Với bất kì doanh nghiệp, chi phí vận chuyển là yếu tố quan trọng liên quan đến sự sống còn. Việc quản lý và hạch toán chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình kinh doanh. Từ đó tối ưu chi phí và lợi nhuận thu được trong mọi kì hoạt động kinh doanh. Vậy chi phí vận chuyển là gì? Khi hạch toán chi phí thì sẽ thực hiện ở tài khoản nào? Hãy cùng Kế toán ATS giải đáp và tìm hiểu cách hạch toán chi phí vận chuyển chi tiết theo từng trường hợp trong bài viết này
Chi phí vận chuyển là gì? Hạch toán ở tài khoản nào?
Chi phí vận chuyển là khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc tài sản. Bắt đầu từ nơi cung cấp đến kho bãi hoặc địa điểm sử dụng của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm chi phí vận chuyển chính. Ví dụ như tiền thuê phương tiện vận tải, vé tàu, máy bay. Ngoài ra là chi phí bốc xếp, bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Cùng với đó là các chi phí liên quan trực tiếp khác.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho (VAS 02), giá gốc của hàng tồn kho được xác định dựa trên tổng giá trị các chi phí hợp lý phát sinh. Những chi phí này phát sinh để đưa hàng tồn kho đến trạng thái và địa điểm hiện tại. Giá gốc này bao gồm:
- Chi phí mua hàng: Gồm giá mua thực tế của hàng hóa, thuế nhập khẩu (nếu có). Cùng với đó là chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm vận chuyển, v.v.
- Chi phí chế biến: Bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ngoài ra là các chi phí sản xuất chung được phân bổ cho sản phẩm.
- Chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp. Những chi phí này đưa hàng tồn kho đến trạng thái hiện tại. Ví dụ như chi phí thiết kế sản phẩm cho đơn hàng cụ thể, chi phí thử nghiệm, v.v.
Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua và là một phần của giá gốc hàng tồn kho. Ngoài ra, chi phí vận chuyển ban đầu cũng được xem là chi phí trực tiếp. Chi phí này phụ trách đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Vì thế chi phí vận chuyển được tính vào nguyên giá của tài sản cố định. Tùy theo tính chất, chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.
Hướng dẫn hạch toán chi phí vận chuyển theo thông tư 133
Cách ghi nhận chi phí vận chuyển
Theo Chuẩn mực kế toán 02 về hàng tồn kho, giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến. Ngoài ra là các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng tồn kho về địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí vận chuyển, bốc xếp, và bảo quản trong quá trình mua được xem là chi phí mua. Những chi phí này được tính vào giá gốc của hàng tồn kho.
Theo Chuẩn mực kế toán 03, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu là các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và được tính vào nguyên giá tài sản cố định.
Khi doanh nghiệp phát sinh chi phí vận chuyển trong quá trình mua hàng, kế toán ghi nhận vào giá trị hàng nhập kho như sau:
- Nợ các TK 156, 152, 155, 211: Chi phí vận chuyển ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho. Hoặc ghi nhận vào nguyên giá tài sản cố định.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 111, 112, 131: Số tiền thanh toán chi phí vận chuyển.
Hạch toán chi phí vận chuyển khi mua hàng
Trong trường hợp chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba cách hạch toán sau:
- Nếu có thuế GTGT:
- Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng hóa chưa bao gồm GTGT.
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào.
- Có TK 111: Tiền mặt.
- Có TK 112: Chuyển khoản ngân hàng.
- Có TK 131: Phải trả bằng tiền khác.
- Nếu không có thuế GTGT:
- Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng hóa.
- Nếu chi phí vận chuyển phát sinh sau khi hàng đã nhập kho:
- Nợ TK 156: Chi phí vận chuyển chưa phân bổ.
- Có TK 1562: Chi phí mua hàng hóa.
Ví dụ về hạch toán chi phí vận chuyển tài sản cố định
Ngày 15/06/2024, Công ty Beta mua 15 máy in văn phòng với giá 8.000.000 đồng/máy (chưa bao gồm VAT). Chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp đến công ty là 750.000 đồng (chưa bao gồm VAT), thanh toán qua ngân hàng.
Hạch toán chi phí vận chuyển:
- Nợ TK 211: 120.750.000 đồng (giá trị tài sản cố định + chi phí vận chuyển).
- Nợ TK 1331: 12.075.000 đồng (Thuế GTGT).
- Có TK 331: 132.825.000 đồng.
Hạch toán chi phí vận chuyển khi bán hàng
Chi phí vận chuyển hàng hóa đến nơi tiêu thụ được tính vào chi phí bán hàng. Hoặc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tùy theo thông tư mà doanh nghiệp áp dụng tài khoản cụ thể. Cụ thể như sau:
- Theo Thông tư 200: Hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng.
