Hạch toán ạm ứng lương là công việc quan trọng trong quy trình kế toán của doanh nghiệp. Công việc này sẽ đảm bảo sự minh bạch và cân đối tài chính khi chi trả lương. Đồng thời đảm bảo hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số kế toán viên có thể chưa nắm rõ về công việc này. Từ đó dẫn đến sai sót và khiến cho doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro về tài chính. Vậy khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên cần lưu ý những điều nào? Hãy cùng Kế toán ATS phân tích chi tiết trong bài viết này
Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là gì?
Tạm ứng lương là một khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả trước cho nhân viên trước kỳ trả lương chính thức. Đây là một phần của chính sách quản lý nhân sự. Thông qua đó giúp hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp cần thiết. Số tiền tạm ứng này sẽ được khấu trừ vào lương chính thức của nhân viên. Việc khấu trừ này sẽ được thực hiện trong kỳ trả lương tiếp theo.
Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là việc ghi nhận các khoản tạm ứng này. Việc ghi nhận sẽ được thực hiện vào hệ thống kế toán của công ty. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo thông tin thể hiện đầy đủ và chính xác. Đặc biệt trong báo cáo tài chính (BCTC), đồng thời hỗ trợ việc quản lý tài chính nội bộ.
Khi khoản tạm ứng lương được cấp, nó được ghi nhận như một khoản nợ phải thu từ nhân viên. Lúc này công ty có quyền thu hồi thông qua việc khấu trừ từ lương chính thức. Hạch toán này không chỉ đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Nó còn giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các khoản chi trả tạm ứng một cách minh bạch.
Nguyên tắc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Trong kế toán doanh nghiệp, tài khoản 141 được sử dụng để phản ánh các khoản tạm ứng mà doanh nghiệp cấp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này. Đây là một công cụ quan trọng trong việc ghi nhận, quản lý hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên. Đồng thời theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản tạm ứng được định nghĩa là tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp cấp cho người lao động để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, hoặc các công việc được giao khác. Để thực hiện việc tạm ứng, người lao động phải lập giấy đề nghị tạm ứng. Trong đó nêu rõ mục đích sử dụng và nhiệm vụ cụ thể. Giấy này cần được ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt trước khi giải ngân.
Đối tượng nhận tạm ứng phải là người lao động đang làm việc trong doanh nghiệp. Các khoản tiền tạm ứng chỉ được sử dụng đúng mục đích. Đồng thời không được phép chuyển giao cho người khác sử dụng.
Người lao động nhận tạm ứng có trách nhiệm hoàn trả hoặc quyết toán toàn bộ số tiền đã nhận:
- Nếu không sử dụng hoặc sử dụng không hết: Phần tiền còn lại phải được nộp vào quỹ của doanh nghiệp.
- Nếu không hoàn trả: Khoản tiền chưa được hoàn lại quỹ sẽ được khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động trong kỳ trả lương tiếp theo.
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng. Kèm theo đầy đủ các chứng từ, hóa đơn gốc để làm cơ sở cho việc quyết toán.
Những lưu ý và lỗi sai khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Sử dụng sai tài khoản khi hạch toán tạm ứng lương
Một sai lầm phổ biến trong kế toán là hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên vào tài khoản 111 (Tiền mặt) thay vì tài khoản 141 (Tạm ứng). Điều này phản ánh việc kế toán chưa nắm vững các quy định về sử dụng tài khoản phù hợp. Việc sử dụng sai tài khoản không chỉ gây nhầm lẫn trong việc ghi nhận. Nó còn tạo khó khăn trong xác định nguồn gốc và mục đích sử dụng của khoản tạm ứng. Lỗi này có thể ảnh hưởng đến tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính. Đồng thời làm phức tạp quy trình quản lý tài chính nội bộ.
