Với bất kì doanh nghiệp nào, kiểm kê tài sản là một trong những công việc quan trọng nhất. Đặc biệt là các doanh nghiệp sở hữu lượng tài sản cố định và công cụ dụng cụ lớn. Việc kiểm kê thực hiện chính xác sẽ giúp doanh nghiệp biết rõ tình trạng của tài sản. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch và phương án quản lý hiệu quả. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ tới các doanh nghiệp những điều cần biết và quy trình kiểm kê tài sản chi tiết theo quy định mới nhất. Hãy cùng tìm hiểu tại đây
Quy trình kiểm kê tài sản là gì?
Quy trình kiểm kê tài sản là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng. Ngoài ra là giá trị và tình trạng của tài sản tại một thời điểm nhất định. Theo Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản bao gồm việc cân, đo, đong, đếm. Từ đó xác nhận hiện trạng, đánh giá chất lượng tài sản. Cùng với đó là giá trị tài sản và nguồn vốn hiện có. Thông qua đó đó đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán.
Quy trình này không chỉ là yêu cầu nội bộ trong quản trị doanh nghiệp. Nó còn là phương pháp giúp đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý quan trọng. Hoạt động này thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán năm. Hoặc khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, chuyển đổi quyền sở hữu. Ngoài ra là trong những tình huống đặc biệt như hỏa hoạn, thiên tai, sự cố bất ngờ.
Thực hiện kiểm kê tài sản một cách bài bản và đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý. Nó còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong báo cáo tài chính. Tất cả góp phần xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường.
Lợi ích của việc thực hiện kiểm kê tài sản đối với doanh nghiệp
Quy trình kiểm kê tài sản là một hoạt động thiết yếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Từ đó góp phần vào việc đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính. Việc thực hiện kiểm kê đầy đủ, chính xác rất quan trọng không . Nó chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tài sản hiện có. Đồng thời còn mang lại nhiều lợi ích thực tiễn. Cụ thể như sau:
- Kiểm kê giúp xác định tài sản được sử dụng đúng mục đích. Từ đó tránh lãng phí hoặc thất thoát, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
- Kiểm kê sẽ so sánh dữ liệu thực tế với sổ sách giúp phát hiện kịp thời các sai sót. Ngoài ra giúp phát hiện thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
- Kiểm kê hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính quan trọng. Ví dụ như thanh lý, đầu tư hoặc tái cơ cấu tài sản.
- Nắm rõ tình hình tài sản giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua sắm hợp lý. Đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho các dự án đầu tư mới.
Sau khi kiểm kê, kế toán cần lập báo cáo tổng hợp kết quả phản ánh chi tiết tình trạng tài sản. Một số doanh nghiệp phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách. Lúc này doanh nghiệp xác định rõ nguyên nhân. Thông qua đó tiến hành điều chỉnh kịp thời trước khi lập báo cáo tài chính.
Khi nào cần thực hiện quy trình kiểm kê tài sản?
Quy trình kiểm kê tài sản là một trong những hoạt động cốt lõi phản ánh khả năng quản lý tài chính và tài sản của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê không chỉ giúp doanh nghiệp xác định chính xác tình trạng, giá trị tài sản. Nó còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý. Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê toàn diện. Đảm bảo số liệu phản ánh tình trạng tài sản chính xác, minh bạch và phù hợp với thực tế.
- Doanh nghiệp tiến hành chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể hoặc chấm dứt hoạt động. Lúc này việc kiểm kê tài sản là yêu cầu bắt buộc nhằm cập nhật thông tin tài sản. Thông tin sẽ phục vụ cho quá trình quyết toán và giải quyết quyền lợi liên quan.
- Doanh nghiệp thay đổi hình thức sở hữu. Lúc này kiểm kê tài sản giúp xác định rõ ràng giá trị tài sản hiện hữu. Tạo cơ sở cho việc chuyển giao quyền sở hữu minh bạch và công bằng.
- Một số tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc các sự cố bất thường khác. Lúc này kiểm kê tài sản là bước cần thiết để doanh nghiệp đánh giá chính xác thiệt hại. Đồng thơig đề ra phương án khắc phục hiệu quả.
- Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê khi có quyết định từ cơ quan quản lý. Từ đó đánh giá lại giá trị tài sản theo quy định hiện hành.
- Doanh nghiệp cũng cần kiểm kê trong những tình huống đặc biệt khác. Từ đó bảo đảm việc quản lý tài sản luôn tuân thủ pháp luật. Đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Quy trình kiểm kê tài sản chi tiết và đầy đủ theo quy định
Bước 1: Ban hành và công bố Quyết định kiểm kê tài sản
Lãnh đạo doanh nghiệp tiến hành ban hành Quyết định kiểm kê tài sản. Thông qua đó xác định mục tiêu, yêu cầu, và phạm vi kiểm kê. Nội dung Quyết định cần nêu rõ thời gian thực hiện, thành phần Hội đồng kiểm kê. Ngoài ra là trách nhiệm của các bên liên quan. Văn bản này phải được phổ biến rộng rãi đến các phòng ban và bộ phận có liên quan. Thông qua đó bảo đảm công tác kiểm kê diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản
Dựa trên Quyết định kiểm kê đã ban hành, Hội đồng kiểm kê được thành lập với cơ cấu như sau:
- Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị.
