Trong bất kì doanh nghiệp nào sẽ luôn phát sinh những giao dịch kinh tế và kinh doanh. Những giao dịch này cần ưu trữ trong sổ sách kế toán theo thời gian và các hình thức ghi sổ. Thông qua đó ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán. Trong đó, hình thức nhật ký chung là hình thức phổ biến được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Vậy hình thức kế toán nhật ký chung trong doanh nghiệp là gì? Cách ghi sổ diễn ra như thế nào? Hãy cùng Kế toán ATS giải đáp chi tiết trong bài viết này
Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?
Hình thức kế toán Nhật ký chung là một phương pháp ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Trong đó toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận theo trình tự thời gian. Đồng thời được phân loại theo nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ. Hệ thống kế toán theo hình thức này bao gồm nhiều loại sổ kế toán. Ví dụ như sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết và các sổ Nhật ký đặc biệt. Mỗi loại sổ có chức năng riêng, góp phần lưu trữ nghiệp vụ tối ưu. Đồng thời phân loại và hệ thống hóa thông tin kế toán một cách khoa học và hiệu quả.
Trong đó, sổ Nhật ký chun đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch kinh tế. Tất cả đều được ghi nhận chi tiết và cụ thể theo thứ tự phát sinh. Đồng thời, sổ này thể hiện rõ mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Thông tin được ghi nhận trên sổ Nhật ký chung là cơ sở dữ liệu đầu vào để cập nhật vào sổ Cái.
Thông thường, doanh nghiệp mở sổ Nhật ký chung theo tháng. Điều này ồng nghĩa có thể có đến 12 quyển sổ trong một năm. Tùy vào hoạt động và quy mô, một số doanh nghiệp có thể lập sổ theo quý hoặc theo năm. Mục tiêu sổ Nhật ký chung hàng đầu là ghi chép đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kế toán. Từ đó phục vụ việc kiểm soát tài chính, hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp. Đồng thời làm căn cứ lập các báo cáo tài chính chính xác, minh bạch.
Sổ nhật ký đặc biệt là gì?
Trong khái niệm về hình thức kế toán nhật ký chung thì ngoài sổ kế toán nhật ký chung thông thường thì còn loại sổ nữa là sổ nhật ký đặc biệt. Sổ nhật ký đặc biệt là tập hợp các loại sổ để ghi nhận giao dịch đặc biệt. Đó là các giao dịch kinh tế – tài chính phát sinh có tính chất thường xuyên. Đồng thời những giao dịch này có tính chất lặp lại theo từng nội dung cụ thể. Từ đó giảm tải cho sổ Nhật ký chung và tăng cường tính chuyên sâu trong quản lý kế toán. Hệ thống sổ nhật ký đặc biệt bao gồm:
- Sổ nhật ký thu tiền: Sổ để ghi chép nghiệp vụ liên quan đến việc thu tiền của đơn vị. Trong đó bao gồm cả thu bằng tiền mặt và thu qua tài khoản ngân hàng. Dữ liệu được phân loại chi tiết theo từng loại tiền tệ và địa điểm thu. Từ đó giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn thu và phục vụ công tác quản trị dòng tiền hiệu quả.
- Sổ nhật ký chi tiền: Ghi nhận toàn bộ các giao dịch chi tiền của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm chi tiền mặt và chi qua ngân hàng. Các khoản chi được phân loại rõ ràng theo từng loại tiền tệ và địa điểm chi tiền. Từ đó hỗ trợ việc theo dõi và kiểm soát chi phí một cách hệ thống và minh bạch.
- Sổ nhật ký mua hàng: Sổ này được dùng để ghi chép các giao dịch mua hàng hóa. Ngoài ra là giao dịch mua sắm nguyên vật liệu và các nhóm hàng tồn kho khác. Các nghiệp vụ được phản ánh đầy đủ, cả hình thức mua chịu và đặt hàng trước. Tuy nhiên, sổ này không ghi nhận các giao dịch về tài sản cố định. Hoặc chi phí đầu tư xây dựng cơ bản.
- Sổ nhật ký bán hàng: Là công cụ để ghi chép chi tiết các giao dịch bán hàng hóa. Cùng với đó là giao dịch bán sản phẩm hoàn chỉnh và dịch vụ của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ này có thể phát sinh dưới hình thức bán thu tiền ngay, bán thu tiền sau. Hoặc khách hàng thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng.
Ưu nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chung là gì?
Ưu điểm của hình thức
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận theo trình tự thời gian. Đồng thời được ghi kỹ càng theo từng định khoản kế toán cụ thể vào Sổ Nhật ký chung.
