Các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN gồm những gì?

Việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào chi phí và thu nhập doanh nghiệp. Trong đó có một số chi phí hợp lý sẽ được trừ khi tính thuế theo quy định của pháp luật. Những chi phí này giúp doanh nghiệp tiết kiệm và tối đa hóa lợi ích từ các chính sách. Đồng thời thể hiện chính sách đầu tư, khuyến khích sản xuất kinh doanh. Vậy có những khoản chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN được loại trừ khi tinh? Hãy cùng Kế toán ATS phân tích chi tiết các khoản chi phí trong bài viết này

Các chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN là gì?

Pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không đưa ra định nghĩa cụ thể về khái niệm “chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN”. Thay vào đó, các quy định tập trung xác định các tiêu chí và điều kiện. Thông qua đó phân biệt các khoản chi phí được trừ. Đồng thời loại trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Mặc dù không có một định nghĩa chung, chi phí hợp lý được hiểu là các khoản chi phí:

• Thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đáp ứng các điều kiện được quy định trong luật thuế. ho phép doanh nghiệp khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

Việc không có định nghĩa cố định là hợp lý. Điêu này do các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh rất đa dạng. Đồng thời phụ thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực. Thay vào đó, pháp luật quy định rõ ràng các điều kiện. Từ đó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong áp dụng.

Điều kiện áp dụng các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, để các khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cần đáp ứng đầy đủ ba điều kiện quan trọng như sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các chi phí phát sinh trong năm tính thuế phải đi kèm với hóa đơn. Hoặc chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Những chứng từ này cần được lập đúng mẫu, đúng thời điểm. Đồng thời có đầy đủ thông tin cần thiết để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
• Vệc thanh toán bắt buộc phải được thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt. Áp dụng với hóa đơn trên 20 triệu (Tính cả thuế GTGT) có chứng từ chứng minh điều này.

Quy định bổ sung cần lưu ý:

• Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng chưa thực hiện thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp sau đó thanh toán bằng tiền mặt thay vì phương thức không dùng tiền mặt, mà không có chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp phải kê khai và điều chỉnh giảm khoản chi phí tương ứng trong kỳ tính thuế phát sinh thanh toán này.

Những chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí nguyên vật liệu

Doanh nghiệp có trách nhiệm tự xây dựng và quản lý định mức hao hụt – sử dụng nguyên vật liệu phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Định mức này thường được thiết lập từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất. Đồng thời được lưu trữ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN được trừ:

• Bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu và hàng hóa trong phạm vi định mức. Định mức đã được được doanh nghiệp xây dựng trước đó. Các chi phí vượt định mức hoặc không rõ ràng sẽ không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.

Chi phí lãi vay

Chi phí lãi vay có thể được tính hoặc không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Nó tùy thuộc vào đối tượng cho vay và các điều kiện quy định.

Chi phí lãi vay được trừ:

• Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản. Mức lãi suất do ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm vay.
• Khi trả lãi vay, doanh nghiệp phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên phần lãi trả cho cá nhân.
• Doanh nghiệp đi vay phải yêu cầu bên cho vay xuất hóa đơn khi thanh toán lãi vay.
• Có hợp đồng vay rõ ràng. Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (séc, ủy nhiệm chi).
• Phải tuân thủ mức lãi suất công bố của tổ chức tín dụng.
• Doanh nghiệp được phép thanh toán lãi vay bằng tiền mặt. Không yêu cầu bắt buộc thanh toán qua ngân hàng.
• Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ nhưng phát sinh khoản vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác. Chi phí lãi vay trong trường hợp này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế tndn.

Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, và chi phí trả trước

Chi phí khấu hao được trừ:

• Bao gồm các chi phí cho nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nhà để xe. Bể nước sạch và các tiện ích khác dành cho người lao động.
• Bao gồm các khoản khấu hao tài sản cố định thuộc sở hữu doanh nghiệp. Hoặc tài sản thuê mua tài chính.
• Phần khấu hao phải nằm trong khung mức quy định của bộ tài chính.
• Doanh nghiệp kinh doanh ngành vận tải hành khách, khách sạn, hoặc du lịch: toàn bộ phần trích khấu hao từ nguyên giá xe ô tô đều được tính vào chi phí hợp lý.
• Doanh nghiệp ngoài các ngành trên: chỉ được tính phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống, và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp.
• Chi phí khấu hao các công trình xây dựng. Công trình được sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí khấu hao vẫn được tính nếu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động dưới 9 tháng. Đồng thời hoạt động sản xuất kinh doanh có tính chất thời vụ.

Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Doanh nghiệp có thể khấu trừ chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nếu lập bảng kê thu mua hàng hóa (mẫu số 01/TNDN), kèm theo các điều kiện cụ thể như sau:

Các trường hợp áp dụng:

• Mua hải sản, nông sản, thủy sản từ người trực tiếp đánh bắt hoặc sản xuất.
• Mua sản phẩm thủ công như đay, cói, tre, rơm, vỏ dừa từ cá nhân trực tiếp sản xuất không qua kinh doanh.
• Mua đất, cát, sỏi, đá từ cá nhân tự khai thác.
• Mua phế liệu từ người trực tiếp thu lượm.
• Mua đồ dùng, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ gia đình không trực tiếp kinh doanh.

