Hoá đơn bán hàng thông thường là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh, giúp thể hiện rõ ràng giao dịch mua bán giữa người bán và người mua. Việc viết hoá đơn đúng chuẩn, hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ tài chính rõ ràng mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong mọi hoạt động thương mại.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách viết hoá đơn bán hàng thông thường một cách chi tiết, mới nhất hiện nay, nhằm giúp các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý.
Vậy hoá đơn bán hàng thông thường là gì?
Hoá đơn bán hàng thông thường là giấy tờ thể hiện khoản tiền mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua, được lập theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Loại hoá đơn này thường dùng trong các hoạt động kinh doanh không bắt buộc phải áp dụng các loại hoá đơn đặc biệt như hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in hay hoá đơn tự in có mã của cơ quan thuế.
Hơn nữa, hoá đơn bán hàng thông thường không có mã số thuế của cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn trong quá trình xuất hoá đơn khi khách hàng không yêu cầu hoặc trong các hoạt động bán lẻ nhỏ lẻ, chưa bắt buộc phải sử dụng các loại hoá đơn có mã. Tuy nhiên, dù đơn giản, hoá đơn bán hàng thông thường vẫn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định để tránh bị phạt hoặc xử lý vi phạm về thuế.
Khái niệm và vai trò của hoá đơn bán hàng thông thường
Hoá đơn bán hàng thông thường thể hiện hoạt động bán hàng của doanh nghiệp theo hình thức hóa đơn giấy, giúp ghi nhận chính xác hoạt động mua bán, từ đó tạo căn cứ tính thuế và theo dõi doanh thu doanh nghiệp một cách rõ ràng, minh bạch. Nó còn giúp hạn chế các tranh chấp phát sinh trong giao dịch khi các bên có thể dựa vào nội dung trên hoá đơn để xác định quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Trong quá trình kinh doanh, việc lập hoá đơn đúng chuẩn còn thể hiện tính chuyên nghiệp, nắm bắt đúng các quy định pháp luật về thuế, giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối pháp lý và xử phạt về thuế, góp phần xây dựng hình ảnh uy tín trong mắt khách hàng và các cơ quan chức năng. Chính vì vậy, việc nắm rõ cách viết hoá đơn bán hàng thông thường là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Xem thêm: Ấn định thuế là gì? Tất cả bạn cần biết về ấn định thuế
Khi nào được lập hoá đơn bán hàng
Việc xác định rõ thời điểm và điều kiện lập hoá đơn bán hàng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật về thuế và kế toán. Thông thường, hoá đơn bán hàng được lập khi có hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phát sinh, dựa trên thực tế và theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể hay bắt buộc lập hoá đơn bán hàng, nhất là trong các trường hợp bán hàng nhỏ lẻ hoặc hoạt động không bắt buộc phải xuất hoá đơn theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện và thời điểm thích hợp để lập hoá đơn nhằm duy trì tính hợp pháp và chính xác của hoạt động kinh doanh.
Các trường hợp bắt buộc lập hoá đơn bán hàng
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần lập hoá đơn bán hàng trong các trường hợp có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có chịu thuế GTGT hoặc không chịu thuế. Các trường hợp này bao gồm bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng, kể cả bán hàng qua đại lý, bán hàng cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu làm rõ khoản thu, chi.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải lập hoá đơn bán hàng trong các hoạt động xuất khẩu, tiêu thụ nội bộ, cung cấp dịch vụ và các hoạt động liên quan đến chịu thuế. Đặc biệt, các doanh nghiệp lớn hoặc có doanh thu cao cũng bắt buộc sử dụng hệ thống hoá đơn có mã của cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong quản lý thuế.
Xem thêm: Kê khai thuế thương mại điện tử: Hướng dẫn cho người mới
Những trường hợp không bắt buộc lập hoá đơn bán hàng
Không phải mọi hoạt động bán hàng đều bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng. Có những trường hợp đặc biệt, pháp luật cho phép doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện bán hàng mà không cần xuất hoá đơn. Ví dụ như bán hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ, không phát sinh doanh thu vượt mức quy định, hoặc các hoạt động hướng đến tiêu dùng nội bộ không nhằm mục đích thương mại.
Hơn nữa, trong một số trường hợp, khách hàng hoặc người mua hàng có thể không yêu cầu xuất hoá đơn, hoặc doanh nghiệp thuộc đối tượng không bắt buộc xuất hoá đơn theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo không gây rủi ro pháp lý hoặc bị xử phạt khi hoạt động không đúng quy định.
Xem thêm: Quy định mới về thuế đối với hộ kinh doanh – Bạn phải nắm rõ!
Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp
Hóa đơn bán hàng trực tiếp là loại hoá đơn mà người bán tự in, viết hoặc mua từ cơ quan thuế để xuất cho khách hàng trong các hoạt động bán hàng nhỏ lẻ hoặc cá nhân, tổ chức. Đối tượng sử dụng chủ yếu là các doanh nghiệp, hộ cá thể, cá nhân kinh doanh phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của mình.
Việc xác định đúng đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ lẻ và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hoá đơn, thuế.
Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh phù hợp với loại hoá đơn này
Các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ thường sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp để giảm thiểu thủ tục hành chính và chi phí liên quan đến việc mua hoặc in hoá đơn có mã của cơ quan thuế. Thao tác viết hoá đơn bằng tay, hoặc tải mẫu hoá đơn bán lẻ từ cơ quan thuế, giúp họ dễ dàng kiểm soát hoạt động bán hàng của mình.
