Trong hệ thống quản lý thuế của Việt Nam, mỗi người nộp thuế đều được cấp một mã số thuế (MST) để phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, không phải lúc nào mã số thuế cũng ở trạng thái “hoạt động”. Có nhiều trường hợp, mã số thuế bị tạm ngừng hoặc chuyển sang các trạng thái đặc biệt để phản ánh tình hình thực tế của người nộp thuế. Một trong số đó là mã số thuế trạng thái 03 – “ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ mã số thuế trạng thái 03 là gì, nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, cũng như quy trình khôi phục trong trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn tiếp tục hoạt động trở lại.
Mã số thuế trạng thái 03 là gì?
Theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC, mã số thuế trạng thái 03 thể hiện rằng người nộp thuế (NNT) đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất các thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoặc cá nhân vẫn còn tồn tại trong hệ thống quản lý thuế, song chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc các bước pháp lý cần thiết để đóng mã số thuế.
Trạng thái này thường xuất hiện khi người nộp thuế đang trong quá trình tái cấu trúc, giải thể hoặc thay đổi loại hình hoạt động, dẫn đến việc tạm ngừng nhưng chưa hoàn tất hồ sơ với cơ quan thuế.
So với các trạng thái khác:
- Trạng thái 01: Mã số thuế đang hoạt động bình thường.
- Trạng thái 02: Người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh có thời hạn.
- Trạng thái 05: Mã số thuế đã bị chấm dứt hiệu lực hoàn toàn.
Thì trạng thái 03 nằm ở khoảng giữa — doanh nghiệp không còn hoạt động nhưng vẫn “chưa đóng xong” mã số thuế.
Xem thêm: Những cách tra cứu mã số thuế cá nhân nhanh nhất hiện nay
Những nguyên nhân phổ biến khiến mã số thuế rơi vào trạng thái 03
Có nhiều lý do khiến mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân bị chuyển sang mã số thuế trạng thái 03, bao gồm:
- Doanh nghiệp tái cơ cấu hoặc tổ chức lại
Trường hợp doanh nghiệp tiến hành chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất, họ sẽ phải tạm dừng hoạt động để làm thủ tục chấm dứt mã số thuế cũ trước khi cấp mã số mới cho đơn vị sau sáp nhập.
- Cá nhân chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự
Nếu cá nhân có mã số thuế qua đời hoặc bị tuyên bố mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, cơ quan thuế sẽ đưa mã số thuế về trạng thái 03 cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ thuế còn tồn đọng.
- Doanh nghiệp, hợp tác xã chờ giải thể
Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể nhưng chưa hoàn thiện nghĩa vụ thuế. Khi đó, cơ quan thuế sẽ tạm đưa mã số thuế về trạng thái 03 cho đến khi hoàn tất quy trình giải thể chính thức.
- Trường hợp doanh nghiệp đã phá sản nhưng chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế
Mặc dù tòa án đã có quyết định tuyên bố phá sản, nhưng nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, mã số thuế vẫn chưa thể bị xóa mà chỉ chuyển sang trạng thái “ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt hiệu lực”.
- Bị thu hồi giấy phép hoạt động
Khi doanh nghiệp bị cơ quan chức năng thu hồi giấy phép do vi phạm pháp luật hoặc do bị cưỡng chế nợ thuế, mã số thuế cũng sẽ được đưa về trạng thái 03 cho đến khi hoàn tất các thủ tục cần thiết.
- Đơn vị phụ thuộc hoặc mã số nộp thay
Trường hợp đơn vị phụ thuộc hoặc chi nhánh có công ty mẹ đang làm thủ tục chấm dứt mã số thuế thì các mã phụ thuộc này cũng sẽ tự động được chuyển về trạng thái 03.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ngừng hoạt động
Khi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tạm ngừng hoặc giải thể mà chưa hoàn thiện hồ sơ chấm dứt mã số thuế, trạng thái 03 sẽ được áp dụng.
- Hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp nhỏ và vừa
Trong quá trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, mã số thuế cá nhân cũ sẽ tạm ngừng ở trạng thái 03 cho đến khi hoàn tất thủ tục cấp mã số thuế mới cho doanh nghiệp.
Quy trình khôi phục mã số thuế trạng thái 03
Quy trình khôi phục mã số thuế được hướng dẫn tại Mục V – Quy trình quản lý đăng ký thuế, ban hành kèm Quyết định 329/QĐ-TCT năm 2014 của Tổng cục Thuế. Việc khôi phục mã số thuế ở trạng thái 03 được thực hiện trong hai trường hợp cụ thể như sau:
Khôi phục theo đề nghị của người nộp thuế
Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn hoạt động trở lại, họ có thể gửi đơn đề nghị khôi phục mã số thuế tới cơ quan thuế.
- Bước 1: Bộ phận Đăng ký thuế (ĐKT) tiếp nhận hồ sơ, lập phiếu đề nghị xử lý theo mẫu 04/QTr-ĐKT và chuyển cho bộ phận kiểm tra.
- Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, bộ phận kiểm tra thực hiện rà soát, xác minh thông tin và gửi kết quả kèm đề nghị khôi phục lại mã số thuế cho bộ phận ĐKT.
- Bước 3: Bộ phận ĐKT trình lãnh đạo Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế ký thông báo khôi phục trạng thái mã số thuế.
- Bước 4: Sau khi có phê duyệt, mã số thuế của người nộp thuế sẽ được kích hoạt trở lại và chuyển về trạng thái “hoạt động bình thường”.
Khôi phục do cơ quan thuế đóng nhầm
Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể đóng nhầm mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Khi phát hiện sai sót, quy trình khôi phục được thực hiện như sau:
- Bộ phận ĐKT lập tờ trình nêu rõ lý do đóng nhầm và đề xuất phương án khôi phục.
- Sau khi lãnh đạo Cục/Chi cục Thuế phê duyệt, bộ phận ĐKT sẽ tiến hành khôi phục lại trạng thái mã số thuế cho người nộp thuế bị ảnh hưởng.
Rà soát định kỳ các trường hợp trạng thái 03
Định kỳ hàng tháng, bộ phận ĐKT có trách nhiệm rà soát danh sách người nộp thuế đang ở trạng thái 03. Những trường hợp chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế sẽ được chuyển sang bộ phận kiểm tra để đôn đốc và hướng dẫn người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Một số lưu ý quan trọng khi khôi phục mã số thuế
Người nộp thuế cần hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ tài chính trước khi gửi đề nghị khôi phục.
Hồ sơ khôi phục phải đúng biểu mẫu và gửi đúng cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
Sau khi mã số thuế được khôi phục, doanh nghiệp cần cập nhật lại trạng thái hoạt động trên hệ thống đăng ký kinh doanh (nếu có) để đồng bộ dữ liệu.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, cần kiểm tra xem các mã số phụ có bị ảnh hưởng hay không để xử lý đồng thời.
Có thể bạn quan tâm:
Khi nào cơ quan thuế xuống quyết toán doanh nghiệp?
Mã số thuế trạng thái 03 là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp hoặc cá nhân đã ngừng hoạt động nhưng vẫn chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế. Đây là trạng thái trung gian, đòi hỏi người nộp thuế cần sớm hoàn thiện nghĩa vụ tài chính hoặc thực hiện khôi phục nếu muốn tiếp tục hoạt động.
Việc nắm rõ quy trình khôi phục mã số thuế trạng thái 03 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị gián đoạn kinh doanh, mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành. Hy vọng bài viết của Kế Toán ATS hữu ích với bạn!