- Phó Chủ tịch Hội đồng: Kế toán trưởng.
- Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban/bộ phận sử dụng tài sản.
- Cán bộ phụ trách phòng quản lý tài sản.
- Kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ.
- Các cá nhân khác được chỉ định tham gia.
Hội đồng họp để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Sau đó xây dựng kế hoạch kiểm kê chi tiết và chuẩn bị đầy đủ công cụ. Cùng với đó là phương tiện cần thiết cho quá trình kiểm kê.
Bước 3: Triển khai quy trình kiểm kê tài sản
Tổ kiểm kê thực hiện quy trình kiểm kê tài sản theo kế hoạch đã được Hội đồng phê duyệt. Quá trình kiểm kê phải đảm bảo nguyên tắc trung thực, khách quan và chính xác. Mọi phát sinh trong quá trình kiểm kê tài sản cần được ghi nhận đầy đủ, kịp thời. Thông qua đó phản ánh đúng hiện trạng tài sản của doanh nghiệp.
Bước 4: Tập hợp, xử lý và lập biên bản kiểm kê
Hội đồng kiểm kê tài sản cố định thực hiện tổng hợp số liệu. Sau đó phân tích số liệu kiểm kê thực tế. Quy trình kiểm kê tài sản này bao gồm việc đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi nhận từ:
- Bộ phận quản lý tài sản cố định.
- Bộ phận sử dụng tài sản.
- Kế toán doanh nghiệp.
Biên bản kiểm kê tài sản cần được lập đầy đủ và chi tiết. Trong đó biên bản bao gồm các nội dung chính sau:
- Số lượng và giá trị tài sản theo số liệu kế toán hiện hành.
- Số lượng và giá trị tài sản thực tế kiểm kê được.
- Sự chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế.
- Nguyên nhân chênh lệch và biện pháp xử lý phù hợp.
- Liệt kê các tài sản cần bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý hoặc trích khấu hao.
Bước 5: Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng tài sản
Hội đồng kiểm kê đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác quản lý. Cùng với đó là tình trạng sử dụng tài sản cố định, bao gồm:
- Nhận xét chung: Đánh giá mức độ tuân thủ quy trình quản lý và sử dụng tài sản cố định.
- Xác định nguyên nhân chênh lệch: Tìm hiểu nguyên nhân phát sinh chênh lệch. Đặc biệt là chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách. Thông qua đó đưa ra giải pháp khắc phục.
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, điều chuyển tài sản:: Dựa trên báo cáo từ các phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản. Từ đó xác định các tài sản cần sửa chữa hoặc điều chuyển.
- Thống kê và phân loại tài sản: Đề xuất thanh lý tài sản. Tất cả dựa trên tình trạng thực tế và nhu cầu sử dụng.
Bước 6: Đề xuất giải pháp và kiến nghị
Hội đồng kiểm kê tham mưu, đề xuất các biện pháp quản lý và sử dụng tài sản cố định hiệu quả, bao gồm:
- Quy chế quản lý tài sản nội bộ: Đề xuất hoàn thiện các quy định về sử dụng. Cùng với đó là bảo quản tài sản.
- Luân chuyển và lưu giữ hồ sơ: Kiến nghị phương thức quản lý hồ sơ tài sản giữa các bộ phận.
- Bảo trì và sửa chữa: Đưa ra chế độ bảo trì. Cùng với đó là bảo hành định kỳ cho tài sản.
- Xử lý chênh lệch số liệu: Đề xuất giải pháp điều chỉnh số liệu kiểm kê. Đồng thời đưa ra kế hoạch khắc phục chênh lệch.
- Giao trách nhiệm: Phân công cụ thể cho các phòng ban. Đặc biệt trong việc thực hiện kiến nghị và khắc phục.
Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê
- Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê gửi đến chủ sở hữu tài sản
- Trình bày kết quả và đề xuất giải pháp với các bộ phận liên quan. Thông qua đó nâng cao hiệu quả quản lý tài sản doanh nghiệp
Xem thêm:
- Mẫu kiểm kê tài sản mới nhất theo quy định – Cách điền mẫu
- Chênh lệch đánh giá lại tài sản là gì? Cách hạch toán chi tiết
Trên đây là quy trình kiểm kê tài sản chi tiết và đầy đủ nhất theo quy định. Cùng với đó là các quy định liên quan về thời gian và lợi ích của việc kiểm kê. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
