Khi nào cơ quan thuế xuống quyết toán chính là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu thực hiện quyết toán thuế. Quyết toán thuế là quá trình mà cơ quan thuế kiểm tra, rà soát các số liệu mà doanh nghiệp đã kê khai, từ đó xác định số thuế phải nộp, hoàn thuế hoặc truy thu thuế nếu có sự sai lệch. Vậy, thời điểm nào mà cơ quan thuế xuống trực tiếp đến doanh nghiệp để tiến hành quyết toán?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các khái niệm, quy trình, cũng như các bước doanh nghiệp cần chuẩn bị để có thể thực hiện quyết toán thuế đúng quy định.
Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là bước quan trọng giúp cơ quan thuế kiểm tra và xác nhận tính chính xác trong kê khai của doanh nghiệp, đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định. Hoạt động này không chỉ giúp phát hiện gian lận, sai sót mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá lại tình hình tài chính, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp. Quyết toán thuế liên quan đến nhiều loại thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân… và cần được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị xử phạt hay truy thu.
Khi nào cơ quan thuế xuống quyết toán, kiểm tra doanh nghiệp?
Trong hệ thống các quy định của pháp luật thuế Việt Nam, thời điểm cơ quan thuế xuống kiểm tra, quyết toán thuế tại doanh nghiệp thường được quy định rõ ràng dựa theo từng loại thuế và quy mô doanh nghiệp. Đặc biệt, trong các kỳ quyết toán cuối năm, cơ quan thuế thường có lịch trình cụ thể để xuống kiểm tra, xác minh các số liệu kê khai của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và trung thực.
Thời điểm xuống quyết toán không phải lúc nào cũng xảy ra theo một mỗт lịch cố định. Thay vào đó, dựa trên nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động, kết quả kiểm tra trước đó, cơ quan thuế sẽ chủ động sắp xếp lịch làm việc phù hợp. Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, sổ sách, báo cáo tài chính để sẵn sàng phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán của cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Ngoài ra, có thể chia các thời điểm xuống kiểm tra, quyết toán theo các dạng chính sau:
- Theo lịch định kỳ: Cơ quan thuế có thể xuống kiểm tra theo lịch hàng năm hoặc định kỳ để thực hiện các hoạt động quyết toán, thanh tra theo quy định.
- Kết quả kiểm tra trước đó: Nếu doanh nghiệp từng bị kiểm tra hoặc có dấu hiệu sai sót, cơ quan thuế có thể xuống quyết toán đột xuất hoặc theo kế hoạch đã điều chỉnh.
- Chủ động hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể đề nghị hoặc phối hợp với cơ quan thuế để thực hiện quyết toán, kiểm tra nhanh hơn hoặc đúng thời điểm phù hợp.
Xem thêm: Khi nào cơ quan thuế xuống quyết toán doanh nghiệp?
Cơ quan thuế kiểm tra gì khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp?
Trong quá trình quyết toán thuế, cơ quan thuế không chỉ đơn thuần thực hiện kiểm tra sổ sách hay chứng từ, mà còn xem xét toàn diện các hoạt động tài chính của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự trung thực, hợp pháp theo quy định pháp luật. Các nội dung kiểm tra khá đa dạng, bao gồm cả các yếu tố nội bộ, quy trình hạch toán, cũng như các khoản ưu đãi thuế doanh nghiệp đã được hưởng.
Những khoản mục và tài liệu thường xuyên bị kiểm tra
Các nội dung chính mà cơ quan thuế thường kiểm tra tại doanh nghiệp gồm có:
- Hóa đơn, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí: Đây là các tài liệu chủ yếu để xác minh doanh thu thực tế, chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định. Các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng hay biên bản giao nhận đều cần rõ ràng, hợp pháp.
- Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán: Các doanh nghiệp cần cung cấp báo cáo tài chính cuối năm, sổ sách kế toán, nhật ký chung, chứng từ liên quan để kiểm tra tính chính xác, phù hợp giữa số liệu thực tế và kê khai thuế.
- Các khoản ưu đãi, miễn giảm thuế: Cơ quan thuế cũng xem xét các khoản doanh nghiệp đề nghị hưởng ưu đãi hoặc miễn giảm, đảm bảo đúng quy trình, tích hợp đầy đủ các hồ sơ chứng minh.
