Sổ sách kế toán là vấn đề gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp. Đặc biệt, khi đến thời điểm quyết toán thuế, hệ thống sổ sách của doanh nghiệp đang rất lộn xộn. Ngoài ra doanh nghiệp không có đủ các chứng từ – hóa đơn. Đồng thời báo cáo tài chính chưa đảm bảo sự hợp lý. Từ đó dữ liệu kế toán – hạch toán có thể không đồng nhất giữa các năm. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin giới thiệu dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán dành cho doanh nghiệp. Đây là cứu cánh giúp doanh nghiệp yên tâm kinh doanh.
Tầm quan trọng của việc dọn dẹp sổ sách kế toán
Mặc dù việc ghi chép sổ sách kế toán đã trở thành bắt buộc, nhưng việc này cần được chi tiết, kỹ lưỡng là rất quan trọng. Nhìn thì đơn giản nhưng việc ghi chép sổ sách kế toán thực ra rất phức tạp. Đặc biệt, việc ghi chép sẽ càng khó khăn hơn khi có thuế, tài sản. Cũng như là các khoản vay và đầu tư.
Theo dõi các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp là mục đích chân thực nhất của việc ghi sổ kế toán. Có nghĩa là nó cho phép bạn ghi chép cập nhật về số tiền đến và đi hiện tại. Hoặc số tiền khách hàng và doanh nghiệp nợ, v.v.
Thông thường, chủ doanh nghiệp luôn bận rộn vì có rất nhiều việc cần giải quyết ngay. Vì thế đôi khi bạn không thực hiện việc ghi chép. Hay nhập liệu sổ sách kế toán trong một khoảng thời gian. Hoặc bạn không đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo của nhân viên. Điều này có nghĩa là bạn không hề cập nhật báo cáo tài chính và các báo cáo khác. Từ đó dẫn đến bạn bị thiếu thông tin đầy đủ và chính xác. Tù đó để ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Lúc này Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán xuất hiện như một “phao cứu sinh” cho doanh nghiệp. Đây là một trong những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc kê khai.
Khi nào cần thực hiện dọn sổ sách kế toán
Doanh nghiệp vừa mới thành lập. Ngoài ra hệ thống kế toán chưa thể đảm đương được các công việc sổ sách phức tạp. Doanh nghiệp chưa tuyển được nhân viên kế toán dày dặn kinh nghiệm.
Doanh nghiệp cần đến dịch vụ sắp xếp sổ sách kế toán khi doanh thu và chi phí chưa đúng dẫn tới thời kỳ việc bổ sung doanh thu hoặc loại bỏ chi phí. Chi phí không được trừ theo quy định thuế. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn hạch toán dẫn đến bị phạt khi quyết toán thuế.
Sổ sách kế toán doanh nghiệp chứa nhiều sai sót hoặc chưa đầy đủ. Nguyên nhân vì không cập nhật Luật kế toán. Đồng thời là các thông tư mới nhất được ban hành từ cơ quan thuế định kỳ.
Khi hệ thống chứng từ lộn xộn, thiếu sót hoặc mất mà doanh nghiệp không hề hay biết. Khi này số liệu trong sổ sách kế toán không trùng khớp với nhau.
Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán gồm những gì
Nội dung gói Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp hóa đơn, chứng từ mà doanh nghiệp cung cấp;
- Kiểm tra bảng kê hóa đơn mua vào bán ra, tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với hóa đơn, chứng từ gốc;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp, Thu nhập cá nhân doanh nghiệp đã nộp;
- Kiểm tra chứng từ đi kèm hóa đơn, hợp đồng kinh tế, hồ sơ lương nhân viên;
- Tư vấn, điều chỉnh cho doanh nghiệp các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Hoàn thiện lại hệ thống sổ sách, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
- In sổ sách, chứng từ bàn giao đầy đủ cho doanh nghiệp;
- Đại diện doanh nghiệp giải trình số liệu báo cáo thuế với cơ quan nhà nước khi có yêu cầu.
Doanh nghiệp cần cung cấp các hồ sơ sau:
- Hóa đơn, chứng từ đầu vào, đầu ra ( hóa đơn GTGT, Hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu..);
- Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra theo tháng hoặc theo quý;
- Sao kê tài khoản ngân hàng;
- File sao lưu dữ liệu kế toán trên Excel hoặc phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đã lập;
- Định mức sản xuất ( Công ty sản xuất); Bảng quyết toán công trình ( Công ty xây dựng);
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội: thời gian đóng, mức đóng…;
- Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội;
- Hồ sơ lao động.
Nhưng lưu ý để sắp xếp dọn dẹp sổ sách hiệu quả
Mẹo 1: Sắp xếp chứng từ một cách khoa học
Hàng tháng hàng quý, kế toán sẽ cần sắp xếp chứng từ gốc theo thứ tự để kê khai. Các giấy tờ hóa đơn đầu ra đầu vào đều được kẹp chung với tờ khai nộp thuế GTGT. Bạn có thể sắp xếp theo cách dưới đây để tiện cho việc tìm kiếm.
