Khi điều hành một doanh nghiệp, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần nắm rõ. Dù là công ty TNHH, công ty cổ phần hay hợp danh, quy trình này có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động pháp lý của doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, Kế Toán ATS sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và cập nhật nhất về thủ tục thay đổi người đại diện cho doanh nghiệp, theo dõi ngay nhé!
Thủ tục thay đổi người đại diện công ty TNHH, công ty cổ phần
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo Nghị định 01/2021, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần bao gồm các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 Nghị định 01/2021).
- Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên) về việc thay đổi người đại diện. Quyết định này cần phải có chữ ký của các thành viên có thẩm quyền.
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) thông qua việc thay đổi người đại diện. Biên bản này phải được ký bởi Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên có thẩm quyền.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật mới (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
- Hợp đồng lao động (nếu có) hoặc Giấy ủy quyền (nếu không thực hiện thủ tục thay đổi trực tiếp mà qua bên khác).
- Giấy tờ chứng minh về việc không bị hạn chế quyền đại diện theo pháp luật (nếu có).
Các bước thay đổi người đại diện công ty TNHH, công ty cổ phần
Theo thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần và công ty TNHH, các chủ doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện
Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ như Kế Toán ATS đã trình bày ở trên. Sau khi chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu như Quyết định của Hội đồng thành viên, Biên bản họp của Hội đồng quản trị,… đều đã được ký đúng thẩm quyền. Các tài liệu này phải được ký bởi các cá nhân có thẩm quyền trong công ty (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, Chủ sở hữu công ty, v.v.).
- Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty có trụ sở chính. Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký kinh doanh. Thông thường, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ giải quyết trong khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ.
- Bước 3 – Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được xét duyệt, nếu không có vấn đề gì sai sót, bạn sẽ nhận được kết quả. Trong trường hợp có yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc thông tin không đầy đủ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo để bạn chỉnh sửa.
- Bước 5 – Thông báo thay đổi đến các bên liên quan
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, bạn cần tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện với cơ quan thuế. Ngoài ra có thể cập nhật thông tin người đại diện trong các hợp đồng, giấy phép con, văn bản liên quan nếu cần thiết.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty hợp danh
Hồ sơ thay đổi người đại diện công ty hợp danh
Dưới đây là các tài liệu cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
- Danh sách thành viên công ty hợp danh theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó cần lưu ý rằng danh sách này chỉ liệt kê các thành viên hợp danh và không bao gồm thành viên góp vốn.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
Các bước thay đổi người đại diện công ty hợp danh
Để thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty hợp danh, công ty cần thực hiện các bước theo quy định của pháp luật:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện: Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như Kế Toán ATS đã trình bày ở trên.
Bước 2 – Quyết định của các thành viên hợp danh: Các thành viên hợp danh cần họp và thống nhất quyết định thay đổi người đại diện. Quyết định này phải được ký bởi tất cả các thành viên hợp danh có thẩm quyền.
Bước 3 – Nộp hồ sơ: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn tất các thủ tục nội bộ, công ty hợp danh cần nộp hồ sơ thay đổi người đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đăng ký trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
Bước 4 – Nhận kết quả: Sau khi hồ sơ được phê duyệt, công ty sẽ nhận được kết quả. Trong trường hợp hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cần thực hiện các bước cập nhật thông tin người đại diện tại các cơ quan liên quan.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp tư nhân
Hồ sơ thay đổi người đại diện doanh nghiệp tư nhân
Theo Nghị định 01/2021, doanh nghiệp tư nhân có các bước thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:
- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 của Nghị định 01/2021).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực). Đây là tài liệu bắt buộc để xác nhận thông tin cá nhân của người đại diện mới.
- Các tài liệu khác liên quan như hợp đồng mua bán, hợp đồng tặng cho, bản sao xác nhận quyền thừa kế hợp pháp,…
Các bước thay đổi người đại diện doanh nghiệp tư nhân
Dưới đây là trình tự thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện trong doanh nghiệp tư nhân:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện: Để thay đổi người đại diện, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết. Bộ hồ sơ đầy đủ thì như Kế Toán ATS đã trình bày ở trên.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chủ doanh nghiệp tư nhân cần nộp hồ sơ thay đổi người đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
Bước 3 – Nhận kết quả: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý hồ sơ. Thời gian xử lý thường mất từ 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp có thể phải thông báo với những người đại diện liên quan.
Các lưu ý khi làm thủ tục thay đổi người đại diện doanh nghiệp
Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, có một số lưu ý quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần phải chú ý để đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật:
- Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty: Người đại diện theo pháp luật phải từ 18 tuổi trở lên, là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Điều đó tức là không bị tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế quyền hành vi dân sự.
- Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh người đại diện theo pháp luật có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình công ty. Các chức danh này sẽ quyết định quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện trong việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch pháp lý, và giải quyết các vấn đề tài chính liên quan đến công ty.
- Tuân thủ các quy định trong điều lệ công ty: Mỗi loại hình công ty có thể có quy định riêng trong điều lệ công ty về số lượng và quyền hạn của người đại diện theo pháp luật. Công ty cần tuân thủ đúng các quy định này trong quá trình thay đổi người đại diện.
Xem thêm:
- Quy định về thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
- Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh từ Kế Toán ATS
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Để đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi và không gặp phải rủi ro pháp lý, các chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước và yêu cầu liên quan. Hãy tiếp tục theo dõi website Kế Toán ATS để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về các thủ tục pháp lý và kế toán doanh nghiệp. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề pháp lý và tài chính!
