Bất kì doanh nghiệp nào khi hoạt động sẽ luôn phát sinh những khoản công nợ. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp không thể kiểm soát việc chi trả công nợ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến uy tín và khả năng thương lượng của doanh nghiệp tới đối tác. Chính vì thế một quy trình quản lý công nợ hiệu quả sẽ là giải pháp tối ưu. Thông qua đó giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch và tránh rủi ro tài chính. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý công nợ phải trả dành cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Công nợ phải trả là gì?
Trước khi tìm hiểu quy trình quản lý công nợ phải trả thì cần biết rõ công nợ phải trả là gì. Công nợ phải trả là những khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho các đối tác. Ngoài ra nó cũng bao gồm các khoản nợ trả cho nhà cung cấp. Hoặc các bên cho vay phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây là các chi phí hình thành từ việc mua sắm hàng hóa, sử dụng dịch vụ hoặc vay vốn. Vì thế những khoản này cần được doanh nghiệp thanh toán trong thời hạn cam kết.
Trên bảng cân đối kế toán, công nợ phải trả được ghi nhận như một phần của nợ ngắn hạn. Điều này thể hiện các nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp cần hoàn thành trong thời gian ngắn. Thông thường thời hạn của khoản nợ phải trả là dưới một năm. Việc quản lý công nợ phải trả không chỉ đảm bảo tài chính cho doanh nghiệp. Điều này còn giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác. Đồng thời góp phần quan trọng trong việc quản lý dòng tiền và thanh khoản.
Quy trình quản lý công nợ phải trả là gì?
Quy trình quản lý công nợ phải trả là quy trình quan trọng trong hoạt động kế toán. Trong đó bao gồm việc ghi nhận, theo dõi và xử lý khoản nợ phát sinh trong kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình này sẽ quản lý các nghĩa vụ tài chính doanh nghiệp phải thanh toán. Trong đó bao gồm khoản thành toán cho nhà cung cấp. Hoặc đối tác liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ. Các khoản công nợ thường theo dõi và quản lý trong một khoảng thời gian quy định. Thông thường phổ biến là theo chu kỳ hàng tháng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần quản lý các khoản công nợ khác bao gồm:
- Công nợ tạm ứng: Các khoản tiền tạm ứng trước cho nhân viên hoặc đối tác. Chúng cần được kiểm soát để đảm bảo thu hồi đúng hạn.
- Công nợ nội bộ: Các khoản nợ phát sinh giữa các phòng ban. Hoặc chi nhánh trong nội bộ doanh nghiệp.
- Công nợ thuế, bảo hiểm, ngân hàng: Các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thuế. Cùng với đó là đóng góp bảo hiểm xã hội hoặc các khoản vay và lãi vay ngân hàng.
Việc quản lý công nợ một cách khoa học và hiệu quả là điều quan trọng. Nó không chỉ đảm bảo doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định. Điều này còn góp phần xây dựng uy tín với đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý. Đồng thời, nó tạo nền tảng cho việc lập kế hoạch tài chính và chiến lược kinh doanh dài hạn.
Tầm quan trọng của quy trình quản lý công nợ phải trả
Duy trì dòng tiền của doanh nghiệp được ổn định
Quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết cho các khoản thanh toán. Từ đó đảm bảo dòng tiền ra không vượt quá dòng tiền vào. Việc dự đoán chính xác số tiền phải trả và thời điểm thanh toán rất quan trọng. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt. Đặc biệt là vào các giai đoạn kinh doanh có nhiều biến động.
Điều này sẽ đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính. Thông qua đó giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục. Đồng thời nó còn giúp hạn chế nhu cầu vay mượn khẩn cấp. Từ đó tránh được các khoản vay với lãi suất cao. Cùng với đó gánh nặng tài chính không mong muốn.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Thanh toán đúng hạn không chỉ là một yêu cầu tài chính. Nó còn là biểu hiện của tính chuyên nghiệp và trách nhiệm từ phía doanh nghiệp. Việc thực hiện các nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng thời điểm giúp xây dựng niềm tin. Đồng thời củng cố mối quan hệ tốt đẹp của doanh nghiệp với nhà cung cấp.
Doanh nghiệp duy trì uy tín trong thanh toán sẽ là điều có ích khi hợp tác. Họ có thể nhận được các điều kiện thương mại ưu đãi. Chẳng hạn như chiết khấu thanh toán, gia hạn thời hạn thanh toán, hoặc ưu tiên khi giao hàng. Đây là những lợi thế quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí. Đồng thời giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Cải thiện hiệu quả hoạt động và ra quyết định
Quy trình quản lý công nợ phải trả không chỉ giúp theo dõi sát sao các khoản thanh toán. Nó còn cung cấp cái nhìn toàn diện về các chỉ số tài chính liên quan. Quy trình sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường hoặc rủi ro. Lúc này doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông qua đó duy trì sự ổn định tài chính.
