Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và những điều cần biết

Hóa đơn là một trong những giấy tờ quan trọng của bất kì doanh nghiệp nào hiện nay. Đây là giấy tờ sẽ đưa ra những khoản chi ra và thu lại của doanh nghiệp chi tiết nhất. Tuy nhiên, để đảm bảo sự minh bạch về hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải báo cáo. Chính vì thế, doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan đúng hạn. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ tới các bạn chi tiết những điều cần biết về mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất. Cùng với đó là những quy định liên quan về thời hạn nộp báo cáo

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một tài liệu quan trọng trong công tác quản lý kế toán. Từ đó cung cấp thông tin chi tiết về việc phát hành, sử dụng. Đồng thời là thông tin quản lý hóa đơn trong một kỳ kế toán nhất định. Báo cáo này bao gồm các thông tin về số lượng hóa đơn đã phát hành. Ngoài ra là tình trạng sử dụng các loại hóa đơn. Cùng với đó là sự tuân thủ quy định về phát hành hóa đơn. Ngoài ra là việc xử lý các trường hợp liên quan đến hóa đơn bị hỏng. Hoặc hóa đơn bị mất, hay không hợp lệ.

Ngoài ra, báo cáo cũng sẽ phản ánh chính xác việc ghi chép và lưu trữ hóa đơn. Từ đó đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Bao gồm quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán. Việc lập báo cáo là phần không thể thiếu trong công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính. Từ đó doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý. Đồng thời đảm bảo các hoạt động liên quan đến hóa đơn đúng quy trình.

Báo cáo thể hiện đầy đủ số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp đã sử dụng. Trong đó bao gồm:

• Tổng số hóa đơn doanh nghiệp đã tạo và phát hành trong kỳ báo cáo.
• Số hóa đơn đã xuất cho khách hàng trong kỳ.
• Số lượng Hóa đơn bị hỏng, viết sai và đã hủy theo quy định.
• Số lượng hóa đơn mất phải có biên bản ghi nhận và báo cáo cơ quan thuế.
• Số lượng hóa đơn chưa sử dụng tính đến cuối kỳ báo cáo.

Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gồm những ai?

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Theo đó, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy.

Theo quy định mới, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Hóa đơn điện tử được đồng bộ dữ liệu trực tiếp với hệ thống của Cơ quan Thuế. Từ đó giúp Cơ quan Thuế kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn theo thời gian thực. Đồng thời không cần doanh nghiệp gửi báo cáo riêng lẻ.

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hai nhóm đối tượng không bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Trong đó bao gồm doanh nghiệp sau trong thời gian quy định:

• Doanh nghiệp thành lập trong giai đoạn từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022.
• Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông ti. Từ đó triển khai hóa đơn điện tử theo quy định.

Những doanh nghiệp thuộc nhóm này vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy. Hoặc có thể kết hợp với việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời phải nộp báo cáo tình hình sử dụng theo quý hoặc tháng theo quy định hiện hành.

Cá nhân, đơn vị mua hóa đơn của Cơ quan Thuế

Theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các cá nhân, hộ gia đình và tổ chức kinh doanh có quyền sử dụng hóa đơn mua từ Cơ quan Thuế thay vì hóa đơn điện tử, phải thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Báo cáo này nhằm cung cấp thông tin chi tiết về việc phát hành, sử dụng. Cùng với đó là quản lý hóa đơn trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp

Cụ thể, báo cáo của doanh nghiệp mua hóa đơn giấy từ Cơ quan Thuế được lập theo mẫu số BC26/HĐG, Phụ lục IA. Đồng thời được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu báo cáo này yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các thông tin về hóa đơn. Trong đó bao gồm số lượng hóa đơn đã phát hành, tình trạng sử dụng. Ngoài ra là các chi tiết liên quan đến hóa đơn trong kỳ báo cáo.

Doanh nghiệp bị chia, tách, sáp nhập, giải thể theo quy định

Một số trường hợp doanh nghiệp trải qua các quá trình như chia, tách, sáp nhập. Thậm chí là doanh nghiệp thực hiện giải thể, phá sản hoặc chuyển đổi sở hữu. Hoặc doanh nghiệp nhà nước thực hiện các hoạt động như giao, bán, khoán, cho thuê. Lúc này doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải nộp bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ. Thời gian nộp báo cáo này phải tuân thủ theo thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp. Từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh

Một số trường hợp đơn vị kinh doanh có sự thay đổi về địa điểm. Cụ thể là chuyển địa điểm đến khu vực thuộc sự quản lý của Cơ quan Thuế khác. Lúc này doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nơi nộp của doanh nghiệp sẽ tại Cơ quan Thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ. Bảng kê sẽ nộp tại Cơ quan Thuế quản lý trước khi chuyển địa điểm. Việc này giúp đảm bảo quá trình chuyển giao thông tin. Cùng với đó là việc quản lý thuế diễn ra suôn sẻ và đầy đủ.