- Theo Thông tư 133: Hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cách hạch toán:
- Nợ TK 641 (hoặc 642): Chi phí vận chuyển.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 111: Tiền mặt.
- Có TK 112: Chuyển khoản ngân hàng.
- Có TK 131: Phải trả bằng tiền khác.
Ví dụ: Doanh nghiệp A bán hàng cho khách B. Doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển 5.000.000 VND, thuế GTGT là 10%. Tổng chi phí vận chuyển 5.500.000 VND. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200.
Hạch toán chi phí vận chuyển thông tư 200:
- Nợ TK 641: 5.000.000 VND (Chi phí bán hàng – chi phí vận chuyển)
- Nợ TK 133: 500.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331: 5.500.000 VND (Thanh toán chi phí vận chuyển)
Ghi nhận chi phí vận chuyển theo Thông tư 133
- Nợ TK 642: 5.000.000 VND (Chi phí quản lý doanh nghiệp – chi phí vận chuyển)
- Nợ TK 133: 500.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331: 5.500.000 VND (Thanh toán chi phí vận chuyển)
Hạch toán chi phí thuê nhân công bốc xếp ban đầu
Cách định khoản chi phí vận chuyển bốc dỡ chi tiết như sau:
- Nợ TK 211: Chi phí mua sắm tài sản cố định.
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Có TK 111: Tiền mặt.
- Có TK 112: Chuyển khoản ngân hàng.
- Có TK 131: Phải trả bằng tiền khác.
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí vận chuyển theo các phương pháp sau:
Phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa:
Chi phí vận chuyển phân bổ = Chi phí vận chuyển tổng x (Giá trị gốc của mặt hàng / Tổng giá trị gốc của các mặt hàng).
Phân bổ theo tỷ lệ khối lượng hàng hóa:
Chi phí vận chuyển phân bổ = Chi phí vận chuyển tổng x (Khối lượng của mặt hàng / Tổng khối lượng hàng hóa).
Phân bổ theo tỷ lệ số lượng hàng hóa:
Chi phí vận chuyển phân bổ = Chi phí vận chuyển tổng x (Số lượng của mặt hàng / Tổng số lượng hàng hóa).
Hạch toán chi phí thuê vận chuyển
Hạch toán chi phí vận chuyển thuê ngoài được thực hiện như sau:
- Nợ TK 641 (hoặc 642): Chi phí vận chuyển thuê ngoài.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 111: Tiền mặt.
- Có TK 112: Chuyển khoản ngân hàng.
- Có TK 131: Phải trả bằng tiền khác.
Ví dụ cụ thể: Doanh nghiệp X thuê dịch vụ vận chuyển với chi phí 3.000.000 VND và thuế GTGT là 300.000 VND. Tổng chi phí là 3.300.000 VND. Hạch toán như sau:
- Nợ TK 641: 3.000.000 VND.
- Nợ TK 133: 300.000 VND.
- Có TK 111, 112, 331: 3.300.000 VND.
Những lưu ý khi hạch toán chi phí
Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng
Trong quá trình hạch toán, các khoản nợ của từng đối tượng cần được ghi nhận riêng biệt. Đồng thời phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ và lần thanh toán. Kế toán phải quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, thường xuyên kiểm tra và thúc đẩy việc thu hồi nợ. Từ đó tránh tình trạng khách hàng chậm trả hoặc kéo dài thời gian thanh toán.
Đối với các khách hàng có giao dịch thường xuyên và dư nợ lớn, kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng các khoản nợ đã phát sinh, số tiền đã thu hồi và khoản còn lại vào cuối mỗi tháng. Để đảm bảo tính chính xác, kế toán có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản.
Thanh toán bằng hàng hóa – đối chiếu chứng từ
Trong trường hợp khách hàng lựa chọn thanh toán bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa các khoản nợ phải thu và nợ phải trả, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm:
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
- Biên bản xóa nợ kèm theo chứng từ chứng minh số nợ không thể thu hồi
Kế toán có trách nhiệm kiểm tra và xác minh từng khoản nợ. Đặc biệt là các khoản khó thu hồi. Đối với các khoản này, cần lập dự phòng phải thu khó đòi. Thông qua đó, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng khi cần thiết.
Trong các báo cáo tài chính, tài sản lưu động được phản ánh theo giá trị thuần. Khoản tài sản này đã trừ đi các khoản dự phòng cho nợ khó đòi. Kế toán cần dự báo các khoản lỗ có thể phát sinh từ nợ khó đòi. Từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Xem thêm:
- Chi phí bốc dỡ cho vào tài khoản nào? Cách định khoản chi tiết
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Trên đây là những cách hạch toán chi phí vận chuyển cụ thể cho từng trường hợp. Cùng với đó là những lưu ý khi hạch toán chi phí sao cho chính xác và minh bạch. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
