Trong xu thế điện tử hóa, hóa đơn rủi ro là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp (DN) lo lắng. Khi hệ thống của cơ quan thuế phát hiện giao dịch có dấu hiệu bất thường, việc DN nhận được yêu cầu giải trình là điều gần như không thể tránh khỏi. Việc lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để DN chứng minh tính minh bạch, hợp pháp của các giao dịch. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về khái niệm, quy trình và cách soạn thảo công văn giải trình chuẩn xác nhất, giúp DN tránh bị phạt hành chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Khái niệm và nguyên nhân dẫn đến hóa đơn bị xếp vào diện rủi ro
Hiểu rõ cách cơ quan thuế xác định “rủi ro” là bước đầu tiên để DN phòng tránh và chuẩn bị giải trình hiệu quả.
Các tiêu chí xác định hóa đơn rủi ro theo quy định của cơ quan thuế
Cơ quan thuế sử dụng các hệ thống phân tích và đánh giá rủi ro dựa trên dữ liệu giao dịch lớn (Big Data) để xác định hóa đơn có dấu hiệu đáng ngờ. Một số tiêu chí phổ biến để xác định hóa đơn rủi ro bao gồm:
Tính bất thường về giá trị: Hóa đơn có giá trị quá lớn so với quy mô kinh doanh, ngành nghề hoặc lịch sử giao dịch của bên mua hoặc bên bán.
Nguyên tắc 3 không: DN phát hành hóa đơn có dấu hiệu của DN bỏ trốn, ngừng hoạt động, hoặc không có kho hàng/trụ sở rõ ràng (DN ma). Hóa đơn của các DN này thường bị liệt vào danh sách đen.
Bất thường về Tần suất giao dịch: Tần suất mua bán tăng đột biến trong một thời điểm nhất định, đặc biệt với các mặt hàng nhạy cảm hoặc có thuế suất cao.
Giao dịch chéo bất thường: Giao dịch giữa các DN có mối quan hệ liên kết nhưng giá cả hoặc điều kiện giao dịch không theo thị trường.
Rủi ro về thuế GTGT: DN kê khai thuế GTGT đầu vào quá lớn so với đầu ra một cách thường xuyên, có dấu hiệu mua bán hóa đơn để hoàn thuế hoặc giảm nghĩa vụ thuế.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế GTGT theo TT80 trên HTKK
Những sai sót thường gặp khiến doanh nghiệp phải giải trình hóa đơn
Không phải tất cả các trường hợp đều do cố ý vi phạm. Nhiều sai sót xuất phát từ khâu quản lý nội bộ khiến DN phải lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro:
- Sai sót thông tin cơ bản: Sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai tên DN, sai số tiền (do lỗi nhập liệu). Dù là lỗi nhỏ, hệ thống vẫn có thể cảnh báo rủi ro.
- Mô tả hàng hóa/dịch vụ chung chung: Nội dung không rõ ràng, không chi tiết, gây khó khăn cho việc xác định tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch.
- Thiếu hồ sơ chứng minh: Giao dịch có thực nhưng DN không lưu trữ đầy đủ hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đặc biệt đối với giao dịch trên 20 triệu VNĐ), khiến cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp lệ.
- Sử dụng hóa đơn của đối tác đang bị theo dõi: DN mua hàng/dịch vụ từ đối tác đang thuộc danh sách cảnh báo hoặc đang bị cơ quan thuế kiểm tra.
Xem thêm: Thông tư thuế GTGT mới nhất 2025: Cập nhật hướng dẫn chi tiết
Hướng dẫn chi tiết cách soạn công văn giải trình hóa đơn rủi ro
Việc soạn thảo công văn giải trình hóa đơn rủi ro đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ và chuyên nghiệp, tránh các lỗi diễn đạt có thể gây hiểu lầm.
Cấu trúc, nội dung bắt buộc và cách trình bày công văn giải trình
Một công văn giải trình hóa đơn rủi ro chuẩn mực cần tuân thủ cấu trúc hành chính và bao gồm các nội dung cốt lõi:
Tiêu đề và Cơ sở pháp lý:
- Tiêu đề: Nêu rõ mục đích (Ví dụ: Công văn giải trình về việc sử dụng hóa đơn có dấu hiệu rủi ro).
- Cơ sở: Nêu rõ văn bản yêu cầu giải trình của cơ quan thuế (Ví dụ: Căn cứ Công văn số… ngày… của Chi cục Thuế/Cục Thuế…).