Hơn nữa, việc sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp phù hợp với những doanh nghiệp có doanh thu không lớn, hoạt động trong lĩnh vực nhỏ lẻ, bán hàng tại chợ, cửa hàng nhỏ hay bán hàng qua các kênh không chính thức. Đồng thời, giúp nhà kinh doanh theo dõi doanh thu và kê khai thuế dễ dàng hơn, phù hợp với quy định pháp luật về thuế nhỏ lẻ
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử
Các lợi ích của việc dùng hoá đơn bán hàng trực tiếp
Đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp còn mang lại lợi ích về mặt tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Không phải mất thời gian và chi phí để mua hoặc in hoá đơn có mã của cơ quan thuế, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý bán hàng và kế toán.
Hơn nữa, hoá đơn bán hàng trực tiếp còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát dữ liệu bán hàng, tránh bị gián đoạn trong quá trình xuất hoá đơn khi không có kết nối internet hoặc hệ thống điện tử gặp sự cố. Đây là lựa chọn phù hợp cho các hình thức kinh doanh nhỏ, nhằm đảm bảo hoạt động được diễn ra một cách suôn sẻ và hợp pháp.
Cách viết hoá đơn bán hàng thông thường
Viết hoá đơn bán hàng đúng chuẩn, rõ ràng là yếu tố tiên quyết để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của hoạt động kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp, cá nhân nào đều cần tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức và trình tự thao tác khi lập hoá đơn. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách viết hoá đơn bán hàng thông thường theo quy định mới nhất hiện nay.
Chỉ tiêu ngày… tháng… năm
Ngày tháng là phần mở đầu và không thể thiếu trong bất kỳ mẫu hoá đơn nào. Ghi đúng ngày, tháng, năm phát hành hoá đơn thể hiện thời điểm của hoạt động mua bán, giúp xác định chính xác thời hạn tính thuế và các thủ tục kế toán liên quan.
Khi viết, cần ghi rõ ngày, tháng, năm theo đúng quy định của pháp luật, tránh nhầm lẫn hoặc sai lệch dữ liệu. Đặc biệt, các doanh nghiệp cần lưu ý khi viết số ngày, tháng để đảm bảo tính chính xác của hoá đơn, có thể dùng mẫu sẵn hoặc phần mềm kế toán để tránh sai sót.
Việc ghi chính xác ngày tháng còn giúp các cơ quan thuế kiểm tra, đối chứng dữ liệu dễ dàng hơn. Khi bán hàng vào cuối tháng, doanh nghiệp cần chú ý ghi đúng ngày phát hành để phù hợp với kỳ kê khai thuế tháng hoặc quý.
Thông tin người bán
Thông tin người bán cần đầy đủ, rõ ràng và chính xác theo giấy đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu pháp lý khác. Thông thường, gồm có tên công ty hoặc hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ rõ ràng, số điện thoại liên hệ, và có thể thêm các thông tin phụ như số tài khoản ngân hàng để thuận tiện cho quá trình thanh toán.
Trong quá trình viết hoá đơn, các doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin này khớp với dữ liệu đã đăng ký với cơ quan thuế để tránh bị xử lý vi phạm về kê khai sai thông tin hoặc gian lận thuế. Các thông tin này thường được in sẵn trên hóa đơn hoặc điền rõ ràng, chính xác khi viết.
Chức năng của phần này không chỉ làm rõ danh tính người bán mà còn tạo độ tin cậy cho khách hàng, thể hiện uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Thông tin người mua hàng
Mục này khá quan trọng, nó cung cấp đầy đủ các thông tin về khách hàng mua hàng, giúp phân biệt rõ ràng các giao dịch. Trong hoá đơn bán hàng thông thường, có thể ghi tên khách hàng, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại, hoặc các thông tin khác tùy theo yêu cầu của tùy trường hợp.
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi bán hàng cho tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu ghi rõ mã số thuế của khách hàng để thuận tiện cho việc kê khai và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch. Với khách hàng cá nhân, thông tin ghi trên hoá đơn thường đơn giản hơn, chủ yếu là tên và địa chỉ.
Mục đích của việc cung cấp thông tin khách hàng rõ ràng nhằm bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu tranh chấp, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý, theo dõi doanh thu và kê khai thuế đúng quy định.
Cách ghi thông tin hàng hoá, dịch vụ
Mô tả hàng hóa, dịch vụ là phần nội dung trung tâm trong hoá đơn bán hàng. Nội dung cần rõ ràng, ghi đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các khoản giảm trừ (nếu có). Thông tin này phải chính xác để phản ánh đúng giá trị của từng phần hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng mua.
Việc ghi đúng và rõ ràng giúp các bên tránh tranh chấp hoặc hiểu lầm, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, đánh giá. Các doanh nghiệp nên sử dụng các mẫu chuẩn, có thể in sẵn các cột hoặc dùng phần mềm để điền dữ liệu nhanh chóng, chính xác hơn.
Ngoài ra, cần ghi chú rõ các khoản thuế thuốc thuế GTGT, để khách hàng (hoặc doanh nghiệp) có thể kiểm tra và khai báo thuế đúng. Đặc biệt, khi bán nhiều mặt hàng hoặc dịch vụ khác nhau, việc ghi nội dung chi tiết và rõ ràng sẽ hỗ trợ tốt cho công tác kê khai, lập báo cáo tài chính.
Kết luận
Tổng kết lại, viết hoá đơn bán hàng thông thường đúng quy định, chính xác là bước quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp, minh bạch, nâng cao uy tín và tránh các rắc rối pháp lý về thuế. Từ việc xác định đúng thời điểm, đối tượng, đến cách trình bày thông tin rõ ràng, đều góp phần vào sự thành công của hoạt động thương mại. Hiểu rõ các quy định mới nhất hiện nay sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tự tin hơn khi lập hoá đơn, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, bền vững.
