Việc sử dụng hàng biếu tặng (quà tặng khách hàng, mẫu thử, quà khuyến mại không đăng ký) là nghiệp vụ kinh tế phổ biến. Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi mà kế toán cần nắm rõ là hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không và cách hạch toán hàng biếu tặng như thế nào để đảm bảo chi phí hợp lệ, tuân thủ đúng quy định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Khái niệm và căn cứ pháp lý khi hạch toán hàng biếu tặng
Việc xử lý hàng biếu tặng căn cứ trên các văn bản pháp luật hiện hành về thuế và hóa đơn.
Hàng biếu tặng là gì và được quy định trong những văn bản pháp luật nào
Hàng biếu tặng là hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp (DN) xuất ra không thu tiền (xuất không vì mục đích bán hàng), nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (như quà tri ân khách hàng, quà khuyến mại, quà tặng nhân viên dịp lễ Tết).
Căn cứ pháp luật:
- Về Hóa đơn và Thuế GTGT: Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 219/2013/TT-BTC.
- Về Thuế TNDN: Quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC (về chi phí được trừ).
Xem thêm: Hạch toán hàng biếu tặng và những điều cần biết
Nguyên tắc ghi nhận chi phí và doanh thu đối với hàng biếu tặng
Về Hóa đơn: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi tặng, biếu, cho hàng hóa, DN bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử (hoặc hóa đơn GTGT).
Về Thuế GTGT:
- Phải tính Thuế GTGT đầu ra cho hàng biếu tặng (trừ hàng mẫu, hàng dùng thử, hàng khuyến mại đã đăng ký).
- Giá tính thuế GTGT đầu ra là giá bán của sản phẩm cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng.
Về Thuế TNDN (Chi phí được trừ): Chi phí giá vốn hàng biếu tặng sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn GTGT đầu ra).
- Có chứng từ thanh toán (nếu cần).
- Có hồ sơ, chính sách quy định rõ ràng về chương trình quà tặng, tri ân.
Xem thêm: Thông tư thuế GTGT mới nhất 2025: Cập nhật hướng dẫn chi tiết
Cách hạch toán hàng biếu tặng theo quy định hiện hành
Việc hạch toán hàng biếu tặng cần tách biệt rõ ràng giữa giá vốn, thuế GTGT (đầu ra) và chi phí bán hàng.
Hạch toán giá vốn, thuế GTGT và thuế TNDN khi xuất hàng biếu tặng
1. Xuất hóa đơn: Hàng biếu tặng phải xuất hóa đơn với giá tính thuế GTGT là giá bán thông thường, còn cột Tổng tiền thanh toán là 0 đồng hoặc ghi rõ là “Hàng tặng, không thu tiền”.
2. Hạch toán Thuế GTGT đầu ra:
- Giá tính thuế GTGT đầu ra là giá bán của sản phẩm, áp dụng thuế suất thông thường.
- Đây là nghĩa vụ thuế, DN không được hạch toán khoản thuế này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
3. Hạch toán Chi phí TNDN (Giá vốn):
- Giá vốn (giá gốc) của hàng biếu tặng sẽ được hạch toán vào Chi phí bán hàng (TK 641) hoặc Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), tùy thuộc mục đích tặng (quảng cáo, tri ân khách hàng, hay quà cho nội bộ).
- Khoản chi phí này là chi phí hợp lệ nếu thỏa mãn điều kiện chứng từ đầy đủ và không vượt định mức (nếu có).
Xem thêm: Luật thuế GTGT số 48/2024/QH15: Quy định mới và tác động đến doanh nghiệp
Ví dụ định khoản cụ thể cho hàng biếu tặng khách hàng, nhân viên
Giả sử DN xuất lô hàng tồn kho A để biếu tặng khách hàng:
- Giá vốn thực tế của lô hàng A (ghi nhận tại TK 156): 10.000.000 VNĐ.
- Giá bán tương đương (làm căn cứ tính Thuế GTGT): 12.000.000 VNĐ.
- Thuế suất GTGT: 10%.
- Thuế GTGT đầu ra phải nộp: $12.000.000 \times 10\% = **1.200.000 VNĐ**$.
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có | Số tiền | Nội dung |
| 1. Ghi nhận giá vốn vào chi phí (Hạch toán TNDN) | TK 641 (Chi phí bán hàng) | TK 156 (Hàng hóa) | 10.000.000 | Chuyển giá vốn hàng biếu tặng vào chi phí hợp lệ. |
| 2. Ghi nhận Thuế GTGT đầu ra | TK 641 (Chi phí bán hàng) | TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) | 1.200.000 | Ghi nhận Thuế GTGT đầu ra phải nộp trên giá bán hàng tặng. |
| TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) | TK 641 (Chi phí bán hàng) | 1.200.000 | Ghi nhận thuế GTGT đầu vào tương ứng được khấu trừ. |
Lưu ý quan trọng: Theo quy định mới nhất, đối với Thuế GTGT đầu ra phát sinh từ hàng biếu tặng, DN được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với hàng hóa đó (Nợ TK 133/Có TK 3331).
Lưu ý và kinh nghiệm thực tế khi xử lý hàng biếu tặng
Sai sót thường gặp khi kê khai và hạch toán hàng biếu tặng
Không xuất hóa đơn: Đây là lỗi phổ biến nhất, dẫn đến vi phạm quy định về hóa đơn và không có căn cứ để tính chi phí TNDN hợp lệ.
Không tính Thuế GTGT đầu ra: Bỏ sót nghĩa vụ tính thuế GTGT trên giá bán thông thường của hàng biếu tặng, dẫn đến bị truy thu và phạt.
Thiếu hồ sơ pháp lý: Thiếu các Quyết định, Chính sách, Danh sách người nhận quà, Biên bản giao nhận hàng tặng. Nếu thiếu, chi phí sẽ bị loại trừ khi tính thuế TNDN.
Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lệ và tuân thủ quy định thuế
Hoàn thiện Hồ sơ: Bắt buộc phải có Quyết định về chương trình biếu tặng/khuyến mại, danh sách người nhận quà và chứng từ xuất kho/hóa đơn đầu ra (kể cả khi giá trị thanh toán là 0 đồng).
Tối ưu Chi phí TNDN: Đảm bảo giá vốn hàng tặng được hạch toán vào TK 641/642 có chứng từ hợp lệ.
Phân biệt rõ ràng: Phân biệt hàng tặng với hàng mẫu (đã đăng ký với cơ quan quản lý), hàng khuyến mại (đã đăng ký theo Luật Thương mại) để được hưởng chính sách thuế GTGT ưu đãi hơn (có thể không phải tính GTGT đầu ra).
Xem thêm: Lợi nhuận sau thuế là gì? Cách tính lợi nhuận sau thuế TNDN
Việc hạch toán hàng biếu tặng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn. Hàng biếu tặng phải xuất hóa đơn và phải tính Thuế GTGT đầu ra trên giá bán thông thường (trừ trường hợp đặc biệt). Bằng cách hoàn thiện đầy đủ hồ sơ và chứng từ (Quyết định tặng quà, Danh sách người nhận, Hóa đơn đầu ra), doanh nghiệp sẽ đảm bảo giá vốn hàng biếu tặng được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, tránh bị truy thu và phạt.