Khi công nợ phải trả hiệu quả, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tài chính chính xác hơn. Thông qua đó dự báo tốt hơn về dòng tiền, và từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động. Đồng thời, việc kiểm soát tốt công nợ cũng giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược. Tất cả đều được lên kế hoạch và đưa ra một cách tự tin. Từ đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Các bước chi tiết quy trình quản lý công nợ phải trả của doanh nghiệp
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu thanh toán công nợ từ nhà cung cấp
Quy trình quản lý công nợ phải trả bắt đầu khi tiếp nhận yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp. Tại đây, kế toán cần xác minh toàn bộ thông tin liên quan. Trong đó bao gồm số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, tổng chi phí, thời hạn thanh toán. Cùng với đó là tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Việc xác nhận này nhằm đảm bảo rằng yêu cầu thanh toán phù hợp với các điều khoản. Các điều khoản này đã được thống nhất trong hợp đồng, đơn đặt hàng. Đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định của doanh nghiệp.
Bước 2: Tổng hợp hóa đơn và chứng từ mua hàng của doanh nghiệp
Lúc này doanh nghiệp đã tiếp nhận và xác minh thành công yêu cầu thanh toán. Tại đây kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ hóa đơn và các chứng từ liên quan từ nhà cung cấp. Những tài liệu này bao gồm hóa đơn, biên nhận giao hàng, và xác nhận thanh toán. Tất cả chứng từ sẽ được phân loại và sắp xếp theo các tiêu chí. Ví dụ như ngày giao dịch, nhà cung cấp, và nội dung giao dịch. Việc tổ chức dữ liệu một cách hệ thống không chỉ giúp kế toán quản lý công nợ hiệu quả. Nó còn tạo thuận lợi trong việc tra cứu và đối chiếu sau này.
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu chứng từ và hóa đơn của doanh nghiệp
Sau khi tổng hợp, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, chứng từ. Thông qua đó đối chiếu với trạng thái công nợ hiện tại của nhà cung cấp. Mục tiêu là đảm bảo rằng mọi thông tin trên hồ sơ đều trùng khớp. Tất cả đều giống nhau với yêu cầu thanh toán và thực tế giao dịch. Một số trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán một phần hoặc toàn bộ chi phí trước đó. Lúc này kế toán phải tính toán số dư công nợ còn lại một cách chính xác để tránh sai sót.
Bước 4: Hạch toán và cấn trừ theo quy trình quản lý công nợ phải trả
Trước khi tiến hành thanh toán, kế toán cần xác định các khoản phí có thể cấn trừ. Số liệu sẽ dựa trên điều khoản hợp đồng đã được thỏa thuận trước với nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc kiểm tra số tiền trừ trước, các khoản giảm giá. Hoặc bất kỳ thỏa thuận nào khác liên quan đến cấn trừ công nợ. Kế toán đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin trên hợp đồng, đơn đặt hàng và chứng từ. Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về số liệu và nội dung điều khoản.
Tiếp theo, kế toán xác định thứ tự ưu tiên cấn trừ giữa các khoản công nợ. Thứ tự sẽ dựa trên các yếu tố như thời hạn, mức độ ưu tiên và tính cấp thiết. Trước khi thực hiện, kế toán cần thông báo rõ ràng và minh bạch với nhà cung cấp hoặc đối tác. Trong đó thông báo cụ thể và chi tiết về số tiền sẽ được cấn trừ. Từ đó tránh các hiểu lầm hoặc tranh chấp phát sinh không mong muốn.
Sau khi thống nhất với nhà cung cấp, kế toán thực hiện cấn trừ. Tại đây kế toán sẽ thực hiênk bằng cách điều chỉnh khoản thanh toán ban đầu. Sau đó trừ đi số tiền cần cấn trừ. Giao dịch này được ghi nhận đầy đủ trên phần mềm quản lý tài chính của doanh nghiệ. Từ đó giúp theo dõi quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong các báo cáo tài chính.
Bước 5: Lập kế hoạch thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Dựa trên thời hạn thanh toán, mức độ ưu tiên của từng khoản công nợ và tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp, kế toán sẽ xây dựng kế hoạch thanh toán chi tiết nhằm đảm bảo các giao dịch được xử lý đúng thời hạn. Các khoản công nợ quan trọng, chẳng hạn như những khoản có hạn thanh toán gần hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, sẽ được ưu tiên giải quyết trước. Kế toán cần lập một bảng kế hoạch thanh toán chi tiết. Trong đó bao gồm các thông tin danh sách công nợ, hạn thanh toán. Cùng với đó là số tiền cần thanh toán, và nguồn tài chính dự kiến.
