Đầu năm là thời điểm quan trọng để các kế toán viên hoàn thành loạt công việc mang tính nền tảng, từ quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính, đến chuẩn bị kế hoạch ngân sách cho năm mới. Những nhiệm vụ này không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn giúp hoạt động tài chính vận hành suôn sẻ và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, hãy cùng Kế Toán ATS khám phá các công việc đầu năm của kế toán chi tiết và đầy đủ nhất!
Các công việc đầu năm của kế toán phải làm
Đầu năm là thời điểm quan trọng để kế toán tổ chức và rà soát lại toàn bộ công việc tài chính của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các công việc đầu năm không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị nền tảng tài chính vững chắc, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro. Một khởi đầu suôn sẻ sẽ đặt nền móng cho sự phát triển bền vững trong cả năm.
Kết chuyển lãi lỗ năm trước sang đầu năm mới
Một trong các công việc đầu năm của kế toán là kết chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối từ năm trước sang đầu năm mới. Việc này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp và chuẩn bị cho các bước tiếp theo như lập báo cáo tài chính hay quyết toán thuế. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể:
- Xác định số dư tài khoản 4214: Trước tiên, kế toán cần kiểm tra số dư của tài khoản 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay. Số liệu này thường được lấy từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản của năm trước. Dựa trên số dư, có hai trường hợp cần xử lý là số dư bên có lãi và số dư bên nợ.
- Hạch toán khi tài khoản 4212 có số dư bên Có (lãi): Nếu tài khoản 4212 có số dư bên Có, điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có lãi. Kế toán thực hiện bút toán kết chuyển là Nợ TK4214 (lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay) và Có TK 4211 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước).
- Hạch toán khi tài khoản 4212 có số dư bên Nợ (lỗ): Ngược lại, nếu tài khoản 4212 có số dư bên Nợ, tức doanh nghiệp bị lỗ, cần thực hiện bút toán theo Nợ TK 4211 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước) hoặc Có TK 4212 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay).
Lưu ý, khi thực hiện kết chuyển lãi lỗ, kế toán cần đảm bảo tính chính xác của các số liệu. Việc kiểm tra cẩn thận số dư trước khi hạch toán sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo các báo cáo tài chính sau này được minh bạch, nhất quán.
Kê khai, nộp các loại thuế
Việc kê khai và nộp thuế đúng hạn là trách nhiệm quan trọng của kế toán, nhằm đảm bảo doanh nghiệp (DN) tuân thủ pháp luật và tránh các hình phạt hành chính. Dưới đây là chi tiết về từng loại thuế và báo cáo liên quan:
Đối với thuế GTGT và thuế TNCN: Hạn kê khai và nộp tờ khai phụ thuộc vào phương thức kê khai của doanh nghiệp:
- Kê khai theo tháng: Hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng sau. Ví dụ, tháng 12/2024 thì hạn nộp là 20/01/2025, tháng 01/2025 thì hạn nộp là 20/02/2025.
- Kê khai theo quý: Hạn nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN của Quý 4/2024 là ngày 30/1/2025. Các quý tiếp theo cũng phải tuân thủ, ví dụ Quý 2/2025 thì hạn nộp là 30/07/2025.
Đối với thuế TNDN: Thực hiện tạm nộp thuế TNDN tạm tính theo quý, không cần nộp tờ khai tạm tính. Hạn nộp tiền thuế TNDN tạm tính là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau khi kết thúc quý. Ví dụ, Qúy 4/2024 thì hạn nộp là 30/01/2025; Quý 1/2025 thì hạn nộp là 30/04/2025. Lưu ý, tổng số tiền thuế TNDN tạm nộp cả năm không được thấp hơn 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm. Nếu tạm nộp thiếu, DN phải nộp bổ sung và chịu phạt tiền chậm nộp.
Đối với các loại hóa đơn: Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũng phụ thuộc vào phương thức kê khai. Ví dụ, kê khai theo tháng thì hạn nộp báo cáo là 20 của tháng sau. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 4/2024 là ngày 30/01/2025, các quý sau cũng cần tuân thủ theo.
Kê khai, nộp báo cáo tài chính năm
Báo cáo tài chính (BCTC) là một trong những các công việc đầu năm của kế toán cực kỳ quan trọng. Đây là tài liệu cung cấp thông tin tổng quan về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và các chỉ số tài chính quan trọng của doanh nghiệp. Việc lập và nộp BCTC nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý và là căn cứ để cơ quan Nhà nước đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đảm bảo việc lập BCTC được thực hiện đầy đủ và chính xác, tránh sai sót trong số liệu và đảm bảo tính minh bạch. Báo cáo phải được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và các cơ quan Nhà nước liên quan khác như cơ quan Thống kê hay Ban quản lý các khu công nghiệp (nếu doanh nghiệp nằm trong khu vực đó). Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp đều tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
Thời hạn nộp BCTC được quy định rõ ràng, nhằm đảm bảo tính thống nhất và kịp thời trong việc quản lý tài chính của Nhà nước. Cụ thể, doanh nghiệp phải hoàn thành việc nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính. Việc không tuân thủ thời hạn này có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính, gây tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
Kê khai, nộp lệ phí môn bài
Tiếp theo trong danh sách các công việc kế toán phải làm đầu năm là nộp lệ phí môn bài. Lệ phí môn bài là khoản thu bắt buộc của ngân sách Nhà nước, áp dụng cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức kinh tế. Đây là một phần trong các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và duy trì quyền hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Cụ thể, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài lần đầu tiên chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, tính từ năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Điều này có nghĩa là ngay khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, việc kê khai lệ phí môn bài phải được hoàn tất trước hạn cuối của tháng 01 năm sau.
