Trong kinh doanh, doanh nghiệp thường sẽ có những quan hệ mua bán giữa 2 hoặc 3 bên. Tuy nhiên, có một số quan hệ mà bên đối tác vừa là người mua và vừa là người bán. Lúc này công việc cấn trừ công nợ sẽ được thực hiện để tiết kiệm chi phí. Đồng thời tối ưu hiệu quả thời gian và nguồn lực cho các bên tham gia. Vậy cấn trừ công nợ là gì? Mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên theo quy định gồm những gì? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu và giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây
Cấn trừ công nợ là gì?
Trước khi biết được biên bản cấn trừ công nợ 3 bên theo quy định cần biết cấn trừ công nợ là gì. Cấn trừ công nợ, hay còn gọi là bù trừ công nợ, là quá trình đối chiếu và thanh toán. Bao gồm các khoản phải thu và phải trả của hai hoặc nhiều bên kinh doanh chéo. Đồng thời đóng vai trò là người mua và người bán của nhau. Hoạt động xác định số dư nghĩa vụ tài chính sau cùng giữa các bên tham gia.
Giả sử doanh nghiệp A mua sản phẩm từ doanh nghiệp B. Đồng thời doanh nghiệp A cung cấp một dịch vụ hoặc sản phẩm khác cho doanh nghiệp B. Thay vì hai bên thanh toán riêng lẻ cho từng giao dịch, họ có thể tiến hành bù trừ công nợ. Thông qua đó xác định khoản thanh toán cuối cùng mà một bên phải trả cho bên kia.
Biên bản cấn trừ công nợ là căn cứ đối chiếu số liệu trong quá trình quyết toán. Nó còn thể hiện sự minh bạch và đồng thuận giữa các bên. Từ đó giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Nội dung biên bản thường bao gồm:
- Thông tin của các bên tham gia: Tên, địa chỉ, mã số thuế và đại diện hợp pháp.
- Chi tiết các khoản công nợ: Bao gồm số tiền phải thu, phải trả của từng bên.
- Kết quả bù trừ: Số tiền sau cùng mà một bên cần thanh toán cho bên còn lại. Hoặc xác nhận không còn nghĩa vụ thanh toán.
- Chữ ký và xác nhận: Đại diện hai bên tham gia ký xác nhận. Tất cả nhằm đảm bảo tính pháp lý cho biên bản.
Các nguyên tắc thực hiện biên bản cấn trừ công nợ 3 bên
Khi thực hiện biên bản cấn trừ công nợ 3 bên, các bên liên quan cần lưu ý và tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý các khoản nợ:
- Các bên cần thực hiện việc xác nhận và đối chiếu các số liệu công nợ. Từ đó đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. Việc này bao gồm việc rà soát các khoản nợ phát sinh giữa hai bên. Tránh các sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình cấn trừ.
- Cấn trừ công nợ chỉ có hiệu lực khi cả hai bên đều đồng ý và thỏa thuận bằng văn bản. Nếu một bên không đồng thuận, quá trình cấn trừ sẽ không thể tiến hành. Các nghĩa vụ tài chính giữa hai bên vẫn phải được duy trì.
- Để cấn trừ công nợ, số tiền nợ giữa hai bên phải là tương đương. Trong trường hợp số nợ không bằng nhau, hai bên cần thanh toán phần chênh lệch còn lại. Việc này giúp đảm bảo sự công bằng trong quá trình thanh toán.
- Cấn trừ công nợ có thể giảm bớt nghĩa vụ thanh toán. Tuy nhiên không được làm ảnh hưởng đến các nghĩa vụ tài chính khác giữa các bên. Các cam kết tài chính và điều kiện pháp lý trước đó phải thực hiện đầy đủ và đúng hạn.
- Quá trình cấn trừ công nợ nên được thực hiện trong một khoảng thời gian hợp lý. Tuân thủ các thỏa thuận đã ký kết trước đó. Điều này giúp đảm bảo việc thanh toán diễn ra suôn sẻ. Tránh gây ra bất kỳ tranh chấp nào trong tương lai.
Các chứng từ và nội dung biên bản cấn trừ công nợ 3 bên
Các chứng từ để thực hiện cấn trừ công nợ
Thực hiện cấn trừ công nợ đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình giao dịch. Các bên liên quan cần chuẩn bị và cung cấp các chứng từ cần thiết. Dưới đây là các loại chứng từ quan trọng khi tiến hành cấn trừ công nợ:
- Hóa đơn và chứng từ gốc: Tài liệu xác nhận các giao dịch phát sinh công nợ. Đây là căn cứ để xác định số tiền mà bên nợ đã thanh toán. Hoặc còn nợ đối với các giao dịch trước đó,
- Biên bản cấn trừ công nợ: Biên bản này là văn bản chính thức. Văn bản sẽ ghi nhận việc cấn trừ công nợ giữa các bên. Đồng thời được thực hiện theo quy định pháp luật.
- Phiếu thu, phiếu chi (nếu có): Các phiếu này giúp xác định số tiền đã thanh toán. Hoặc số tiền còn lại cần cấn trừ. Từ đó tạo cơ sở cho việc đối chiếu và quyết toán công nợ.
- Bảng đối chiếu công nợ: Bảng đối chiếu công nợ là bảng tổng hợp các khoản nợ giữa các bên. Bao gồm số tiền nợ, các khoản đã thanh toán và số dư còn lại.
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác: Các bên cần cung cấp bản sao hợp đồng. Từ đó xác định các điều khoản nghĩa vụ thanh toán và quy định về cấn trừ công nợ.