- Việc tổ chức số liệu theo thứ tự phát sinh giúp dễ dàng kiểm tra, truy vết nghiệp vụ. Đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong công tác kiểm toán và soát xét nội bộ.
- Hình thức kế toán nhật ký chung được tổ chức theo dạng Sổ cái tờ rời. Vì thế nó phù hợp với mô hình kế toán máy.
- Doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai phần mềm kế toán để nhập liệu, tổng hợp. Đồng thời hỗ trợ lập báo cáo tài chính một cách hệ thống và chính xác.
- Có thể áp dụng hiệu quả cho cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn. Tất cả nhờ vào cấu trúc đơn giản nhưng bao quát, tiết kiệm chi phí nhân sự kế toán. Đồng thời vẫn đảm bảo tính đầy đủ của dữ liệu kế toán.
Nhược điểm của hình thức
- Một số trường hợp, một nghiệp vụ kế toán có thể được ghi đồng thời vào nhiều sổ. Trong đó bao gồm cả Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng. Nếu không có quy trình kiểm tra và đối chiếu chặt chẽ, có thể dẫn đến trùng lặp số liệu. Từ dó ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính.
- Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm tra – loại bỏ trùng lặp nghiệp vụ trước khi kết chuyển. Thông qua đó đảm bảo tính toàn vẹn và duy nhất của dữ liệu khi phản ánh vào Sổ Cái,
- Hình thức kế toán nhật ký chung đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức chuyên môn vững. Cùng với đó là phần mềm kế toán phải được thiết lập tự động hóa kiểm soát đầu vào.
Mẫu sổ nhật ký chung theo quy định và cách ghi sổ đúng chuẩn
Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Căn cứ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung được quy định cụ thể tại mẫu sổ S03a-DN. Mẫu sổ S03a-DN được thiết kế dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Trong đó bao gồm doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ.
Mẫu sổ này sẽ đảm bảo tính thống nhất, minh bạch thông tin tài chính. Đồng thời đảm bảo kịp thời đầy đủ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là mẫu sổ kế toán cơ bản, có vai trò quan trọng với tài chính doanh nghiệp. Đặc biệt trong việc theo dõi toàn bộ các giao dịch tài chính theo trình tự thời gian. Từ đó phục vụ công tác ghi sổ, đối chiếu và lập báo cáo tài chính.
Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Thông tư số 133/2016/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016. Thông tư này quy định chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong đó bao gồm mẫu sổ Nhật ký chung theo mã hiệu S03a-DN.
Mẫu sổ này được thiết kế đơn giản hóa, phù hợp với đặc điểm quy mô. Cùng với đó là khả năng vận hành của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên vẫn đảm bảo yêu cầu hình thức kế toán nhật ký chung theo trình tự thời gian. Mẫu sổ S03a-DN trong Thông tư 133 giúp doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán một cách hiệu quả. Tất cả phù hợp với quy định pháp luật và thuận tiện lập báo cáo tài chính.
Cách ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Cả hai hình thức kế toán nhật ký chung theo Thông tư 200 (dành cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133 (áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) đều quy định rõ ràng về chỉ tiêu bắt buộc và nguyên tắc ghi sổ trong Sổ Nhật ký chung. Đây là sổ sách kế toán trọng yếu, dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ. Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi theo trình tự thời gian và nguyên tắc kép. Cụ thể như sau:
Các chỉ tiêu bắt buộc trên Sổ Nhật ký chung
- Cột “Ngày, tháng ghi sổ”: Ghi rõ ngày thực hiện bút toán kế toán (ngày hạch toán). Không được sau ngày ghi trên chứng từ.
- Cột “Số hiệu”: Ghi số hiệu của chứng từ gốc làm căn cứ ghi sổ, bao gồm:
- Số hóa đơn GTGT;
- Phiếu thu, phiếu chi;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng;
- Phiếu kế toán nội bộ.
- Cột “Ngày, tháng chứng từ”: Ghi đúng ngày, tháng phát hành hoặc lập chứng từ kế toán.
- Cột “Diễn giải”: Mô tả ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có thể thiết lập quy định chung về cách trình bày. Thông qua đó đảm bảo thống nhất toàn hệ thống kế toán.
- Cột “Đã ghi Sổ Cái”: Đánh dấu “x” hoặc ghi ngày. Thông qua đó xác nhận nghiệp vụ này đã được chuyển sang Sổ Cái.
- Cột “Số thứ tự dòng (STT)”: Đánh số thứ tự từng dòng nghiệp vụ kế toán. Phục vụ cho công tác kiểm tra, rà soát.
