Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử là quy trình quan trọng để doanh nghiệp hoặc tổ chức đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế và tránh các rắc rối pháp lý không mong muốn. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hệ thống eTax để nộp báo cáo không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao tính chính xác, minh bạch của các số liệu nộp thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước từ chuẩn bị, thực hiện đến xử lý sau khi nộp, giúp doanh nghiệp tự tin thao tác trên hệ thống thuế điện tử.
Những thứ cần chuẩn bị trước khi nộp
Trước khi tìm hiểu cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử, bạn nên chuẩn bị:
Đối tượng cần nộp báo cáo
Theo quy định mới bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, các đối tượng bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được mở rộng đáng kể so với trước. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, kể cả các cá nhân có phát sinh hoạt động liên quan đến xuất hóa đơn, đều cần phải tuân thủ quy định này.
Trong đó, các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc phải nộp báo cáo định kỳ theo đúng thời hạn quy định. Ngoài ra, các doanh nghiệp mới thành lập và chưa chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử cũng cần xem xét, sắp xếp các tài liệu, báo cáo phù hợp trong giai đoạn chuyển tiếp này.
Mẫu biểu và tài liệu cần có để lập báo cáo
Việc chọn đúng mẫu biểu phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng khi tham khảo cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử. Thông thường, mẫu biểu báo cáo được cung cấp trên hệ thống eTax sẽ có dạng chuẩn, có thể sửa đổi, cập nhật theo từng kỳ, từng lĩnh vực ngành nghề.
Ngoài ra, để lập báo cáo chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu như danh sách hóa đơn đã phát hành, các chứng từ liên quan, số liệu tổng hợp về số lượng hóa đơn phát sinh, các hóa đơn chưa lập, hóa đơn đã hủy, hóa đơn điều chỉnh.
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử
Truy cập hệ thống eTax và chọn mẫu báo cáo phù hợp
Đầu tiên trong cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên Hệ thống thuế điện tử, doanh nghiệp cần đăng nhập vào hệ thống eTax bằng thông tin cá nhân hoặc mã doanh nghiệp đã đăng ký. Giao diện hệ thống thân thiện, dễ thao tác, phù hợp để người dùng các trình độ khác nhau đều có thể sử dụng.
Khi đã đăng nhập thành công, bước tiếp theo là chọn mục báo cáo phù hợp trong danh mục các mẫu báo cáo đã có sẵn. Doanh nghiệp cần xác định đúng mẫu biểu dành cho báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phù hợp với lĩnh vực hoạt động của mình, tránh chọn sai mẫu dễ gây nhầm lẫn hoặc sai lệch dữ liệu. Sau khi chọn mẫu, doanh nghiệp sẽ tiến hành điền các thông tin theo yêu cầu.
Ký điện tử và gửi tờ khai XML lên hệ thống
Sau khi hoàn thành phần điền dữ liệu, doanh nghiệp phải ký số điện tử để đảm bảo tính hợp lệ của tờ khai trước khi gửi. Phần mềm ký số hoặc phần mềm chứng thực số phải đảm bảo đúng chuẩn, an toàn, tránh bị lỗi hoặc từ chối xác nhận khi nộp.
Việc ký điện tử giúp xác nhận danh tính và đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình truyền tải. Sau khi ký số thành công, doanh nghiệp thực hiện gửi tờ khai XML lên hệ thống eTax. Quá trình này chỉ mất vài phút nếu dữ liệu chính xác và phần mềm hoạt động bình thường.
Hệ thống sẽ phản hồi trạng thái tiếp nhận, thông báo thành công hay thất bại; trong trường hợp có lỗi, doanh nghiệp cần xem lại lỗi, chỉnh sửa và gửi lại. Việc kiểm tra phản hồi này rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp biết chính xác việc nộp có thành công hay chưa, tránh bỏ sót hoặc trễ hạn.
Xử lý sau khi nộp và trường hợp cần điều chỉnh
Tra cứu kết quả tờ khai và kiểm tra trạng thái nộp thành công
Tiếp theo trong cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử là kiểm tra trạng thái nộp. Hệ thống eTax cung cấp chức năng tra cứu kết quả nộp báo cáo, giúp doanh nghiệp xác định chính xác xem tờ khai của mình đã được chấp nhận hay gặp lỗi gì.
Thông thường, kết quả sẽ hiển thị các trạng thái như “Đã tiếp nhận”, “Chấp nhận”, hoặc “Lỗi”. Trường hợp trạng thái là “Chấp nhận”, nghĩa là báo cáo đã được hệ thống cập nhật thành công, doanh nghiệp có thể yên tâm về việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
Tuy nhiên, nếu trạng thái là “Lỗi” hoặc “Chưa được duyệt”, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ nguyên nhân, có thể là do lỗi dữ liệu, thiếu chữ ký số, hoặc sai mẫu biểu. Khi đó, cần xem xét các thông báo phản hồi, sửa chữa các sai sót và gửi lại tờ khai mới. Quá trình này nên thực hiện nhanh chóng để đảm bảo đúng hạn quy định.
Cách lập lại và nộp lại khi phát hiện sai sót hoặc cần hiệu chỉnh
Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp hoặc có yêu cầu chỉnh sửa từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần có quy trình lập lại báo cáo đúng quy định. Thường thì hệ thống eTax cho phép doanh nghiệp tạo bản chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu và gửi lại mà không cần phải làm từ đầu.
Việc lập lại bao gồm việc sửa các thông tin sai lệch, ký số lại, và gửi tờ khai XML mới. Đồng thời, doanh nghiệp cần ghi chú rõ lý do hiệu chỉnh khi gửi lại, để tiện theo dõi và kiểm tra của cơ quan thuế sau này. Các bước này phải tuân thủ đúng quy định, đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu mới, tránh tình trạng kê khai chồng lấn hoặc lặp lại.
Trong quá trình xử lý, doanh nghiệp nên lưu giữ toàn bộ chứng từ, biên bản, và xác nhận từ hệ thống thuế, nhằm đối chứng khi có vấn đề phát sinh hoặc bị thanh tra, kiểm tra sau này. Việc chủ động kiểm tra, sửa đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, giữ vững uy tín, và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.
Xem thêm:
- Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Những điều cần biết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử eTax không còn là nhiệm vụ khó khăn khi doanh nghiệp đã chuẩn bị kỹ lưỡng về tài liệu, nắm vững quy trình thao tác và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Quá trình này góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác của hoạt động kê khai thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tuân thủ đúng hạn.
