Cuối năm là giai đoạn bận rộn nhất của kế toán khi phải đối mặt với hàng loạt công việc như kiểm kê tài sản, quyết toán thuế, và lập báo cáo tài chính. Áp lực từ khối lượng công việc khổng lồ và thời hạn chặt chẽ khiến không ít kế toán cảm thấy căng thẳng. Vì vậy, việc nắm vững danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành không chỉ giúp đảm bảo tiến độ mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót. Theo dõi bài viết của Kế Toán ATS để tổng hợp tất cả các công việc cuối năm của kế toán!
Danh sách các công việc cuối năm của kế toán
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ cuối năm, kế toán cần tập trung vào những công việc quan trọng như kiểm kê tài sản, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính. Dưới đây là danh sách chi tiết giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào!
Đối chiếu các khoản công nợ
Đối chiếu công nợ là quá trình kế toán kiểm tra, so sánh và xác nhận số liệu về các khoản nợ phải thu và phải trả giữa doanh nghiệp và các đối tác như khách hàng, nhà cung cấp. Cuối năm là thời điểm kế toán tổng kết toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng, bởi sai lệch công nợ có thể ảnh hưởng đến việc xác định lãi lỗ và nghĩa vụ thuế.
Trong trường hợp kế toán phát hiện các sai sót như hạch toán thiếu, chênh lệch công nợ năm 2023 nhưng chỉ xử lý vào năm 2024, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng. Ví dụ, nếu chi phí phát sinh trong năm 2023 nhưng kế toán bổ sung vào năm 2024, chi phí đó sẽ không khớp với kỳ hạch toán doanh thu, gây mất cân đối báo cáo tài chính. Việc ghi nhận chi phí sai kỳ vi phạm nguyên tắc kế toán dồn tích và có thể bị cơ quan thuế kiểm tra, truy thu.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Vào cuối năm, một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán là trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đây là quá trình đánh giá các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán hoặc có nguy cơ không thu hồi được đúng hạn. Những trường hợp này bao gồm khách hàng phá sản, bị truy tố pháp luật, mắc bệnh hiểm nghèo, bỏ trốn, hoặc đã qua đời.
Kế toán cần xác định giá trị các khoản nợ khó đòi dựa trên tình trạng thực tế và lập dự phòng để phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp:
- Đối với khoản phải thu quá hạn từ 6 đến dưới 12 tháng, mức trích lập dự phòng là 30%.
- Đối với khoản phải thu quá hạn từ 12 đến dưới 24 tháng, mức trích lập dự phòng là 50%.
- Đối với khoản phải thu quá hạn từ 2 đến dưới 3 năm, mức trích lập dự phòng là 70%.
- Đối với khoản phải thu quá hạn trên 3 năm, mức trích lập dự phòng là 100%.
Kiểm kê quỹ tiền, khoản tạm ứng
Kiểm kê tiền mặt là một trong những công việc cuối năm của kế toán nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính. Trước tiên, kế toán cần tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt bằng cách đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế. Ngoài ra, kế toán phải xem quỹ tiền mặt có số dư lớn hay không. Nếu ít thì đang bị âm tiền; nếu tiền mặt lớn, mà vẫn đi vay, thì có thể bị cơ quan Thuế loại khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Tiếp theo, kế toán phải rà soát, kiểm tra số dư trong tài khoản, đối chiếu với sổ kế toán để đảm bảo các giao dịch đều được ghi nhận đúng. Khi đối chiếu, kế toán có thể gửi thư xác nhận hoặc qua sổ phụ, nhắm đảm bảo rằng số dư đang khớp với số dư TK12. Ngoài ra, kế toán cần kiểm tra chi tiết các khoản tạm ứng, xác định các khoản chưa hoàn ứng hoặc cần bổ sung chứng từ để hoàn tất.
Công tác về các khoản chi phí doanh nghiệp
Tiếp theo trong các công việc cuối năm của kế toán là công tác về chi phí. Một trong những nhiệm vụ cần thiết là kiểm tra tỷ lệ chi phí lãi vay trong tổng chi phí tài chính. Kế toán cần xác định chi phí lãi vay chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng chi phí tài chính của doanh nghiệp. Nếu tiền mặt đang dư nhiều mà vẫn phát sinh chi phí tài chính (lãi vay), thì sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế cuối năm, trừ khi có lý do hợp lý khác.
