Trong hoạt động kinh doanh, nợ quá hạn là một rủi ro tài chính mà hầu hết các doanh nghiệp (DN) đều phải đối mặt. Nợ quá hạn không chỉ làm tắc nghẽn dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán mà còn đe dọa trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín tín dụng của DN. Việc hiểu rõ nợ quá hạn là gì, nguyên nhân phát sinh và áp dụng các biện pháp xử lý, phòng ngừa hiệu quả là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhà quản lý tài chính. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, tác động và cung cấp các giải pháp quản trị nợ quá hạn chuyên nghiệp.
Khái niệm và đặc điểm của nợ quá hạn
Hiểu rõ cách phân loại nợ quá hạn là bước đầu tiên để xác định mức độ rủi ro và hành động phù hợp.
Định nghĩa nợ quá hạn trong kế toán và tín dụng doanh nghiệp
Trong Kế toán: Nợ quá hạn là các khoản phải thu (phải thu khách hàng, phải thu nội bộ…) mà bên nợ đã không thực hiện nghĩa vụ thanh toán hoặc trả nợ đúng thời hạn đã cam kết trong hợp đồng hoặc thỏa thuận.
Trong Tín dụng (Ngân hàng): Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước (thường là Thông tư 11/2021/TT-NHNN), nợ vay được coi là nợ quá hạn khi khách hàng không trả nợ gốc hoặc lãi đúng hạn đã thỏa thuận, quá 10 ngày kể từ ngày đến hạn trả nợ.
Dù là nợ phải thu (bên bán) hay nợ phải trả/nợ vay (bên mua/bên vay), khi thời gian cam kết đã hết mà nghĩa vụ chưa được hoàn thành, khoản nợ đó sẽ chuyển sang trạng thái quá hạn.
Xem thêm: Rà soát báo cáo tài chính: Quy trình cần thiết và hướng dẫn chi tiết
Phân biệt nợ quá hạn với nợ xấu và nợ nghi ngờ
Nợ quá hạn là cơ sở để phân loại nợ, nhưng không đồng nghĩa với nợ xấu ngay lập tức. Trong hệ thống phân loại nợ (CIC) và kế toán, có sự khác biệt rõ rệt:
| Loại Nợ | Thời gian Quá hạn | Mức độ Rủi ro (Dự phòng) | Phân loại Tín dụng |
| Nợ quá hạn (Nhóm 2) | Từ 10 đến dưới 90 ngày | Rủi ro thấp (Dự phòng cụ thể/chung thấp) | Nợ cần chú ý |
| Nợ nghi ngờ (Nhóm 4) | Từ 181 đến 360 ngày | Rủi ro cao | Nợ xấu |
| Nợ xấu (Nhóm 3, 4, 5) | Từ 90 ngày trở lên | Rủi ro rất cao | Nợ dưới tiêu chuẩn, Nợ nghi ngờ, Nợ có khả năng mất vốn |
Tóm lại, nợ quá hạn là trạng thái bất kỳ khoản nợ nào không trả đúng hạn. Nợ xấu là thuật ngữ tín dụng chỉ các khoản nợ đã quá hạn từ 90 ngày trở lên (Nhóm 3 trở lên), đòi hỏi phải trích lập dự phòng rủi ro lớn.
Nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và tác động đến tài chính doanh nghiệp
Việc xác định nguyên nhân giúp DN xây dựng biện pháp phòng ngừa trọng tâm và hiệu quả.
Các yếu tố chủ quan và khách quan gây phát sinh nợ quá hạn
| Yếu tố | Nguyên nhân Chủ quan (Từ phía DN) | Nguyên nhân Khách quan (Từ Môi trường/Khách hàng) |
| Bên Bán
(Phải thu) |
Chính sách tín dụng lỏng lẻo; Thiếu quy trình thẩm định khách hàng; Bộ phận thu hồi nợ thiếu chuyên nghiệp. | Khách hàng gặp khó khăn tài chính, phá sản; Thiên tai, dịch bệnh ảnh hưởng kinh doanh; Tranh chấp hợp đồng không thể giải quyết. |
| Bên Mua
(Phải trả/Vay) |
Lập kế hoạch dòng tiền kém; Sử dụng vốn sai mục đích; Quản lý tài sản (tồn kho, TSCĐ) không hiệu quả, không tạo ra dòng tiền. | Lãi suất thị trường tăng cao; Thay đổi chính sách thuế; Biến động tỷ giá bất lợi (đối với nợ ngoại tệ). |
Ảnh hưởng của nợ quá hạn đến dòng tiền, uy tín và khả năng vay vốn
Nợ quá hạn gây ra những hệ quả nghiêm trọng, đôi khi đe dọa sự tồn tại của DN:
Tắc nghẽn Dòng tiền (Cash Flow): Các khoản phải thu quá hạn khiến tiền không quay về kịp thời, gây ra thiếu hụt vốn lưu động, buộc DN phải vay nợ ngắn hạn với chi phí cao hơn.