- Cột “Số hiệu tài khoản đối ứng”: Ghi rõ tài khoản kế toán được sử dụng. Tài khoản này dùng hạch toán nghiệp vụ đó theo đúng định khoản kế toán.
- Cột “Số tiền Nợ” và “Số tiền Có”: Ghi giá trị phát sinh bằng tiền. Giá trị này của các tài khoản kế toán ghi bên Nợ và bên Có tương ứng.
Các nguyên tắc và lưu ý khi ghi sổ Nhật ký chung
- Ngày ghi sổ không được sau ngày của chứng từ kế toán. Việc ghi sổ phải tuân thủ nguyên tắc thời gian để đảm bảo tính hợp lệ trong báo cáo.
- Với mỗi nghiệp vụ, tài khoản Nợ luôn được ghi trước, sau đó là tài khoản Có.
- Một số trường hợ nghiệp vụ phát sinh nhiều tài khoản đối ứng. Lúc này cần ghi rõ từng dòng và đảm bảo tổng phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có.
- Tổng phát sinh bên Nợ và tổng phát sinh bên Có của Sổ Nhật ký chung trong kỳ kế toán phải bằng nhau.
- Mỗi nghiệp vụ ghi sổ cần được nhập đầy đủ thông tin. Trong đó bao gồm số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung, định khoản, số tiền.
- Doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc đánh số chứng từ. Đồng thời định dạng diễn giải thống nhất để đảm bảo dữ liệu rõ ràng, dễ truy xuất.
Nguyên tắc và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký chung có đặc điểm nổi bật là toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán đều được ghi nhận ban đầu vào sổ Nhật ký, cụ thể là sổ Nhật ký chung. Tất cả theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế qua định khoản kế toán. Dữ liệu được ghi nhận tại sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để chuyển vào sổ Cái. Thông qua đó phản ánh chi tiết theo từng tài khoản kế toán có liên quan.
Hệ thống sổ sách trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm ba nhóm sổ chủ yếu:
- Sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có);
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự thực hiện ghi sổ kế toán Nhật ký chung trong kỳ
Hằng ngày, kế toán thực hiện ghi sổ theo các bước sau:
- Kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Tất cả căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ,
- Trên cơ sở các nghiệp vụ đã ghi nhận, kế toán chuyển số liệu vào sổ Cái. Sau đó ghi nhận theo từng tài khoản kế toán phù hợp với nội dung nghiệp vụ.
Lưu ý trong quá trình ghi sổ:
- Một số doanh nghiệp có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết. Lúc này kế toán phải thực hiện song song hai công việc. Đó là ghi sổ Nhật ký chung và ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết tương ứng.
- Một số trường hợp doanh nghiệp có sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt. Từ đó ghi nhận các nghiệp vụ có tính chất chuyên biệt (ví dụ: thu tiền, chi tiền, bán hàng…). Lúc này kế toán thực hiện như sau:
- Hằng ngày: Ghi trực tiếp các nghiệp vụ vào sổ Nhật ký đặc biệt theo chứng từ kế toán;
- Định kỳ: Tổng hợp số liệu từng sổ Nhật ký đặc biệt. Loại trừ các nghiệp vụ trùng lặp nếu được ghi ở nhiều sổ, sau đó ghi vào sổ Cái. Thời gian tổng hợp có thể theo định kỳ 3 ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc cuối tháng. Điều này tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung vào cuối kỳ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung này giúp đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và minh bạch của hệ thống kế toá. Thông qua đó phục vụ hiệu quả cho công tác quản trị doanh nghiệp. Đồng thời đáp ứng yêu cầu báo cáo theo quy định của pháp luật. Vào cuối mỗi kỳ, kế toán viên tổng hợp và lập báo cáo tài chính theo trình tự sau:
- Tổng hợp số liệu từ sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh;
- Đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Trong đó bảng tổng hợp sẽ được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
- Lập Báo cáo tài chính căn cứ trên số liệu kế toán. Số liệu sẽ từ Sổ Cái; Bảng cân đối số phát sinh; Bảng tổng hợp chi tiết.
Xem thêm:
- Sổ chi tiết tiền mặt theo quy định và những điều cần biết
- Các chỉ số tài chính ROA, ROE: Công cụ đắc lực cho doanh nghiệp
Trên đây là những điều cần biết về hình thức kế toán nhật ký chung của doanh nghiệp. Cùng với đó là mẫu sổ kế toán nhật ký chung và cách viết sổ theo đúng chuẩn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