- Chứng từ chuyển khoản (nếu có): Các bên cần cung cấp các chứng từ chuyển tiền hoặc sao kê ngân hàng. Từ đó chứng minh các giao dịch thanh toán đã được thực hiện.
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên và biên bản liên quan theo quy định
Biên bản cấn trừ công nợ chung: Tải tại đây
Biên bản cấn trừ công nợ 2 bên: Tải tại đây
Biên bản cấn trừ công nợ 3 bên: Tải tại đây
Biên bản cấn trừ công nợ Tiếng Anh: Tải tại đây
Nội dung biên bản cấn trừ công nợ 3 bên và biên bản liên quan
Biển bản cấn trừ công nợ 3 bên là tài liệu quan trọng. Nó giúp đối chiếu và xác nhận số tiền nợ giữa các bên khi tiến hành cấn trừ công nợ. Việc lập bảng cấn trừ công nợ đúng quy trình và đầy đủ thông tin không chỉ giúp các bên đối chiếu chính xác công nợ mà còn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tránh những tranh chấp không cần thiết. Nội dung cơ bản của bảng cấn trừ công nợ bao gồm các mục sau:
Thông tin các bên liên quan
- Bên có công nợ: Tên công ty/cá nhân, Mã số thuế/CCCD, Địa chỉ, Số điện thoại.
- Bên Nợ: Tên công ty/cá nhân, Mã số thuế/CCCD, Địa chỉ, Số điện thoại.
Thông tin công nợ và chi tiết khoản nợ, cấn trừ
- Mã hợp đồng (nếu có): Ghi rõ số hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.
- Mô tả công nợ: Ghi rõ lý do phát sinh công nợ, ví dụ: mua hàng, cung cấp dịch vụ.
- Số tiền công nợ (bằng số và bằng chữ): Ghi rõ số tiền nợ mà mỗi bên phải thanh toán.
- Số tiền bên nợ đã trả: Liệt kê chi tiết các khoản thanh toán đã thực hiện.
- Số tiền cần cấn trừ: Ghi rõ số tiền nợ còn lại cần thực hiện cấn trừ.
- Số tiền phải thanh toán sau cấn trừ: Nếu sau khi cấn trừ vẫn còn khoản nợ, ghi rõ số tiền còn lại mà bên nợ phải thanh toán.
Phương thức thanh toán và cam kết
- Ghi rõ phương thức thanh toán cuối cùng (nếu có), chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán tiền mặt hoặc các phương thức khác.
- Các bên cam kết tính chính xác của thông tin và số tiền công nợ đã được xác nhận. Cả hai bên đồng ý với việc cấn trừ và xác nhận thanh toán phần chênh lệch (nếu có).
Chữ ký và dấu
- Chữ ký đại diện bên có công nợ: Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, dấu công ty (nếu có).
- Chữ ký đại diện bên nợ: Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, dấu công ty (nếu có).
- Ngày lập bảng cấn trừ công nợ: Ghi rõ ngày tháng năm thực hiện cấn trừ.
Lưu ý khi thực hiện biên bản cấn trừ công nợ 3 bên
Lưu ý khi đối chiếu công nợ
Quá trình đối chiếu công nợ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng. Tuy nhiên bên còn lại chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán. Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch, cần lưu ý những điểm sau:
- Toàn bộ sổ sách, hóa đơn, chứng từ liên quan phải được kiểm tra kỹ lưỡng. Đồng thời ghi nhận đúng quy định, tránh sai sót hoặc thất thu tài chính.
- Việc đối chiếu phải bao gồm toàn bộ số tiền phát sinh. Thời gian phát sinh tính trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
- Các thông tin liên quan cần được giải trình chi tiết. Ví dụ như số hợp đồng, số hóa đơn, số tiền công nợ và tình trạng thanh toán. Đồng thời kèm theo tài liệu chứng minh đầy đủ để đối chiếu.
- Biên bản kết luận đối chiếu phải được lập rõ ràng. Có chữ ký xác nhận của cả hai bên nhằm tránh tranh chấp sau này.
Lưu ý khi cấn trừ công nợ
Biên bản cấn trừ công nợ 3 bên thường xảy ra khi cả hai bên đều có giao dịch mua bán. Đồng thời có sự phát sinh nghĩa vụ tài chính lẫn nhau. Tuy nhiên chưa tiến hành quyết toán do cần xác định giá trị bù trừ công nợ. Quá trình này cần được thực hiện chặt chẽ. Từ đó đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro cho cả hai bên:
- Công nợ được phân tích thành ba loại số dư:
- Số dư đầu kỳ: Giá trị công nợ tồn đọng từ kỳ trước.
- Số tăng: Công nợ phát sinh trong kỳ. Cần kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Thông qua đó làm bằng chứng xác nhận thanh toán.
- Số giảm: Khoản chiết khấu hoặc giảm giá thanh toán. Khoản này cần ghi nhận cụ thể trong quá trình bù trừ.
- Việc cấn trừ công nợ chỉ được thực hiện cho cùng một đối tượng giao dịch. Thông qua đó đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong xử lý công nợ.
Xem thêm:
- Cách kê khai thuế cho thuê tài sản trên HTKK chi tiết nhất
- Quy trình kiểm kê tài sản chi tiết theo quy định
Trên đây là những điều cần biết về biên bản cấn trừ công nợ 3 bên theo quy định. Cùng với đó là những nguyên tắc và lưu ý khi thực hiện biên bản. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