Điều kiện để được ghi nhận chi phí hợp lý:

• Bảng kê thu mua hàng hóa: Phải do đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác.
• Bản sao CMND/CCCD của bên bán: Phải được cung cấp và lưu trữ kèm chứng từ.
• Phương thức thanh toán: Không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng, có thể sử dụng tiền mặt.

Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

Chi phí được trừ:

• Các khoản chi phí thuê tài sản được trừ khi đáp ứng các điều kiện sau:
• Thuê kho bãi, nhà xưởng, hoặc tài sản phục vụ cho hoạt động kinh doanh và đã đăng ký với cơ quan nhà nước.
• Chi phí thuê nhà, tài sản có chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
• Trường hợp nộp thay thuế thuê tài sản cho cá nhân:
• Hợp đồng thuê tài sản.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê.
• Chứng từ nộp thuế thuê tài sản thay cá nhân.

Các chi phí khác

• Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng. Các khoản chi được ghi rõ ràng về mức hưởng và điều kiện. Bao gồm: Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Đồng thời có chứng từ thanh toán lương kèm chữ ký của người lao động.
• Phụ cấp: Bao gồm cơm, đồng phục, điện thoại, tăng ca, chi phí công tác và bảo hiểm tự nguyện.
• Phúc lợi: Các khoản như lễ tết, quà, liên hoan, du lịch, hỗ trợ học tập, thiên tai, hiếu hỷ,…
• Phải có quy định rõ ràng trong quy chế lương thưởng.
• Biên bản nghiệm thu đầy đủ chữ ký giữa các bên liên quan.
• Có hóa đơn, chứng từ thanh toán tiền hoặc hiện vật.
• Bao gồm dự phòng hàng tồn kho, nợ khó đòi, và tổn thất đầu tư tài chính.
• Các khoản chi phí trích trước cho dịch vụ, sản phẩm trong tương lai.
• Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng: Được tính vào chi phí hợp lý khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Có hóa đơn tiền điện, nước và chứng từ thanh toán khớp với số tiêu thụ thực tế.
• Ghi nhận các khoản lỗ do biến động tỷ giá theo quy định pháp luật.
• Phát sinh do hết hạn sử dụng, thiên tai, hoặc nguyên nhân bất khả kháng.
• Tài trợ giáo dục, y tế, người nghèo, hoặc thiên tai phải có đầy đủ hồ sơ chứng từ và thực hiện theo quy định pháp luật.
• Áp dụng cho các lĩnh vực bảo hiểm, xổ số, chứng khoán,… và phải tuân theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Cách để áp dụng các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Đảm bảo chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh

Các khoản chi cần phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Một số ví dụ điển hình bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: Phục vụ sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ.
• Chi phí lương nhân viên: Gồm cả các khoản bảo hiểm bắt buộc.
• Chi phí thuê văn phòng và vận hành: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện, nước, viễn thông.

Các khoản chi này phải mang tính hợp lý. Đồng thời có mối liên hệ với mục tiêu tạo doanh thu hoặc hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Tất cả các chi phí phải đi kèm với hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật. Hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế. Ngoài ra là nội dung chi phí, và giá trị giao dịch.

Đối với giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thay vì dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Cung cấp chứng từ chi tiết theo từng loại chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Các chi phí cần được hỗ trợ bởi các tài liệu bổ sung phù hợp, chẳng hạn:

• Chi phí lương: Bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương. Chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Chi phí công tác: Gồm quyết định cử đi công tác, hóa đơn vé xe. Vé máy bay, hóa đơn lưu trú khách sạn.
• Chi phí đào tạo: Yêu cầu hợp đồng đào tạo, hóa đơn thanh toán chi phí khóa học. Hoặc các chương trình đào tạo nhân sự.

Khấu hao tài sản cố định

Doanh nghiệp cần xác định và điều chỉnh thời gian khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) như máy móc, thiết bị, xe cộ theo quy định hiện hành.

Để tối ưu hóa chi phí hợp lý, có thể áp dụng thời gian khấu hao ngắn hơn. Tuy nhiên thời gian không thấp hơn quy định tối thiểu. Ví dụ: Xe ô tô có thể khấu hao trong 6 năm thay vì 10 năm để tăng chi phí hợp lý hàng năm.

Chi phí quảng cáo và tiếp khách

Hiện nay, các chi phí quảng cáo, tiếp thị, và tiếp khách không còn bị giới hạn tối đa 15% tổng chi phí được trừ. Nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, toàn bộ các chi phí này sẽ được tính vào chi phí hợp lý.

Xử lý các chi phí không có hóa đơn

Một số khoản chi phí như tiền điện, nước, hoặc mua sản phẩm từ các cá nhân, nông dân không có hóa đơn (ví dụ, mua nông sản), cần được lập bảng kê chi tiết. Bảng kê này phải bao gồm đầy đủ thông tin về nội dung, giá trị, và đối tượng cung ứng để được xem xét là chi phí hợp lý khi tính thuế.

Xem thêm:

• Báo cáo thuế cuối năm gồm những gì? Những điều cần biết
• Nợ khó đòi hạch toán vào tài khoản nào?

Trên đây là những chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN được áp dụng theo quy định. Cùng với đó là những lưu ý và điều kiện để chi phí hợp lý được trừ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Xây dựng Mộc Trang theo thông tin bên dưới