Việc xác nhận công nợ là công việc cần thiết để kiểm soát các khoản nợ của doanh nghiệp. Công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp biết rõ những khoản nợ chưa thanh toán. Thông qua đó hẹn lịch và thời gian đầy đủ việc thực hiện thành toán những khoản này. Trong đó, để đảm bảo sự chính xác và minh bạch cần có biên bản. Vậy biên bản xác nhận công nợ của doanh nghiệp theo quy định gồm những gì? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết biên bản trong bài viết dưới đây
Khi nào cần thực hiện lập biên bản xác nhận công nợ?
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công nợ là các khoản tiền chưa được thanh toán. Khoản này phát sinh từ việc mua bán sản phẩm, hàng hóa. Hoặc cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và các đối tác. Công nợ có thể được phân thành hai loại chính:
- Công nợ phải thu: Là các khoản tiền doanh nghiệp chưa thu từ khách hàng. Khoản này sau khi bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
- Công nợ phải trả: Là các khoản tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp liên quan đến vật tư. Ngoài ra là nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ hoặc công cụ dụng cụ mà chưa thanh toán.
Ngoài phạm vi doanh nghiệp, trong đời sống, công nợ còn được hiểu là các khoản vay. Khoản này mượn chưa được thanh toán giữa cá nhân với cá nhân hoặc giữa tổ chức với tổ chức.
Biên bản xác nhận công nợ được sử dụng khi cần xác minh. Đồng thời thống nhất lại chính xác các khoản nợ giữa các bên liên quan. Đây là tài liệu chính thức được lập sau khi các bên đã đối chiếu số liệu. Từ đó giúp làm rõ các khoản phải thu, phải trả và cam kết về thời gian thanh toán.
Các bước thực hiện xác nhận công nợ đầy đủ nhất
Để thực hiện và lập biên bản xác nhận công nợ hiệu quả và đảm bảo tính chính xác, quy trình cần tuân theo các bước sau:
- Kiểm tra và tổng hợp số liệu công nợ: Thu thập và tổng hợp dữ liệu công nợ. Dự liệu này từ hệ thống kế toán doanh nghiệp. Liên hệ với các bên liên quan để đối chiếu và xác minh các tài liệu, số liệu.
- Đối chiếu số liệu: So sánh số liệu thu thập được với dữ liệu kế toán nội bộ. Xác định và giải quyết bất kỳ sự khác biệt nào giữa các bên. Thông qua đó đảm bảo số liệu trùng khớp.
- Lập Biên bản xác nhận: Biên bản này chính thức ghi nhận kết quả xác nhận giữa các bên. Nội dung biên bản cần bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên liên quan. Số tiền nợ phải thu, phải trả, Ngày xác nhận. Chữ ký và con dấu (nếu có) của các bên liên quan.
- Ký kết Biên bản: Gửi biên bản đến các bên để xem xét nội dung và ký kết. Đảm bảo tất cả các bên đều đồng thuận và xác nhận bằng văn bản.
- Lưu trữ và theo dõi: Lưu biên bản xác nhận vào hồ sơ kế toán của doanh nghiệp. Theo dõi các khoản nợ đã được xác nhận. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn.
- Báo cáo và giải quyết tranh chấp (nếu có): Báo cáo tình hình công nợ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Sử dụng Biên bản làm căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp, nếu xảy ra.
Mẫu biên bản xác nhận công nợ chi tiết theo quy định mới nhất
Mẫu biên bản xác nhận cho doanh nghiệp số 1
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho doanh nghiệp số 1: Tải mẫu tại đây
Mẫu biên bản xác nhận cho doanh nghiệp số 2
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho doanh nghiệp số 2: Tải mẫu tại đây
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân: Tải mẫu tại đây
Những lưu ý và giá trị pháp lý khi lập biên bản xác nhận công nợ
Giá trị pháp lý của biên bản xác nhận
Theo quy định, các thỏa thuận giữa các bên, ngoại trừ những hợp đồng thuộc lĩnh vực đặc thù được điều chỉnh bởi luật chuyên ngành, sẽ chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại. Trong trường hợp Luật Thương mại không có quy định, các bên có thể áp dụng tương ứng các quy định trong Bộ luật Dân sự hoặc các văn bản pháp luật liên quan khác.
Cần lưu ý rằng, giữa Luật Thương mại và Bộ luật Dân sự có nhiều điểm khác biệt đáng kể. Ví dụ, mức phạt vi phạm hợp đồng theo Luật Thương mại không được vượt quá 8% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm. Trong khi các quy định tương tự trong Bộ luật Dân sự có thể không giới hạn cụ thể.
Thông thường, các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ thanh toán, bao gồm các yếu tố như giá trị hợp đồng, thuế, chi phí phát sinh, hay phương thức thanh toán sẽ được nêu rõ trong hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, nhiều hợp đồng thương mại có thể thiếu sót trong việc xác định chi tiết như:
- Chi phí có bao gồm thuế hay không.
- Các khoản phí liên quan (như phí đi lại).
- Thông tin tài khoản ngân hàng của bên thụ hưởng.
- Trách nhiệm thanh toán phí ngân hàng.
Đặc biệt, đối với hợp đồng thương mại về dịch vụ hoặc công việc, các bên cần làm rõ nội dung công việc/dịch vụ là gì, phạm vi thực hiện, các công việc ngoài phạm vi (nếu có) và cách tính phí bổ sung. Ngoài ra, cần quy định chi tiết về thời gian, địa điểm, cách thức thực hiện. Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc/dịch vụ.
Những lưu ý khi lập biên bản xác nhận
Biên bản xác nhận công nợ không thuộc phần giấy vay nợ hoặc phụ lục của hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là tài liệu quan trọng để làm cơ sở xác định rõ ràng các vấn đề liên quan đến số nợ. Ngoài ra là thời gian thanh toán, lãi suất trả chậm, các điều khoản khác.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực của biên bản xác nhận công nợ, cần lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp: Cần ghi rõ mã số thuế, địa chỉ, thông tin đại diện pháp luật. Biên bản cần được ký bởi người đại diện pháp luật và đóng dấu đầy đủ.
- Đối với cá nhân: Ghi đầy đủ thông tin cá nhân. Ví dụ như số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, địa chỉ. Phải có chữ ký hoặc điểm chỉ để đảm bảo tính pháp lý.
- Không chỉ xác nhận số tiền còn nợ, biên bản nên đề cập rõ về thời hạn thanh toán. Mức lãi suất chậm trả (nếu có), và biện pháp xử lý trong trường hợp không thanh toán đúng hạn.
- Để tăng tính ràng buộc, biên bản có thể bổ sung thêm các điều khoản cam kết thực hiện nghĩa vụ thanh toán hoặc biện pháp xử lý tranh chấp
Xem thêm:
- Đối chiếu công nợ là gì? Nguyên tắc và quy trình mới nhất
- Chênh lệch đánh giá lại tài sản là gì? Cách hạch toán chi tiết
Trên đây là những mẫu biên bản xác nhận công nợ theo quy định mới nhất. Cùng với đó là những nguyên tắc và giá trị pháp lý của biên bản này. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế Toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
