Hiện nay, hạch toán là công việc quản lý tài chính quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp nào. Việc này đảm bảo sự chính xác và minh bạch các khoản chi theo quy định của pháp luật. Trong đó những công việc tiếp khách của doanh nghiệp cũng cần phải được hạch toán. Thông qua đó đảm bảo rằng những chi phí phục vụ ăn uống tiếp khách đúng quy định và đúng lượng. Vậy hạch toán chi phí tiếp khách vào tài khoản nào? Hạch toán ra sao? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Chi phí tiếp khách là gì?
Chi phí tiếp khách là một trong những khoản chi phí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là khoản chi duy trì và mở rộng mối quan hệ đối tác, khách hàng và các cơ quan. Các chi phí này bao gồm các khoản chi tiêu như chi phí ăn uống, quà tặng. Ngoài ra là hoa, vé xem phim, hoặc vé tham dự các sự kiện biểu diễn.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì nhiều mối quan hệ. Việc tiếp khách đóng vai trò then chốt trong việc củng cố những mối quan hệ này. Đây không chỉ đơn thuần là cơ hội để giao tiếp, trao đổi thông tin và đàm phán hợp đồng. Việc tiếp khách còn giúp doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm với đối tác. Thông qua đó, doanh nghiệp xây dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.
Chi phí tiếp khách, theo quy định pháp luật, được coi là hợp lý và cần thiết với doanh nghiệp. Đặc biệt khi đóng góp vào việc xây dựng các mối quan hệ kinh doanh bền vững. Từ đó giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và thành công hơn trong dài hạn.
Các quy định về chi phí tiếp khách
Để chi phí tiếp khách được công nhận là một khoản chi phí quản lý kinh doanh và được ghi vào hệ thống kế toán, cần tuân thủ một số điều kiện cụ thể:
- Chi phí tiếp khách phải liên quan trực tiếp với doanh nghiệp. Đồng thời khoản chi này phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đối với hóa đơn giấy, phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Đối với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bao gồm các thông tin chi tiết và đầy đủ về chi phí tiếp khách.
- Cần có chứng từ thanh toán qua ngân hàng các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả VAT). Những khoản chi từ 20 triệu không được thanh toán bằng tiền mặt.
- Cần có bill thanh toán và đơn hàng đi kèm.
- Phải có phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt trước giữa doanh nghiệp và nhà hàng.
- Yêu cầu có biên bản thanh lý hợp đồng.
- Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu thu tiền. Hoặc Chi phí tiếp khác thực tế phát sinh từ giao dịch. Những chi phí này liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hồ sơ hóa đơn tiếp khách hợp lệ bao gồm các yếu tố sau đây:
- Hóa đơn thanh toán hoặc hóa đơn. Áp dụng trong bất kỳ hình thức hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng dịch vụ.
- Hóa đơn có thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
- Danh sách chi tiết chi phí phát sinh, bao gồm các món ăn.
- Xác nhận về các hợp đồng giá dịch vụ nếu đã được đặt trước.
- Giấy xác nhận, biên lai khi thanh lý hợp đồng.
- Trong trường hợp thanh toán bằng thẻ hoặc tiền mặt, cần có hóa đơn và biên lai đi kèm.
Hạch toán chi phí tiếp khách là tài khoản nào?
Theo Thông tư 133 và Thông tư 200, chi phí tiếp khách được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong quá trình hạch toán, bên nợ bao gồm:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ theo thực tế.
- Số dự phòng phải trả, phải thu khó đòi. Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này so với số dự phòng đã lập trong kỳ trước. Tuy nhiên số dự phòng này chưa sử dụng hết.
Bên có bao gồm:
- Các Tài khoản được giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Hoàn nhập số dự phòng phải trả và số dự phòng phải thu khó đòi.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Cần lưu ý rằng Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Việc này đảm bảo tính chính xác trong quá trình hạch toán và báo cáo tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện quản lý chi phí một cách hiệu quả. Đồng thời đảm bảo sự tin cậy theo quy định kế toán hành chính và pháp lý.
Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách chi tiết cho từng trường hợp
Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Theo quy định của Thông tư 200 và Thông tư 133, việc hạch toán chi phí tiếp khách trong doanh nghiệp được thực hiện như sau:
- Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng.
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ.
- Có TK 111/112/131: Số tiền thanh toán (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả người bán).
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế GTGT là 200.000 đồng. Chi phí tiếp khách:
- Nợ TK 642: 2.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 200.000 đồng
- Có TK 111/112/131: 2.200.000 đồng
Hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách theo Quyết định 48
Đối với Quyết định 48, chi phí tiếp khách cũng được hạch toán theo các tài khoản tương tự, cụ thể như sau:
- Nợ TK 6421/6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT.
- Có TK 111/112/131: Tổng số tiền phải thanh toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 1.500.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế GTGT là 150.000 đồng. Chi phí tiếp khách:
- Nợ TK 6421 (hoặc TK 6422): 1.500.000 đồng
- Nợ TK 1331: 150.000 đồng
- Có TK 111/112/131: 1.650.000 đồng
Hạch toán chi phí tiếp khách không có hóa đơn
Khi chi phí tiếp khách không có hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn cụ thể. Từ đó đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong sổ sách kế toán. Các bước thực hiện bao gồm:
- Lập chứng từ thay thế: Nếu không có hóa đơn, cần lập biên bản chi tiêu, phiếu chi. Hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách. Các chứng từ này phải được ký nhận bởi người có thẩm quyền.
- Ghi sổ kế toán: Ghi nhận chi phí tiếp khách vào các tài khoản phù hợp. Ví dụ như TK 641 – Chi phí bán hàng hoặc TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lưu trữ biên bản chi tiêu: Các biên bản chi tiêu cần được ký xác nhận. Việc ký thực hiện bởi người chịu trách nhiệm và người nhận chi phí.
- Giấy tờ liên quan: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu như thư mời, danh sách khách mời. Cùng với đó là các chứng từ khác để chứng minh mục đích hợp lệ của chi phí tiếp khách.
- Mục đích hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí tiếp khách phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có liên quan đến các công việc cụ thể.
- Đủ điều kiện khấu trừ thuế: Chỉ những chi phí tiếp khách có chứng từ hợp lệ mới được phép khấu trừ thuế theo quy định pháp luật.
- Theo dõi chi phí: Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao chi phí tiếp khách. Từ đó đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến.
- Báo cáo tài chính: Các chi phí tiếp khách cần được cập nhật đầy đủ vào báo cáo tài chính. Tất cả tuân theo các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Xem thêm:
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Trên đây là những điều cần biết về việc hạch toán chi phí tiếp khách cho doanh nghiệp. Cùng với đó là hướng dẫn hạch toán cho từng trường hợp cụ thể. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