Giảm Lợi nhuận và Tăng Chi phí: DN phải trích lập dự phòng nợ khó đòi (chi phí tài chính) theo quy định, trực tiếp làm giảm lợi nhuận. Chi phí thu hồi nợ cũng làm tăng gánh nặng hoạt động.
Mất Uy tín Tín dụng (CIC): Đặc biệt đối với nợ quá hạn của khoản vay (bên vay), việc bị xếp vào nhóm nợ xấu sẽ khiến DN bị hạn chế hoặc từ chối cấp tín dụng trong tương lai.
Méo mó Báo cáo Tài chính: Tỷ lệ nợ khó đòi cao làm xấu đi Bảng cân đối kế toán, gây khó khăn khi huy động vốn từ nhà đầu tư.
Biện pháp quản lý và xử lý nợ quá hạn hiệu quả
Quản lý nợ quá hạn đòi hỏi một quy trình chuẩn hóa từ phòng ngừa đến thu hồi.
Quy trình theo dõi, thu hồi và tái cấu trúc nợ trong doanh nghiệp
Theo dõi và Phân loại:
- Phân loại nợ: Phân loại nợ phải thu theo thời gian quá hạn (dưới 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, v.v.).
- Báo cáo cảnh báo sớm: Thiết lập hệ thống tự động cảnh báo ngay khi khoản nợ chuyển sang ngày quá hạn đầu tiên.
Thu hồi Nợ:
- Nợ mới quá hạn (dưới 60 ngày): Áp dụng biện pháp thân thiện (điện thoại, email nhắc nhở).
- Nợ khó đòi (trên 90 ngày): Sử dụng biện pháp cứng rắn hơn (công văn chính thức, thư cảnh cáo, đàm phán).
- Nợ nghi ngờ mất vốn (trên 360 ngày): Cân nhắc khởi kiện pháp lý hoặc bán nợ.
Tái cấu trúc Nợ (Nếu là nợ vay):
- Đối với nợ quá hạn của chính DN, cần chủ động đàm phán với ngân hàng để kéo dài kỳ hạn trả nợ, điều chỉnh lãi suất hoặc hoán đổi nợ thành vốn góp.
Xem thêm: Thu nhập bao nhiêu thì được hoàn thuế TNCN?
Giải pháp phòng ngừa nợ quá hạn thông qua chính sách tín dụng và quản trị rủi ro
Chính sách Tín dụng Khách hàng chặt chẽ:
- Thẩm định tín dụng: Thiết lập quy trình thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng mới (kiểm tra báo cáo tài chính, lịch sử tín dụng).
- Giới hạn tín dụng: Đặt hạn mức công nợ tối đa cho mỗi khách hàng và điều khoản thanh toán rõ ràng (ví dụ: chiết khấu thanh toán sớm).
Quản lý rủi ro Hợp đồng: Đảm bảo mọi hợp đồng đều có điều khoản phạt chậm thanh toán và quyền dừng cung cấp hàng khi nợ quá hạn vượt ngưỡng cho phép.
Kiểm soát Tồn kho và Giá vốn (Nợ vay): Đảm bảo hàng tồn kho luân chuyển nhanh, không bị ứ đọng vốn, từ đó tạo ra dòng tiền ổn định để trả nợ vay đúng hạn.
Xem thêm:
Gl trong kế toán là gì? Giải đáp chi tiết nhất
Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân Online chi tiết
Nợ quá hạn là một tín hiệu cảnh báo rõ ràng về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Quản lý nợ quá hạn không chỉ là công việc của bộ phận kế toán mà là trách nhiệm chung của toàn bộ DN. Bằng cách thiết lập một quy trình thẩm định tín dụng khách hàng hiệu quả, theo dõi nợ chặt chẽ theo từng nhóm và áp dụng các biện pháp thu hồi dứt khoát, DN có thể giảm thiểu rủi ro, bảo vệ dòng tiền và duy trì uy tín tín dụng vững chắc trên thị trường.