Xác định sai đối tượng và mục đích sử dụng tạm ứng
Khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, việc xác định đúng đối tượng và mục đích sử dụng là rất quan trọng. Theo quy định, tạm ứng lương chỉ áp dụng cho nhân viên của công ty. Đồng thời nó không dành cho các đối tượng khác. Ngoài ra, khoản tạm ứng phải được sử dụng đúng với mục đích đã được phê duyệt. Thông thường, chúng liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Hoặc các công việc cụ thể đã được ban lãnh đạo thông qua bằng văn bản. Sai sót trong xác định đối tượng và mục đích có thể dẫn đến chi trả sai mục đích. Thậm chí gây khó khăn trong việc quyết toán.
Hạch toán sai khi tạm ứng mua hàng
Trong trường hợp tạm ứng tiền để phục vụ việc mua hàng, kế toán cần phân biệt rõ ràng giữa hai tình huống:
- Tạm ứng cho nhà cung cấp: Nếu khoản tiền được ứng trực tiếp cho nhà cung cấp để mua hàng hóa hoặc dịch vụ, cần sử dụng tài khoản 331 (Phải trả người bán).
- Tạm ứng cho nhân viên mua hàng: Nếu khoản tiền được cấp cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ mua hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh, phải sử dụng tài khoản 141 (Tạm ứng).
Việc nhầm lẫn giữa hai tài khoản này có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính. Từ đó gây nhầm lẫn trong theo dõi công nợ và khó khăn khi thực hiện kiểm toán.
Hồ sơ hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên gồm những gì
Việc kiểm soát hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng là một phần quan trọng trong công tác kế toán. Việc này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính. Hồ sơ này được chia thành hai phần chính: hồ sơ tạm ứng và hồ sơ hoàn ứng. Trong đó mỗi phần bao gồm các tài liệu cụ thể phục vụ việc theo dõi và quyết toán.
Hồ sơ tạm ứng
Hồ sơ tạm ứng ghi nhận các tài liệu liên quan đến việc cấp tiền. Hoặc vật tư cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được giao. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng: Văn bản do người lao động lập. Nêu rõ số tiền, mục đích, và công việc cụ thể cần tạm ứng.
- Phiếu chi (tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (chuyển khoản): Chứng từ thể hiện việc giải ngân khoản tạm ứng.
- Chứng từ kèm theo (nếu có): Các tài liệu bổ sung để làm rõ mục đích tạm ứng, bao gồm:
- Trường hợp mua vật tư, hàng hóa: Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán (nếu có).
- Trường hợp đi công tác: Thư mời, quyết định cử đi công tác. Kế hoạch công tác hoặc các tài liệu liên quan khác.
Hồ sơ hoàn ứng
Hồ sơ hoàn ứng phản ánh việc quyết toán khoản tạm ứng sau khi nhiệm vụ đã hoàn thành. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Văn bản xác nhận số tiền đã sử dụng. Cùng với đó là phần chênh lệch (nếu có).
- Chứng từ hóa đơn: Bao gồm Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng (GTGT), bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu. Chứng từ xác thực các chi phí đã phát sinh và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Trường hợp chi thêm: Một số trường hợp khoản chi thực tế vượt quá số tiền đã tạm ứng. Lúc này hồ sơ cần bổ sung phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để ghi nhận phần chi thêm.
- Trường hợp thu lại tiền dư: Một số trường hợp số tiền đã tạm ứng lớn hơn khoản chi thực tế. Lúc này người nhận tạm ứng phải hoàn trả phần chênh lệch. Kèm theo phiếu thu hoặc giấy nộp tiền để ghi nhận khoản hoàn trả này.
- Chứng từ khác (nếu có): Bất kỳ tài liệu bổ sung nào khác. Từ đó giúp làm rõ các khoản chi và việc hoàn ứng.
Xem thêm:
- Chi phí bóc dỡ cho vào tài khoản nào? Cách định khoản chi tiết
- Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách chi tiết nhất
Trên đây là những điều cần biết về việc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên. Cùng với đó là những lưu ý và lỗi sai thường gặp khi hạch toán. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
