Trong quá trình kinh doanh thì việc kiểm kê tài sản và hàng hóa là công việc rất quan trọng. Việc này sẽ đảm bảo chất lượng và giá trị hàng hóa có thay đổi so với lúc trước không. Thông qua đó đảm bảo sự minh bạch và phù hợp về tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số trường hợp thực hiện kiểm kê phát hiện thiếu hàng hóa và tài sản. Vậy trong thực tế kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân phải làm sao? Hãy cùng Kế toán ATS giải đáp chi tiết trong bài viết này
Vì sao doanh nghiệp thực hiện kiểm kê phát hiện thiếu
Trước khi tìm hiểu kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân phải làm sao thì cần biết nguyên nhân cơ bản. Kiểm kê hàng hóa là quy trình quan trọng với doanh nghiệp. Việc này sẽ đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho và tình hình tài chính. Tuy nhiên, thực tế thường xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi kiểm kê. Nguyên nhân chính có thể bao gồm:
- Không cập nhật kịp thời hoặc chính xác các giao dịch nhập kho, xuất kho. Dẫn đến chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế.
- Việc bố trí kho bãi lộn xộn, không đánh dấu rõ ràng hoặc sai nhãn mác. Từ đó khiến việc kiểm đếm dễ bị nhầm lẫn.
- Nhân viên có thể nhập nhầm số lượng, đơn giá hoặc thông tin giao dịch khác.
- Sản phẩm bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không phù hợp. Ví dụ như ẩm mốc, nhiệt độ không đạt yêu cầu, côn trùng xâm nhập.
- Hàng hóa có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng khi di chuyển giữa các kho hoặc giao hàng.
- Sự thiếu giám sát và kiểm tra định kỳ tạo cơ hội cho các hành vi không trung thực.
- Kiểm kê không được thực hiện đúng quy trình. Chẳng hạn như kiểm sót hoặc nhầm lẫn số lượng hàng hóa thực tế.
- Nhân sự không đủ hoặc không được đào tạo bài bản dẫn đến sai sót trong quy trình kiểm kê.
- Các giao dịch nhập hoặc xuất kho có thể không được ghi nhận kịp thời. Từ đó dẫn đến thiếu hụt số liệu so với thực tế.
- Việc không thực hiện kiểm kê thường xuyên khiến khó phát hiện sớm các vấn đề trong kho hàng.
Kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân phải làm sao?
Lập biên bản kiểm kê phát hiện thiếu tài sản hàng hóa
Khi tiến hành kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân, kế toán cần thực hiện các bước sau để xử lý tình huống này một cách chính xác và đầy đủ:
- Ghi nhận số lượng và giá trị tài sản cố định thiếu hụt.
- Lập biên bản kiểm kê chi tiết, mô tả rõ ràng hiện trạng và tình hình thiếu hụt tài sản cố định
- Các yếu tố cần nếu bao gồm thời điểm phát hiện, các tài sản liên quan, và nguyên nhân chưa xác định.
Hướng dẫn hạch toán kiểm kê tài sản thiếu chi tiết
Hạch toán tạm thời tài sản thiếu chờ xử lý:
- Nợ tài khoản 214: Giá trị hao mòn lũy kế của tài sản cố định thiếu.
- Nợ tài khoản 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu, đang chờ xử lý.
- Có tài khoản 211: Nguyên giá của tài sản cố định thiếu.
Xác định nguyên nhân và xử lý tài sản cố định thiếu:
- Trường hợp 1: Xác định được lỗi do người chịu trách nhiệm quản lý tài sản. Ví dụ như nhân viên, bộ phận quản lý:
- Nợ tài khoản 1388: Phải thu khác, giá trị bồi thường từ người chịu trách nhiệm quản lý tài sản.
- Có tài khoản 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu đang chờ xử lý.
- Trường hợp 2: Không thể xác định nguyên nhân. Hoặc không tìm ra đối tượng chịu trách nhiệm bồi thường:
- Nợ tài khoản 811: Chi phí khác, ghi nhận giá trị tài sản thiếu không thể thu hồi.
- Có tài khoản 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu đang chờ xử lý.
- Trường hợp 3:Tài sản cố định thiếu do nguyên nhân bất khả kháng. Ví dụ như thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp, v.v. và có bảo hiểm bồi thường:
- Nợ tài khoản 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường từ công ty bảo hiểm. Áp dụng tùy theo hình thức thanh toán.
- Có tài khoản 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu đang chờ xử lý.
- Nợ tài khoản 811: Phần giá trị còn lại của tài sản thiếu. Phần giá trị này chưa được bảo hiểm bồi thường.
- Có tài khoản 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu chưa được xử lý.
Cách hạch toán tài sản thiếu khi có quyết định xử lý ngay
Vừa rồi chúng ta đã biết được rằng kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân phải làm sao. Vậy khi có quyết định xử lý ngay tài sản và hàng hóa thiếu phải hạch toán như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu tại đây
Đối với tài sản thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh
Kế toán ghi nhận các bút toán sau:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141): Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định thiếu.
- Nợ các TK 111, 112, 334, 1388: Phản ánh số tiền bồi thường từ người có lỗi. Áp dụng khi xác định được đối tượng chịu trách nhiệm.
- Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu: Nếu có sự cho phép ghi giảm vốn đầu tư của chủ sở hữu.
- Nợ TK 811 – Chi phí khác: Ghi nhận chi phí phát sinh. Áp dụng doanh nghiệp phải chịu tổn thất do tài sản cố định thiếu.
- Có TK 211 hoặc Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình: Phản ánh nguyên giá tài sản cố định thiếu.
Đối với tài sản thiếu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án
Kế toán thực hiện các bút toán sau:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141): Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định thiếu.
- Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu. Ở đây là giá trị chưa được khấu hao.
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá): Ghi nhận nguyên giá tài sản cố định thiếu.
Đối với phần giá trị còn lại thiếu phải thu hồi theo quyết định xử lý, kế toán thực hiện:
- Nợ các TK 111, 112, 1388: Phản ánh số tiền phải thu từ người có lỗi. Áp dụng khi người có lỗi phải bồi thường.
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Ghi nhận giá trị trừ vào lương của người lao động. Áp dụng khi tài sản thiếu là do lỗi của họ.
- Có các TK liên quan: Ghi nhận số tiền thu hồi theo quyết định xử lý cụ thể.
Đối với tài sản thiếu dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi
Kế toán thực hiện các bút toán phản ánh giảm tài sản như sau:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141): Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định thiếu.
- Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Ghi nhận giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu. Áp dụng khi phần tài sản đó đã được hình thành từ quỹ phúc lợi.
- Có TK 211 hoặc Có TK 2111 – TSCĐ hữu hình: Phản ánh nguyên giá tài sản cố định thiếu.
Đối với phần giá trị còn lại của tài sản thiếu phải thu hồi theo quyết định xử lý, kế toán ghi nhận:
- Nợ các TK 111, 112, 1388: Ghi nhận số tiền phải thu từ người có lỗi. Áp dụng khi người có lỗi phải bồi thường.
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Trừ vào lương của người lao động. Áp dụng khi tài sản thiếu là do lỗi của họ.
- Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi: Ghi nhận giá trị thu hồi từ quỹ phúc lợi
Xem thêm:
- Kiểm kê phát hiện thừa tài sản cố định xử lý như thế nào?
- Biên bản cấn trừ công nợ 3 bên theo quy định mới nhất
Trên đây là những điều cần biết về việc kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân phải làm sao. Cùng với đó là cách hạch toán khi tài sản thiếu có quyết định xử lý ngay. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
