Cuối năm là thời điểm bận rộn nhưng vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc tổng hợp và lưu trữ tài liệu kế toán. Một trong những công việc không thể bỏ qua là in các sổ kế toán theo đúng quy định, đảm bảo đầy đủ dữ liệu phục vụ cho kiểm toán và báo cáo tài chính. Vậy các sổ kế toán cần in cuối năm là gì? Quy trình thực hiện ra sao để tránh sai sót? Hãy cùng Kế Toán ATS khám phá chi tiết trong bài viết này để có sự chuẩn bị tốt nhất!
Tổng hợp các sổ kế toán cần in cuối năm
Việc in sổ kế toán cuối năm không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tổng hợp, lưu trữ dữ liệu tài chính một cách khoa học. Dưới đây là tổng hợp các sổ kế toán cần in cuối năm.
Hồ sơ pháp lý công ty
Hồ sơ pháp lý công ty là tập hợp các giấy tờ, tài liệu quan trọng liên quan đến việc thành lập, hoạt động và quản lý của một doanh nghiệp. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đảm bảo hoạt động hợp pháp, tuân thủ các quy định của pháp luật, đồng thời là căn cứ để thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính và pháp lý. Hồ sơ này không chỉ cần thiết trong giai đoạn thành lập mà còn phải được duy trì, cập nhật trong suốt quá trình hoạt động của công ty.
Hồ sơ pháp lý công ty bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Giấy phép đăng ký kinh doanh (còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) là tài liệu quan trọng nhất, xác nhận sự tồn tại hợp pháp của một doanh nghiệp. Giấy phép này ghi rõ các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và người đại diện pháp luật. Đây là văn bản cần thiết để chứng minh tư cách pháp nhân và thực hiện các thủ tục liên quan đến kinh doanh, giao dịch hoặc làm việc với cơ quan nhà nước.
- Thông báo mã số thuế: Thông báo mã số thuế là văn bản do cơ quan thuế cấp sau khi doanh nghiệp đăng ký thành lập. Mã số thuế là mã số định danh duy nhất của mỗi doanh nghiệp, được sử dụng trong các giao dịch thuế và quản lý tài chính. Thông báo này giúp doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế cần thực hiện và là một phần không thể thiếu trong hồ sơ pháp lý.
- Tờ khai thuế môn bài: Thuế môn bài là khoản thuế bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm để duy trì hoạt động kinh doanh. Tờ khai thuế môn bài là tài liệu mà doanh nghiệp cần lập và nộp cho cơ quan thuế ngay sau khi thành lập. Đây là căn cứ để xác định mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải đóng, tùy thuộc vào vốn điều lệ hoặc doanh thu đăng ký.
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng: Mẫu 08/ĐK-TCT là tài liệu được doanh nghiệp sử dụng để đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế. Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo mọi giao dịch qua tài khoản của doanh nghiệp được minh bạch và theo dõi đúng quy định. Thông qua mẫu này, cơ quan thuế sẽ cập nhật thông tin để quản lý việc nộp thuế, nhận hoàn thuế hoặc các giao dịch tài chính khác.
- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT: Mẫu 06/GTGT là văn bản mà doanh nghiệp nộp để đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) phù hợp. Phương pháp kê khai thường áp dụng cho các doanh nghiệp có doanh thu trên một mức nhất định hoặc tự nguyện áp dụng. Việc lựa chọn phương pháp kê khai cần được thực hiện đúng hạn và đúng quy định để tránh các rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động.
Quyết toán của năm
Tiếp theo trong danh sách các sổ kế toán cần in cuối năm là quyết toán năm. Quyết toán năm là quá trình tổng hợp, kiểm tra, và hoàn tất các báo cáo tài chính cũng như các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước sau một năm tài chính. Đây là một nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp đã ghi nhận và xử lý chính xác tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
Quyết toán năm bao gồm các loại hồ sơ như:
- Báo cáo tài chính trong năm: Báo cáo tài chính là bộ tài liệu phản ánh toàn diện tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp trong năm tài chính. Bộ báo cáo này bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Quyết toán thuế TNDN là việc tổng hợp các khoản thu nhập chịu thuế, xác định thu nhập tính thuế và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hoặc được hoàn lại. Hồ sơ quyết toán TNDN bao gồm tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục kèm theo.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Quyết toán thuế TNCN là việc tổng hợp và khai báo thu nhập chịu thuế của người lao động trong doanh nghiệp, từ đó tính toán số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn thuế. Hồ sơ quyết toán TNCN cũng bao gồm tờ khai quyết toán thuế và phụ lục kèm theo (danh sách chi tiết về thu nhập và thuế từng cá nhân trong doanh nghiệp).
