua hệ thống của cơ quan thuế. Trong bài viết này, Kế Toán ATS sẽ giúp bạn tổng hợp những mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử theo quy định mới nhất!
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là gì?
Trước khi tham khảo các mẫu hóa đơn gia tăng điện tử, hãy cùng tìm hiểu qua về các loại hóa đơn này. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ pháp lý dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa người bán và người mua. Hóa đơn GTGT thể hiện giá trị thuế giá trị gia tăng (VAT) mà người bán phải thu từ người mua theo tỷ lệ quy định. Thuế GTGT này có thể được khấu trừ trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT để kê khai thuế với cơ quan thuế. Hóa đơn này không chỉ là bằng chứng giao dịch mà còn là công cụ quan trọng trong việc tính toán và thanh toán thuế cho nhà nước.
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn GTGT được lập, lưu trữ và truyền tải hoàn toàn qua phương tiện điện tử thay vì bằng giấy như trước đây. Hóa đơn này được lập, lưu trữ và truyền tải qua mạng internet, giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người bán và người mua.
Quy định về hóa đơn điện tử cần nắm chắc
Các quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có những thay đổi quan trọng, giúp doanh nghiệp giảm bớt thủ tục hành chính và linh hoạt hơn trong việc sử dụng. Dưới đây là một số điểm nổi bật:
Không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử
Trước đây, các doanh nghiệp phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử (HĐĐT) với cơ quan thuế. Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020, Cơ quan Thuế không quản lý chi tiết về mẫu hóa đơn, số lượng hóa đơn theo từng đợt nữa. Thay vào đó, việc quản lý được thực hiện qua dữ liệu truyền nhận dưới định dạng XML (Quyết định 1450/QĐ-TCT). Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp không cần nộp thông báo phát hành khi đăng ký sử dụng HĐĐT. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo mẫu hóa đơn với mã hoặc không mã trên phần mềm HĐĐT, và phần mềm sẽ tự động thêm mã của cơ quan thuế khi cần.
Các nội dung trong hóa đơn điện tử
Nội dung của HĐĐT được quy định rõ tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các yếu tố cơ bản trên một mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử bao gồm:
- Tên và ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu mẫu số và số hóa đơn.
- Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả hai bên.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế.
- Tổng số tiền thanh toán: Chữ ký số của người bán và người mua (nếu có).
- Thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước: Nếu có các khoản phí khác liên quan.
Ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
Nội dung chi tiết về ký hiệu và mẫu hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78. Mỗi loại hóa đơn có thể có ký hiệu và mẫu số riêng biệt, phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp. Những quy định này đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Tổng hợp mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử chuẩn nhất
Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp. Việc áp dụng mẫu hóa đơn chính xác giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, đồng thời tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý các vấn đề liên quan đến thuế.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử
Mỗi mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử đều có một ký hiệu mẫu số và số hóa đơn cụ thể. Ký hiệu này giúp phân biệt các loại hóa đơn, giúp tổ chức, cá nhân kê khai và lưu trữ hóa đơn chính xác. Việc có ký hiệu rõ ràng còn giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm tra tình trạng hóa đơn của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử cần ghi rõ thông tin về người bán và người mua, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng (đối với người bán). Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất, và tiền thuế cũng là những mục thông tin không thể thiếu. Mỗi mục cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được giao dịch, đồng thời tính toán chính xác số tiền thuế cần phải nộp.
Mẫu hóa đơn GTGT điện tử đặc thù
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử đặc thù, được quy định tại Phụ lục II của Thông tư 78/2021/TT-BTC, áp dụng cho các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề có tính chất đặc biệt cần phải sử dụng mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt để phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế và giúp đảm bảo tính hợp lệ trong quá trình kê khai thuế.
Mẫu hóa đơn GTGT điện tử bằng ngoại tệ
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử này là mẫu hóa đơn dành cho các tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ. Đây là loại hóa đơn được thiết kế để phục vụ các giao dịch quốc tế hoặc giao dịch có liên quan đến ngoại tệ.
Điểm khác biệt của mẫu này là cần ghi rõ đơn vị tiền tệ giao dịch, ví dụ như USD, EUR, cũng như tỷ giá hối đoái. Khi thu bằng ngoại tệ, việc tính thuế GTGT phải căn cứ vào tỷ giá quy đổi tại thời điểm lập hóa đơn, điều này có thể làm thay đổi số tiền thuế GTGT cần phải nộp.
Xem thêm:
Việc sử dụng đúng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các sai sót có thể gây ảnh hưởng đến công tác kê khai thuế của doanh nghiệp. Các mẫu hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế để tránh bị phạt và xử lý không đúng cách. Hơn nữa, việc áp dụng mẫu hóa đơn mới nhất giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong hoạt động tài chính và kế toán. Để đảm bảo việc sử dụng đúng mẫu và cập nhật thông tin kịp thời, đừng quên theo dõi các hướng dẫn và tài liệu từ các chuyên gia kế toán. Tiếp tục ủng hộ website Kế Toán ATS để nhận thêm nhiều thông tin bổ ích!