Việc này giúp theo dõi sát sao quá trình thanh toán. Thông qua đó đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản công nợ quan trọng nào. Một số trường hợp doanh nghiệp không thể thanh toán đúng hạn. Lúc này kế toán cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để thông báo tình hình. Đồng thời giải thích nguyên nhân và thương lượng gia hạn thời hạn thanh toán. Hoặc điều chỉnh các điều khoản khác. Từ đó tránh gây mất uy tín hoặc gián đoạn mối quan hệ hợp tác.
Bước 6: Tạo phiếu chi và hồ sơ trong quy trình quản lý công nợ
Kế toán thực hiện lập phiếu chi với đầy đủ các thông tin cần thiết. Thông qua đó ghi nhận các khoản chi tiêu và đảm bảo tính minh bạch. Những thông tin cần ghi trên phiếu chi bao gồm:
- Ngày lập phiếu chi: Thời điểm ghi nhận giao dịch chi tiêu.
- Tên và địa chỉ đơn vị cung cấp: Ghi rõ thông tin của bên bán hoặc cung cấp dịch vụ.
- Số hóa đơn và tham chiếu giao dịch: Liên kết tới giao dịch mua hàng để dễ dàng tra cứu.
- Số tiền thanh toán: Ghi chính xác giá trị khoản tiền chi trả.
- Mô tả chi tiêu: Bao gồm thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua, cùng với mục đích chi tiêu.
- Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người lập phiếu chi và người có thẩm quyền duyệt chi.
Hồ sơ giải ngân được lập để ghi nhận chi tiết quá trình giải ngân tiền. Hồ sơ nổi bật với các thông tin sau:
- Ngày giải ngân: Xác định thời điểm thực hiện thanh toán.
- Nguồn tiền: Ghi rõ thông tin về nguồn tiền sử dụng để chi trả
- Mô tả chi tiêu: Bao gồm tên đơn vị cung cấp. Cùng với đó là số hóa đơn liên quan và mục đích chi tiêu.
- Khoản tiền giải ngân: Ghi chính xác số tiền đã được thanh toán và phương thức thực hiện
Kế toán cần đảm bảo toàn bộ thông tin trong phiếu chi và hồ sơ được ghi chép đầy đủ. Tất cả các thông tin trên phiếu chi và hồ sơ giải ngân phải được kiểm duyệt. Đồng thời tài liệu được chứng thực bởi người có thẩm quyền. Thông qua đó đảm bảo tính pháp lý và chính xác trong quy trình quản lý công nợ.
Bước 7: Thực hiện thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Lúc này phiếu chi và hồ sơ thanh toán được kiểm duyệt và chứng thực. Tại đây kế toán sẽ tiến hành thanh toán theo phương thức đã thỏa thuận với nhà cung cấp. Chẳng hạn như chuyển khoản, thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt. Khi giao dịch thanh toán hoàn tất, kế toán cần thông báo ngay cho nhà cung cấp. Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về giao dịch. Ví dụ như mã giao dịch, số tiền thanh toán, và ngày thực hiện.
Ngoài ra, tất cả các giao dịch thanh toán cần được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Tất cả cần được lưu trữ trên phần mềm quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp theo dõi trạng thái tài chính một cách minh bạch. Nó còn hỗ trợ quá trình lập báo cáo tài chính. Thông qua đó đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Bước 8: Lưu trữ hồ sơ thanh toán công nợ phải trả theo quy trình
Sau khi hoàn tất , kế toán sẽ lưu trữ toàn bộ các chứng từ liên quan đến giao dịch. Trong đó bao gồm hóa đơn đã thanh toán, phiếu chi, biên nhận giao dịch và tài liệu liên quan. Việc lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và đầy đủ không chỉ đảm bảo tính pháp lý. Nó còn là cơ sở quan trọng cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận tài chính trong tương lai. Quy trình quản lý công nợ phải trả này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch. Đồng thời hỗ trợ các hoạt động kiểm toán hoặc phân tích tài chính khi cần thiết.
Xem thêm:
- Hướng dẫn quy trình quản lý công nợ phải thu chi tiết
- Nợ phải trả tăng nói lên điều gì? Các khoản nợ cần biết
Trên đây là các bước trong quy trình quản lý công nợ phải trả của doanh nghiệp. Cùng với đó là tầm quan trọng của việc lập quy trình quản lý công nợ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