Nếu doanh nghiệp có các khoản chi phí đã phát sinh nhưng thiếu chứng từ vào cuối kỳ, kế toán cần thực hiện trích trước khoản chi phí này và ghi nhận vào chi phí tương ứng. Điều này được quy định tại Điều 54 Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Theo đó, kế toán có thể dựa vào các thông tin sẵn có như hợp đồng, quyết định hoặc thông báo để trích trước các khoản chi phí.
Khi doanh nghiệp có khoản lãi vay chưa đến hạn thanh toán, kế toán cần trích trước phần lãi vay phải trả trong năm phát sinh, kể cả khi chưa đến thời hạn thanh toán. Khoản chi phí này được tính vào chi phí tài chính trong kỳ, giúp phản ánh chính xác chi phí của doanh nghiệp trong năm tài chính. Kế tiếp là phải lập một file riêng để theo dõi các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế cuối năm.
Kiểm kê, xử lý tài sản cố định
Kế toán cần tiến hành kiểm kê các loại tài sản cố định của doanh nghiệp vào cuối năm. Trong đó bao gồm tài sản cố định hữu hình (nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…), tài sản cố định vô hình (sáng chế, quyền phát hình, quyền tác giả,…) và tài sản cố định thuê tài chính (thuê từ công ty cho thuê tài chính). Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán, kế toán cần xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Các nguyên nhân có thể là sai sót trong việc ghi nhận, mất mát tài sản, hoặc hư hỏng tài sản không được ghi nhận đúng. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, tất cả các tài sản cố định của doanh nghiệp phải được trích khấu hao. Việc trích khấu hao giúp doanh nghiệp phân bổ dần chi phí của tài sản cố định vào các kỳ kế toán. Đồng thời, điều này sẽ làm giảm số thuế phải nộp, vì các khoản chi phí khấu hao này được tính vào chi phí hợp lý khi khi quyết toán thuế.
Công tác về hàng hóa, hàng tồn kho
Nếu là doanh nghiệp bán hàng, công việc cuối năm của kế toán là phải kiểm kê hàng hóa. Đầu tiên, kế toán cần tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế để so sánh với số liệu trên hệ thống quản lý. Kế toán cần đối chiếu giữa số lượng hàng đã xuất bán và hàng tồn kho hiện có, tránh tình trạng xuất quá số lượng hàng tồn kho, vừa gây mất kiểm soát, vừa có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo.
Ngoài ra, kế toán cần kiểm tra và xác định những hàng hóa bị hư hỏng, đã bị giảm giá trị để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc trích lập này cần tuân thủ theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC để tránh các rủi ro về thuế và đảm bảo tính hợp lý trong báo cáo tài chính. Hồ sơ trích lập dự phòng cần ghi rõ thông tin về tài khoản, tên hàng hóa và mã hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra và theo dõi. Cuối cùng, khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sẽ thực hiện hạch toán theo tài khoản: Nợ TK 632 / Có TK 229.
Nộp lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là một trong các nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào dịp cuối năm, căn cứ vào Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp lệ phí môn bài thường rơi vào ngày 30 tháng 1 hàng năm, tuy nhiên có thể thay đổi tùy thuộc vào đối tượng nộp lệ phí và năm thành lập doanh nghiệp. Ví dụ, với doanh nghiệp nhỏ và vừa mới chuyển sang từ hộ kinh doanh, thành lập từ năm 2021 đến nay, thì được miễn lệ phí môn bài. Cũng với đối tượng đó, nhưng thành lập từ năm 2020 về trước, thì hạn nộp chậm nhất là 30/01/2024.
Vì vậy, trước tiên, kế toán cần kiểm tra xem doanh nghiệp thuộc đối tượng nào, chi nhánh hay hộ kinh doanh cá nhân hay doanh nghiệp. Nếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thì không cần hồ sơ khai lệ phí môn bài, mà sẽ căn cứ vào hồ sơ thuế để tính mức nộp lệ phí. Tiếp theo, kế toán phải áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 hay Thông tư 200. Nếu hạch toán sai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu đồng.
Quyết toán thuế cuối năm
Đối với quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Hạn cuối để nộp tờ khai là ngày cuối cùng của tháng thứ 3, kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Ví dụ, đối với năm tài chính kết thúc vào ngày 30/09/2024, hạn nộp tờ khai là ngày 31/12/2024.
- Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, hoặc chấm dứt hoạt động, hạn nộp sẽ là 45 ngày kể từ ngày có quyết định liên quan.
- Để ghi nhận các khoản thuế phát sinh, kế toán sẽ thực hiện bút toán: Nợ 821/Có 3334 hoặc và Nợ 3334/Có 111.