Phần Nội dung Giải trình (Phần quan trọng nhất):
- Tóm tắt giao dịch bị nghi ngờ: Liệt kê chi tiết số hóa đơn, ngày tháng, tên bên mua/bên bán, số tiền, mặt hàng/dịch vụ.
- Chứng minh tính có thật: Giải trình rõ ràng tại sao giao dịch này phát sinh. DN mua để làm gì? DN bán sản xuất/cung cấp ra sao?
- Chứng minh tính hợp lệ/hợp pháp: Khẳng định giao dịch tuân thủ hợp đồng, chứng từ thanh toán đầy đủ, và hóa đơn được lập theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Khắc phục sai sót (Nếu có): Nếu lỗi do DN, cần trình bày rõ lỗi là gì, đã/đang khắc phục ra sao và cam kết không tái phạm.
Phần Kết luận và Cam kết:
- Khẳng định lại tính chính xác và trung thực của toàn bộ nội dung giải trình.
- Đính kèm đầy đủ hồ sơ, chứng từ gốc để chứng minh.
- Cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin cung cấp.
Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro chuẩn theo yêu cầu của cơ quan thuế
DN nên sử dụng ngôn ngữ hành chính, ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và tuyệt đối không sử dụng cảm xúc hoặc đổ lỗi. Dưới đây là khung mẫu chuẩn:
Lưu ý và kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tránh bị yêu cầu giải trình hóa đơn
Phòng ngừa luôn tốt hơn giải trình. DN cần thiết lập quy trình nội bộ chặt chẽ để giảm thiểu tối đa rủi ro từ hóa đơn.
Quy trình kiểm tra nội bộ trước khi phát hành hóa đơn điện tử
Để tránh phải lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro, DN cần thực hiện kiểm soát 3 bước:
- Kiểm tra tính pháp lý của đối tác (Bước 1): Trước khi giao dịch, cần kiểm tra đối tác trên Cổng thông tin Thuế Quốc gia xem trạng thái hoạt động có phải là Đang hoạt động hay không. Cần kiểm tra MST, địa chỉ và lĩnh vực kinh doanh có phù hợp với giao dịch không.
- Kiểm soát Chứng từ Gốc (Bước 2): Đảm bảo mỗi hóa đơn phải đi kèm với một bộ hồ sơ đầy đủ: Hợp đồng, Biên bản giao nhận/nghiệm thu và Chứng từ thanh toán (sao kê ngân hàng đối với giao dịch lớn).
- Kiểm tra tính hợp lý (Bước 3): Rà soát lại nội dung hóa đơn, đảm bảo tên hàng hóa/dịch vụ phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký và phù hợp với giá thị trường.
Cách phối hợp với cơ quan thuế để xử lý nhanh và tránh bị phạt hành chính
Khi nhận được yêu cầu giải trình về hóa đơn rủi ro, DN cần hành động nhanh chóng và chuyên nghiệp:
- Thời gian là vàng: Phản hồi cơ quan thuế trong thời gian ngắn nhất (thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận công văn). Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc hóa đơn bị loại trừ hoặc bị phạt hành chính.
- Thái độ hợp tác: Liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế phụ trách để hiểu rõ vấn đề và tiêu chí rủi ro họ đang nghi ngờ.
- Cung cấp chứng cứ đầy đủ: Không chỉ gửi công văn giải trình hóa đơn rủi ro, DN phải kèm theo bản sao công chứng (hoặc có dấu treo/giáp lai) của tất cả các chứng từ liên quan để tạo độ tin cậy.
Việc nhận được yêu cầu giải trình về hóa đơn rủi ro là một phần tất yếu của quá trình tuân thủ thuế trong môi trường số hóa. Chìa khóa để vượt qua thách thức này là sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ chứng từ và khả năng lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro chuyên nghiệp, chính xác, kịp thời.
Có thể bạn quan tâm:
Hoá đơn trực tiếp là gì? Phân biệt hoá đơn trực tiếp và hoá đơn VAT
Thời hạn thanh tra thuế 10 năm – Quy định và khái niệm
Nếu bạn cần một đơn vị có chuyên môn cao để rà soát hệ thống hóa đơn, chứng từ hoặc hỗ trợ lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro một cách hiệu quả nhất, Kế toán ATScam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp bạn.
Liên hệ ngay với Kế toán ATS để nhận được sự hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp nhất trong việc giải trình các vấn đề về hóa đơn rủi ro!