Hồ sơ và quy định lịch nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định hiện hành

Theo quy định tại Điều 29 và Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục cần thực hiện.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị các tài liệu sau. Từ đó thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

• Mẫu số BC26/HĐG – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Áp dụng theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Tùy theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị thêm các loại bảng kê phù hợp:
  • Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác (thuộc sự quản lý của cơ quan thuế khác): Sử dụng Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG – Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý. Áp dụng theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sự thay đổi về tổ chức hoạt động. Trong đó bao gồm hia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Ngoài ra là giao, bán, khoán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước: Lập Mẫu BK02/QT-HĐG – Bảng kê chi tiết hóa đơn đến thời điểm quyết toán hóa đơn. Áp dụng theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không cần nộp Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ trong các trường hợp sau:

• Hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử gặp sự cố. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp tạm thời.
• Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không có giao dịch sử dụng hóa đơn giấy trong kỳ

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan quản lý Thuế

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Cụ thể:

• Quý I (tháng 1, 2, 3): Ngày 30/4
• Quý II (tháng 4, 5, 6): Ngày 31/7
• Quý III (tháng 7, 8, 9): Ngày 31/10
• Quý IV (tháng 10, 11, 12): Ngày 31/1 năm sau

Ngoài quy định chung, một số trường hợp đặc biệt có thời hạn nộp báo cáo riêng, cụ thể như sau:

• Một số doanh nghiệp có hoạt động chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản. Hoặc chuyển đổi sở hữu, giao, bán, khoán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước. Lúc này báo cáo và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ phải được nộp cùng thời hạn. Thời hạn căn cứ theo hồ sơ quyết toán thuế.
• Một số trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác. Lúc này doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải nộp báo cáo tại cơ quan thuế. Cơ quan sẽ căn cứ theo nơi chuyển đi trước khi hoàn tất thủ tục chuyển đổi địa chỉ.
• Một số hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử cơ quan thuế gặp lỗi và sau đó được khắc phục. Cơ quan thuế sẽ thông báo thời điểm doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là trong vòng 02 ngày làm việc. Thời gian tính kể từ ngày ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thông qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Cơ quan tiếp nhận báo cáo bao gồm:

• Cục Thuế. Áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện quản lý cấp Cục Thuế.
• Chi cục Thuế. Áp dụng ối với doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh thuộc diện quản lý cấp Chi cục Thuế.

Xử phạt nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh có nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng thời hạn quy định. Nếu vi phạm quy định về thời gian nộp báo cáo, doanh nghiệp có thể bị xử phạt với mức phạt cụ thể tùy theo mức độ vi phạm.

Mức phạt được áp dụng theo số ngày chậm nộp như sau:

• Từ 01 – 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ): Phạt cảnh cáo
• Từ 01 – 10 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ): Phạt tiền từ 1 – 3 triệu đồng
• Từ 11 – 20 ngày: Phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng
• Từ 21 – 90 ngày: Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng
• Từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 5 – 15 triệu đồng

Lưu ý: “Tình tiết giảm nhẹ” có thể bao gồm yếu tố như lần đầu vi phạm. Ngoài ra là có sự hợp tác tốt với cơ quan thuế. Hoặc có lý do khách quan dẫn đến chậm nộp.

Trường hợp doanh nghiệp không nộp báo cáo sẽ bị xử phạt nặng hơn, cụ thể:

• Phạt tiền từ 5 – 15 triệu đồng.
• Buộc phải lập và nộp báo cáo theo quy định.
• Một số doanh nghiệp không nộp báo cáo trong thời gian dài. Lúc này cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp kiểm tra, thanh tra thuế. Từ đó có thể dẫn đến các mức phạt bổ sung.

Xem thêm:

• Công thức phân tích báo cáo tài chính quan trọng bạn cần biết
• Các loại báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp hiện nay

Trên đây là những điều cần biết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Cùng với đó là hồ sơ và quy định về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng mới nhất. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS