Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự để tối ưu chi phí và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Do đó, vấn đề hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài của kế toán cũng đòi hỏi sự kỹ lưỡng và chi tiết hơn, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Điều này có thể gây áp lực cho đội ngũ kế toán khi cần thực hiện nhiều thủ tục và sử dụng nhiều phương thức tính toán khác nhau. Để tối ưu quy trình làm việc hãy cùng Kế toán ATS theo dõi hết bài viết dưới đây.
Dịch vụ thuê ngoài nhân sự là gì?
Khái niệm về dịch vụ thuê ngoài
Chi phí thuê ngoài nhân sự được hiểu là việc một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân phải chi trả một khoản chi phí cho một cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài doanh nghiệp với một khoản tiền tương đương công việc đã hoàn thành đúng theo kế hoạch, nhiệm vụ đã thoả thuận trước đó. Mức chi trả cho nhân sự thuê ngoài bao gồm nhiều chi phí như: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp…
Các hình thức chi trả phí nhân sự thuê ngoài
Tuỳ thuộc vào đặc thù công việc mà tổ chức, doanh nghiệp sẽ sử dụng hình thức cho trả khác nhau. Cho đến thời điểm hiện tại, chi phí nhân sự thuê ngoài được chia ra làm chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nhân công gián tiếp, cụ thể:
- Chi phí nhân sự trực tiếp: Chi phí này tổ chức, doanh nghiệp chi trả cho nhân sự thuê ngoài khi tham gia trực tiếp vào quá trình làm việc theo đúng quy định, yêu cầu.
- Chi phí nhân sự gián tiếp: Chi phí này không liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh mà là chi phí quản lý nhân sự, những chi phí phát sinh trong dự án của đơn vị.
Bởi vậy, hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài của kế toán vô cùng quan trọng, cần tính toán và hạch toán chính xác theo đúng quy định pháp luật.
Những chứng từ quan trọng khi hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài
Để hoàn thành thủ tục thuê ngoài nhân sự, hai bên cần ký kết hợp đồng lao động thuê ngoài để thỏa thuận mức lương hợp lý với công việc. Thủ tục và giấy tờ cần hoàn tất bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán công việc theo mẫu 08-LĐTL được ban hành đính kèm theo Thông 200/2014/TT-BTC quy định về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Biên bản xác nhận đã hoàn thành công việc của nhân sự thuê ngoài.
- Giấy phép/ chứng chỉ hành nghề, giấy đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký thuế theo quy định hiện hành.
- Mẫu 01/TNDN về bảng kê mua hàng hoá dịch vụ mua vào.
- Chứng từ chi tiền
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước khi trả tiền cho nhân sự thuê ngoài.
Đây là những chứng từ quan trọng và bắt buộc để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê nhân sự ngoài. Kế toán cần lưu trữ thông tin đầy đủ để giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có trong hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài.
Các phương án hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài
Hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài được quy định theo từng trường hợp cụ thể, thông tin như sau:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán nhân sự cho cá nhân không kinh doanh
Doanh nghiệp phải có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi trả lương cho nhân sự và không phân biệt cá nhân là đại nhiệm cho nhóm cá nhân.
Hoá đơn:
Cơ quan thuế không phải cấp hoá đơn.
Thủ tục hồ sơ:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành khối lượng giao khoán.
- Biên bản xác nhận hoàn thành khối lượng giao khoán.
- Căn cước công dân của người đại diện đội nhóm và từng nhân sự.
- Chứng từ thanh toán từ ngân hàng hoặc tiền mặt.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhân sự thuê ngoài.
Phương thức hạch toán
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Trích thuế TNCN 10%:
- Nợ TK 331
- Có TK 3335
Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán cho nhân sự cho một cá nhân kinh doanh
Hoá đơn:
Tuỳ theo mức chi phí cho nhân sự, quy định các trường hợp như sau:
- Chi phí từ 100.000.000 VNĐ/năm trở lên yêu cầu cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ.
- Chi phí từ dưới 100.000.000 VNĐ/năm không yêu cầu cấp hoá đơn.
Thủ tục hồ sơ:
- Hợp đồng giao khoán nhân sự.
- Biên bản nghiệm thu công việc.
- Quyết toán khối lượng công việc.
- Hoá đơn nhân sự.
Phương thức hạch toán
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
Trường hợp 3: Thuê công ty thầu xây dựng
Với trường hợp doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng, cần lưu ý tìm hiểu kỹ lưỡng về tình trạng hoạt động, độ uy tín, mức độ cạnh tranh… để tránh những rủi ro về trốn thuế, nợ xấu…
Thủ tục hồ sơ:
- Hợp đồng giao khoán nhân sự.
- Biên bản nghiệm thu công việc.
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc giao khoán.
- Hoá đơn VAT.
- Ủy nhiệm chi thanh toán ngay.
Phương thức hạch toán
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
Xem thêm: Hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán và những điều cần biết
Trên đây là những thông tin về hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài kế toán cần lưu ý để hoàn thành công việc chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về hạch toán kế toán hoặc các nghiệp vụ liên quan hãy liên hệ với Kế toán ATS.
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