Các dạng kiểm tra, thanh tra khác tại doanh nghiệp
Ngoài kiểm tra hồ sơ kê khai thuế cụ thể, cơ quan thuế còn tiến hành các hình thức thanh tra, kiểm tra toàn diện hoặc định kỳ như:
- Thanh tra toàn diện: Được thực hiện theo kế hoạch lớn, thường tập trung vào các doanh nghiệp có dấu hiệu bất thường, nghi vấn gian lận hoặc nằm trong diện ưu tiên của cơ quan thuế.
- Kiểm tra đột xuất: Diễn ra ngoài lịch trình, khi có dấu hiệu gian lận hoặc tố cáo, phát hiện sai phạm trước đó.
- Hồ sơ, chứng từ kiểm tra qua phần mềm hoặc trực tiếp tại doanh nghiệp: Hiện đại hóa kiểm tra qua hệ thống điện tử giúp tăng tính chính xác, khách quan và nhanh chóng hơn.
Việc doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đầy đủ, rõ ràng, chính xác sẽ giúp quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ hơn, tránh các rủi ro phát sinh do thiếu chứng cứ, hồ sơ sai lệch.
Xem thêm: Những bút toán điều chỉnh sau quyết toán thuế theo quy định
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đúng quy định là bước quan trọng, giúp doanh nghiệp tự chủ trong quá trình kiểm tra của cơ quan thuế mà không bị gián đoạn hay phát sinh tranh cãi. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao uy tín và tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện các nghĩa vụ thuế trong những năm tiếp theo.
Các giấy tờ, hồ sơ cần chuẩn bị
Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Báo cáo tài chính cuối kỳ (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) đã được kiểm toán hoặc xác nhận phù hợp.
- Danh sách, chứng từ doanh thu, chi phí: Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, chứng từ ngân hàng liên quan.
- Sổ sách kế toán: Nhật ký chung, sổ nhật ký vận chuyển, nhật ký mua bán hàng hóa, các chứng từ gốc liên quan.
- Các tài liệu hỗ trợ khác: Quyết định, hợp đồng liên quan đến ưu đãi thuế, đề nghị miễn giảm, các báo cáo nội bộ, biên bản họp, giấy chứng nhận (nếu có).
Các bước chuẩn bị hồ sơ một cách hiệu quả
Để chuẩn bị tốt hồ sơ quyết toán thuế, doanh nghiệp nên thực hiện các bước rõ ràng và có hệ thống:
- Lập danh mục các hồ sơ cần thu thập: Liệt kê tất cả các loại chứng từ, báo cáo, hợp đồng cần chuẩn bị. Xác định phần nào đã đầy đủ, phần nào cần bổ sung.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu: So sánh các số liệu từ sổ sách, chứng từ gốc với báo cáo tài chính, đảm bảo tính nhất quán, đúng thực tế.
- Lập biên bản kiểm tra nội bộ: Ghi nhận các nội dung cần tuân thủ, các phần đang thiếu hoặc cần chỉnh sửa để tránh nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra chính thức.
Doanh nghiệp cần giữ gìn hồ sơ, tài liệu trong thời gian tối thiểu 5 năm để thuận tiện cho việc kiểm tra, quyết toán thuế bất cứ lúc nào nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Kết luận
Khi nào cơ quan thuế xuống quyết toán không chỉ dựa vào thời hạn quy định mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố thực tế của doanh nghiệp. Thời điểm này luôn đi kèm các hoạt động kiểm tra, rà soát các hồ sơ, chứng từ, báo cáo tài chính phù hợp với quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ, chính xác và thuận tiện để quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ, đúng thời hạn.
Việc hiểu rõ về các hoạt động này giúp doanh nghiệp không những tránh bị phạt, truy thu hoặc xử lý về mặt pháp lý mà còn nâng cao uy tín cũng như khả năng hoạt động bền vững trong kinh doanh.
Có thể bạn quan tâm:
Chi phí nhân công thuế 8 hay 10? Giải đáp chi tiết
Nên đăng ký hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh?