- Hóa đơn bán ra cần kẹp chung với chứng từ kế toán .
- Hóa đơn mua vào cần kẹp chung chứng từ ủy nhiệm chi. Ngoài ra là giấy báo nợ, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán.
- Với các hàng bán chịu, bạn có thể kẹp chung phiếu kế toán, hạch toán và phiếu xuất kho để dễ dàng quản lý.
- Chứng từ cần đủ chữ ký, đóng dấu.
- Cần kẹp riêng chứng từ trong từng tháng. Tốt nhất là mỗi tháng nên chia theo một bìa tập, có tên ghi rõ bên ngoài. Với mỗi giao dịch mua vào, bán ra đều có chứng từ kế toán, bạn chỉ cần nhớ các nguyên tắc trên là sẽ đảm bảo việc tìm kiếm chứng từ gốc nhanh chóng.
Mẹo 2: Sắp xếp báo cáo kế toán thuế
Báo cáo thuế là báo cáo định kỳ, thường phân loại theo năm để tìm kiếm. Hiện nay, phần lớn việc báo cáo thuế đều được thực hiện bằng phần mềm kê khai thuế. Do vậy, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hơn. Chỉ cần nhớ các chứng từ kế toán ở trên sẽ là căn cứ để làm báo cáo thuế cho từng năm.
- Để sắp xếp sổ sách kế toán thuế khoa học, bạn cần:
- Tạo folder riêng giúp đảm bảo việc lưu tờ khai, mỗi folder là một năm.
- Có sự phân chia từng file theo từng loại thuế.
- Cần tách riêng file đối với các văn bản quan trọng cần thiết liên quan cơ quan Thuế.
Mẹo 3: Lưu trữ sắp xếp hợp đồng và chứng từ
Mọi hợp đồng có con dấu đỏ cần được lưu trữ một cách kỹ càng. Thông thường sẽ có 1 bản gốc hợp đồng có dấu đỏ và kế toán chỉ giữ một bản. Nếu có từ 2 bản trở lên, bộ phận khác có quyền giữ theo yêu cầu doanh nghiệp.
Mọi hợp đồng theo từng dự án cần được lưu trữ theo từng kẹp file riêng. Vì thế bạn cần ghi tên dán ở gáy từng dự án đó để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu về sau.
Hợp đồng dấu đỏ rất quan trọng. Vì vậy kế toán không được mang các bản gốc này ra ngoài, cho mượn chỉ khi được chỉ đạo từ cấp trên. Việc mất hồ sơ gốc, chứng từ và hợp đồng có thể gây ra nhiều rắc rối về sau.
Cách lưu hợp đồng kinh tế chung các tài liệu khác để thuận tiện khi sắp xếp sổ sách kế toán:
- Kẹp chung hợp đồng với bản kế hoạch.
- Kẹp với các hồ thầu, hồ sơ báo giá, chứng nhận phê duyệt.
- Các phiếu thu chi, ủy nhiệm chi theo từng lần thanh toán.
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu, thanh lý.
- Hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho.
- Chứng từ kê khai nộp thuế.
- Các văn bản thỏa thuận khác, bảng tính lãi, chứng từ khác có liên quan.
Mẹo 4: Dọn dẹp sắp xếp về bảng chứng từ lương
Đây là căn cứ để kê khai bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân. Kế toán cần lưu folder riêng theo từng năm. Ngoài ra, chứng từ lương đảm bảo lưu theo từng tháng để dễ theo dõi. Mỗi bảng lương thanh toán yêu cầu có đầy đủ: Con dấu, ký tên, bảng ủy nhiệm chi, bảng chuyển khoản ngân hàng hoặc bản ký nhận lương.
Mẹo 5: Dọn dẹp sổ sách kế toán với các chứng từ pháp lý
Chứng từ pháp lý bao gồm: biên bản họp, các quyết định của Hội đồng chuyên môn, quản trị, các ủy quyền liên quan tài chính kế toán, công chứng đăng ký kinh doanh, các giấy tờ quy chế, điều lệ công ty. Tất cả đều có thể sắp xếp vào cùng một file tài liệu. Đặc biệt là với các công ty khởi nghiệp mới được thành lập, các chứng từ pháp lý ban đầu sẽ cần rất nhiều.
Xem Thêm:
Thông qua bài viết này, kế toán ATS đã giới thiệu với các doanh nghiệp về dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán chuyên nghiệp. Cùng với đó là những mẹo để dọn dẹp sổ sách kế toán hiệu quả. Đây là cứu cánh giúp doanh nghiệp có thể phát hiện sai sót về kế toán kịp thời. Từ đó giúp doanh nghiệp tránh việc bị phạt. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
