Sổ nhật ký chung là một loại sổ kế toán dùng để tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Dữ liệu trong sổ kế toán là tài liệu quan trọng, dùng để lập các báo cáo tài chính và quyết toán thuế cho doanh nghiệp. Vậy lập sổ nhật ký chung sao cho chuẩn xác? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu cách làm sổ nhật ký chung trên excel.
Cách làm sổ nhật ký chung trên excel và ví dụ chi tiết
Đối với sổ nhật ký chung, để thực hiện lập sổ trên excel, bạn cần nắm vững hai hàm, đó là hàm IF và hàm AND. Cụ thể, cách làm sổ nhật ký chung trên excel như sau:
Ở đây chúng tôi có ví dụ, lập sổ nhật ký chung với dữ liệu phát sinh từ ngày 13/01/2016 đến ngày 16/01/2016 (dữ liệu thể hiện ở ô E8 và E9). Cách làm:
Cột ngày tháng chứng từ
Dữ liệu cần thực hiện nằm trong khoảng <từ ngày> (ô E8) đến <đến ngày> (ô E9). Từ đây, cách ghi sổ nhật ký chung trên excel ta có công thức biện luận tại ô D15:
=IF(AND(DATA!B3>=$E$8,DATA!B3<=$E$9),DATA!B3,””)
Nếu diễn giải bằng lời, nội dung được thể hiện như sau: Nếu giá trị tại ô B3 trong Sheet DATA (tức ngày tháng) thoả mãn đồng thời hai điều kiện đó là <từ ngày> tại ô E8 và nhỏ hơn hoặc bằng với <đến ngày> tại ô E9, giá trị trả về tại ô B3 trong Sheet DATA (tức ngày tháng).
Cách thực hiện các cột còn lại
Khi đã xác định được dữ liệu ngày tháng, các chỉ tiêu còn lại (tương ứng với những cột còn lại) ta chỉ cần căn cứ vào cột ngày tháng này để xác định các trường thông tin. Cụ thể công thức được thực hiện như sau:
Cột STT và cột để lọc thông tin
Đánh STT: Ta chỉ đánh số thứ tự cho những dòng có dữ liệu phát sinh. Để thực hiện bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF hoặc SUBTOTAL… Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng hàm IF, cu thể:
=IF(D15=””,””,MAX($B$14:B14)+1)
Cột lọc thông tin: Chúng tôi vẫn sử dụng hàm IF, công thức như sau:
=IF(D15=””,””,”x”)
Khi đã hoàn thành xong các công thức cần thiết, bạn chỉ cần FillDown công thức xuống các hàng phía dưới để hoàn thiện. Mỗi lần muốn xem dữ liệu của sổ nhật ký chung trong một khoảng thời gian nào đó, bạn chỉ cần thay đổi thông tin tại ô E8 và D9, rồi thực hiện lọc để tìm kiếm.
Nguyên tắc cần tuân thủ khi làm sổ nhật ký chung
Cách lập sổ nhật ký chung trên excel không khó, tuy nhiên bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để công việc thuận lợi, tránh sai sót số liệu.
Tài khoản kế toán
Doanh nghiệp cần nhất quán trong việc sử dụng một tài khoản kế toán nhất định để hạch toán ghi sổ các NVKTPS liên quan đến đối tượng kế toán đó.
Nếu doanh nghiệp có nhiều loại tiền tệ, vừa có tiền Việt và vừa có ngoại tệ, thì không được sử dụng tài khoản tổng hợp để hạch toán chung, mà doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản chi tiết để hạch toán cho từng loại tiền tệ.
Việc donh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán chung hay hạch toán chi tiết TKKT, không ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổng hợp hay chi tiết các TKKT khác.
Về mã khách hàng hoặc nhà cung cấp
Doanh nghiệp phải đồng nhất về mã khách hàng hoặc nhà cung cấp. Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp có một mã khác nhau, và chỉ có một mã duy nhất, không đặt trùng mã. Lý do là bởi, dữ liệu này sẽ dùng để thực hiện công thức tổng hợp số liệu, nếu không nhất về mã khách hàng hoặc nhà cung cấp, số hiệu tài khoản, thì sẽ xảy ra sai số liệu, thừa hoặc thiếu số liệu.
Xem thêm:
Làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn với cách làm sổ nhật ký chung trên excel. Hy vọng nội dung chia sẻ này của Kế toán ATS sẽ giúp ích được bạn trong các nghiệp vụ kế toán. Nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.
Ngoài ra, Kế toán ATS cũng cung cấp các gói dịch vụ kế toán, đào tạo kế toán chuyên nghiệp uy tín tại Hải Phòng. Chi tiết:
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