Đối với quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
- Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế theo tháng nếu khấu trừ thuế TNCN phải nộp vượt quá 50 triệu đồng, với thời hạn là ngày 20 của tháng sau.
- Nếu thuế TNCN dưới 50 triệu, hồ sơ khai thuế phải nộp theo quý, chậm nhất là ngày 30 hoặc 31 của tháng đầu quý sau.
- Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế, thời hạn là ngày 31/03/2025
- Cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế sẽ có thời hạn là ngày 30/04/2025.
- Cuối cùng, đối với thuế GTGT, tờ khai thuế tháng 12/2024 phải nộp chậm nhất vào ngày 20/01/2025. Nếu khai thuế theo quý, hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
- Kế toán sẽ bút toán tài khoản 3331 để đảm bảo tính chính xác của số thuế phải nộp.
Hạch toán lương, trích nộp tiền bảo hiểm
Kế toán cần đảm bảo rằng tất cả các khoản lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên đã được hạch toán đầy đủ vào tài khoản kế toán có liên quan. Một trong những bước quan trọng trong công tác hạch toán lương là phải đối chiếu tài khoản 334 với tờ khai quyết toán thuế TNCN. Việc này giúp tránh những sai sót trong kê khai và quyết toán thuế, đồng thời giảm thiểu khả năng bị xử phạt do vi phạm quy định thuế.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, hàng tháng doanh nghiệp phải thực hiện việc trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động. Các khoản bảo hiểm này sẽ được chuyển vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm xã hội theo đúng thời hạn quy định:
Thời hạn trích đóng bảo hiểm:
- Ngày 30/12/2024 là hạn cuối để doanh nghiệp hoàn tất việc trích đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) cho tháng 12/2024.
- Ngày 31/01/2025 là hạn cuối để doanh nghiệp hoàn thành việc trích đóng bảo hiểm bắt buộc cho tháng 01/2025.
Công tác kết chuyển cuối năm
Công tác kết chuyển cuối năm của kế toán là bước quan trọng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính:
Hạch toán lãi lỗ đầu năm:
- Lỗ năm trước: Nợ TK 4211 / Có TK 4212.
- Lãi năm trước: Nợ TK 4212 / Có TK 4211.
Hạch toán kết chuyển lãi lỗ cuối năm:
- Doanh thu bán hàng và dịch vụ: Nợ TK 511 / Có TK 911.
- Giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 / Có TK 632.
- Doanh thu tài chính, thu nhập khác: Nợ TK 711 / Có TK 911.
- Chi phí tài chính và chi phí khác: Nợ TK 911 / Có TK 635, 811.
- Chi phí bán hàng: Nợ TK 911 / Có TK 641.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 / Có TK 642.
- Chi phí thuế TNDN: Nợ TK 911 / Có TK 8211.
- Kết chuyển lãi: Nợ TK 911 / Có TK 421.
- Kết chuyển lỗ: Nợ TK 421 / Có TK 911.
Thời hạn nộp các loại báo cáo cuối năm
Các công việc cuối năm của kế toán thường liên quan đến việc nộp các báo cáo quan trọng với các thời hạn khác nhau:
- Đối với báo cáo tài chính: Các doanh nghiệp nhà nước cần nộp báo cáo trong vòng 30 ngày, kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Trong khi đó, công ty mẹ/tổng công ty nhà nước có thời gian là 90 ngày. Các doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh cũng phải hoàn thành báo cáo tài chính trong vòng 30 ngày. Các đơn vị kế toán khác có thể nộp muộn hơn, với thời hạn 90 ngày.
- Báo cáo quyết toán hải quan: Phải được nộp chậm nhất là 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính.
- Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Cần nộp trước ngày 30 của tháng đầu quý sau.
- Báo cáo sử dụng lao động: Các doanh nghiệp cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2 lần mỗi năm, trước ngày 05/6 và trước ngày 05/12, thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp: Cuối cùng, báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp phải được nộp trước ngày 15/01 của năm sau, vì vậy, báo cáo năm 2024 cần hoàn thành trước 15/01/2025.
Xem thêm:
Việc nắm vững các công việc cuối năm của kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ, tránh được các rủi ro không đáng có. Từ quyết toán thuế, báo cáo tài chính đến hoàn thiện các chứng từ, mỗi bước đều quan trọng và cần được thực hiện đúng hạn. Hãy theo dõi Kế Toán ATS để cập nhật những kiến thức và giải pháp hữu ích, giúp bạn hoàn thành công việc cuối năm một cách hiệu quả nhất!