Hồ sơ người lao động
Nhắc đến việc in sổ sách kế toán cuối năm thì không thể bỏ qua hồ sơ người lao động. Hồ sơ người lao động là tập hợp các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình làm việc của người lao động trong doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, giúp theo dõi quá trình tuyển dụng, thực hiện hợp đồng lao động, và các thay đổi trong quá trình làm việc.
Hồ sơ người lao động bao gồm:
- Toàn bộ hồ sơ xin việc của người lao động: Các giấy tờ đi kèm trong hồ sơ xin việc thường bao gồm: đơn xin việc, CV hoặc lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe và bản photo giấy tờ tùy thân. Lưu trữ đầy đủ những tài liệu này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong quá trình tuyển dụng và dễ dàng tra cứu khi cần.
- Tổng hợp các loại hợp đồng lao động: Một số loại hợp đồng cần lưu trữ là hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn, hợp đồng thời vụ,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phân nhóm hợp đồng để dễ quản lý, tìm kiếm hoặc phục vụ mục đích kiểm tra nội bộ.
- Các quyết định liên quan đến nhân sự: Ví dụ, quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương, quyết định sa thải người lao động,… Việc lưu trữ những quyết định này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả lịch sử làm việc và quyền lợi của từng nhân viên.
Các chứng từ kế toán
Ngoài ra, dịp cuối năm kế toán cần in các chứng từ sau đây:
- Các tờ khai thuế: Doanh nghiệp cần đảm bảo chuẩn bị và sắp xếp đầy đủ các mẫu tờ khai thuế đúng quy định. Trong đó bao gồm tờ khai thuế (Tờ khai 01/GTGT, Bảng kê 01-2/GTGT (hóa đơn mua vào), Bảng kê 01-1/GTGT (hóa đơn bán ra)), tờ khai thuế TNDN theo tháng hoặc quý và báo cáo sử dụng hóa đơn.
- Hóa đơn và chứng từ thanh toán: Hóa đơn bán ra được sắp xếp theo bảng kê, còn hóa đơn mua vào đi kèm các chứng từ thanh toán nếu có. Lưu ý, bạn phải đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, kẹp hóa đơn với các chứng từ liên quan.
- Các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất nhập hàng hóa: Phiếu thu, phiếu chi ghi nhận các giao dịch thu chi trong kỳ. Phiếu xuất nhập khẩu hàng hóa để lưu lại các giao dịch xuất hoặc nhập kho hàng hóa.
- Hồ sơ thuế TNCN và đăng ký lao động: Bao gồm đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân viên, Bản cam kết 02/TNCN kèm với CMND/CCCD photo, đăng ký giảm trừ gia cảnh và hợp đồng lao động dưới 03 tháng (nếu không khấu trừ thuế TNCN).
- Hợp đồng mua bán và biên bản xác nhận công nợ: Hợp đồng mua bán thường được lưu kèm biên bản xác nhận công nợ. Lưu ý, doanh nghiệp nên lưu trữ hợp đồng và biên bản theo từng nhóm để dễ dàng quản lý công nợ cuối năm.
- Biên bản kiểm kê cuối năm: Bao gồm biên bản kiểm kê tài sản cố định, biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ, biên bản kiểm kê tiền mặt. Lưu ý, các biên bản cần được ký bởi các bên liên quan và lưu trữ đúng quy định.
Cách sắp xếp các loại sổ sách kế toán cuối năm
Việc sắp xếp các sổ kế toán cần in cuối năm không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp số liệu mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Một hệ thống sổ sách được tổ chức khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, giảm sai sót khi đối chiếu và kiểm toán, đồng thời hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Sắp xếp theo các bộ
Đây là phương pháp sắp xếp sổ sách kế toán cần in cuối năm được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phương pháp này nhóm các tài liệu có tính chất tương tự lại thành một bộ. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và đối chiếu giữa các loại chứng từ. Một ví dụ điển hình là các tờ khai thuế quý như GTGT, TNCN, MB, và báo cáo sử dụng hóa đơn (BC26), tất cả được gộp lại trong một bộ theo thời gian nộp thuế. Cách sắp xếp này giúp đảm bảo rằng các tờ khai thuế được kê khai và lưu trữ một cách khoa học:
- Đối với hóa đơn đầu vào, nếu hóa đơn có giá trị dưới 20.000.000 đồng và thanh toán bằng tiền mặt, chúng sẽ được kẹp cùng với phiếu chi tiền và phiếu nhập kho.
- Nếu hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng và thanh toán bằng chuyển khoản, chúng sẽ được kẹp với phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi photo và phiếu hạch toán.
- Tương tự, đối với hóa đơn đầu ra, nếu thu ngay bằng tiền mặt, hóa đơn sẽ được kẹp cùng với phiếu thu và phiếu xuất kho.
- Nếu thu bằng chuyển khoản, hóa đơn sẽ được kẹp với phiếu xuất kho, hợp đồng và phiếu báo có photo.
Sắp xếp theo trật tự
Phương pháp sắp xếp theo bộ riêng phân loại các sổ kế toán cần in cuối năm theo từng loại hoặc nhóm tài liệu đặc thù, phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng chứng từ lớn. Ví dụ, chứng từ ngân hàng như ủy nhiệm chi, báo cáo số dư tài khoản, sao kê sẽ được đóng gộp theo tháng hoặc quý tùy vào số lượng phát sinh. Điều này giúp quản lý các giao dịch ngân hàng một cách hiệu quả và khoa học.
Đối với các phiếu xuất kho nội bộ (dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc xây lắp), tài liệu sẽ được đóng gộp theo tháng hoặc nếu ít phát sinh có thể gộp lại thành một bộ duy nhất cho cả năm. Việc này giúp dễ dàng theo dõi các sản phẩm xuất kho nội bộ phục vụ cho sản xuất, xây dựng.
Ngoài ra, các bảng phân bổ, khấu hao và báo cáo nhập – xuất – tồn của các tài khoản như 142, 242, 214, 152, v.v. cũng sẽ được đóng gộp theo tháng hoặc cả năm, tùy thuộc vào số lượng phát sinh của từng tài khoản. Việc phân loại này giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát các tài khoản vật tư, hàng hóa cũng như các khoản chi phí phát sinh trong suốt năm.
So sánh hai phương pháp sắp xếp
Vậy giữa hai cách sắp xếp sổ sách kế toán cần in cuối năm này, nên chọn cách nào? Phương pháp sắp xếp theo bộ chung thường được áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, có ít tài liệu phát sinh và dễ dàng quản lý. Các tài liệu được nhóm lại theo tính chất tương tự, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc sắp xếp và tra cứu. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, phương pháp này có thể gặp khó khăn trong việc quản lý số lượng tài liệu lớn và đặc thù.
Ngược lại, phương pháp sắp xếp theo bộ riêng thích hợp hơn với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có số lượng chứng từ phát sinh nhiều. Việc phân loại các tài liệu theo từng bộ riêng biệt giúp quản lý và theo dõi các tài liệu đặc thù như chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho nội bộ, bảng phân bổ khấu hao, v.v. giúp đảm bảo tính chi tiết và chính xác trong quá trình kiểm tra và kiểm toán.
Việc in và lưu trữ các sổ kế toán cần in cuối năm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tổng hợp báo cáo tài chính, phục vụ cho việc kiểm toán và quyết toán thuế. Việc thực hiện đúng quy trình này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Nếu bạn cần được tư vấn về các dịch vụ kế toán cuối năm, hãy liên hệ ngay với Kế Toán ATS qua hotline 0799 233 886 để nhận sự hỗ trợ chuyên nghiệp.