Ngoài ra, nếu trong năm doanh nghiệp có thay đổi về vốn (tăng hoặc giảm), kế toán cần phải thực hiện việc kê khai bổ sung hồ sơ lệ phí môn bài. Hồ sơ này phải được nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau năm có thay đổi về vốn. Điều này áp dụng dù thay đổi vốn có ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài hay không. Việc này giúp đảm bảo rằng lệ phí môn bài được điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Mỗi năm doanh nghiệp cần nộp lệ phí môn bài đúng hạn. Ví dụ, lệ phí môn bài cho năm 2024 phải được nộp chậm nhất vào ngày 30 tháng 01 năm 2025. Việc không nộp lệ phí đúng hạn sẽ dẫn đến các khoản phạt và có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Trích nộp các loại bảo hiểm
Không thể thiếu trong các công việc của kế toán đầu năm là trích nộp bảo hiểm, để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn.
Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc
Việc trích nộp các loại bảo hiểm đầu năm được thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong tháng đầu năm (01/2025).
- Doanh nghiệp phải trích tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) từ tiền lương tháng của từng nhân viên. Mức đóng bảo hiểm sẽ theo tỷ lệ quy định cho từng loại bảo hiểm.
- Kế toán sẽ chuyển cùng một lúc số tiền trích đóng bảo hiểm của tất cả người lao động vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
- Thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp hoàn tất việc trích nộp bảo hiểm cho tháng 01/2024 là ngày 31/01/2024. Doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị phạt hoặc gặp rắc rối pháp lý, trừ một số ngành nghề đặc thù như nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có thể có quy định riêng.
- Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ và các chứng từ liên quan, như bảng lương, quyết định mức đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng nhân viên để đảm bảo tính chính xác của các khoản trích nộp. Ngoài ra cũng cần đối chiếu với các bảng kê khai bảo hiểm trước khi nộp tiền vào tài khoản của cơ quan BHXH và nộp tiền cho Công đoàn.
Trích nộp kinh phí Công đoàn
Doanh nghiệp cũng có trách nhiệm trích nộp kinh phí Công đoàn cho tháng 01/2025, cụt thể:
- Mức trích nộp này được tính trên cơ sở quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
- Mức đóng kinh phí Công đoàn hàng tháng là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
- Doanh nghiệp cần tính toán chính xác số tiền này để đảm bảo không thiếu hụt trong quỹ Công đoàn.
- Về phương thức nộp tiền, kinh phí Công đoàn được đóng cùng thời điểm với bảo hiểm xã hội bắt buộc, tức là nộp vào ngày 31/01/2024.
Lưu ý khi thực hiện các công việc đầu năm của kế toán
Khi thực hiện các công việc đầu năm, kế toán cần chú ý những điểm sau đây:
- Tuân thủ đúng hạn nộp báo cáo và hồ sơ: Tuân thủ đúng hạn nộp các báo cáo tài chính, thuế, và các hồ sơ liên quan là yếu tố quan trọng để tránh các hình phạt về mặt pháp lý. Việc trễ hạn có thể dẫn đến các khoản phạt lớn hoặc rủi ro kiểm tra, kiểm toán từ các cơ quan chức năng. Vì vậy, bạn cần xác định rõ các thời gian quan trọng, xây dựng lịch trình cụ thể và tạo thói quen rà soát lại các thời hạn.
- Kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu trước khi nộp: Các số liệu báo cáo tài chính, thuế, bảo hiểm hay công đoàn liên quan trực tiếp đến sự minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Nếu các số liệu này sai lệch hoặc bị sai sót, không chỉ có thể gây rắc rối về mặt pháp lý mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Thường xuyên cập nhật các thông tư, nghị định mới: Bạn nên theo dõi các thông tin về thay đổi luật pháp qua các kênh thông tin chính thống như website của Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội,… Ngoài ra, cách tốt nhất là thiết lập một hệ thống nội bộ để chia sẻ các thông tin và quy định mới cho tất cả nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
Việc thực hiện các công việc đầu năm của kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong năm mới. Vì vậy, để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất chính xác và đúng hạn, doanh nghiệp nên lập kế hoạch sớm hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên môn, đừng ngần ngại liên hệ Kế Toán ATS qua hotline 0799 233 886 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Hãy để chúng tôi giúp bạn khởi đầu năm mới thuận lợi và thành công!
