Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài khá phổ biến, đặc biệt với những doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, vận tải, viễn thông… Những chi phí này khá nhiều loại và phức tạp, yêu cầu kế toán phải nắm rõ nghiệp vụ và hạch toán chính xác. Chi tiết cách hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu ngay sau đây.
Các phương án thuê ngoài nhân công và văn bản pháp luật quy định
Thuê ngoài nhân công là việc doanh nghiệp sử dụng nhân lực thuê ngoài, sử dụng dịch vụ nhân sự của bên thứ 3 trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh… Từ đó phát sinh các chi phí, hoá đơn liên quan. Các chi phí này đều phải được kiểm kê và báo cáo thuế, hạch toán chi tiết.
Doanh nghiệp có các phương án thuê nhân công ngoài như:
- Giao khoán cho cá nhân không kinh doanh
- Giao khoán cho cá nhân kinh doanh
- Thuê công ty thầu xây dựng
- Tự tìm nhân công
Các văn bản pháp luật áp dụng:
- Thông tư 92/TT-BTC quy định về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh;
- Khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ;
- Điểm a, khoản 2, điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 quy định về thu nhập từ tiền công, tiền lương;
- Điểm i, khoản 1, điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 quy định về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
- Luật BHXH năm 2014;
- Luật lao động 2019.
Chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài
Trường hợp 1: Giao khoán cho cá nhân không kinh doanh
Trước khi trả tiền cho nhân công, doanh nghiệp cần thực hiện khấu trừ 10% thuế suất theo quy định, không phân biệt cá nhân nhân đại diện cho nhóm cá nhân.
Hoá đơn: Cơ quan thuế không cấp hoá đơn
Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng (có tính chất dịch vụ).
- Biên bản nghiệm thu đã hoàn thành.
- Xác nhận khối lượng đã hoàn thành.
- CCCD của người làm đại diện và thành viên lao động trong đội nhóm.
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt/ ngân hàng).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331
- Trích thuế TNCN 10%:
Nợ TK 331
Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 2: Giao khoán cho 1 cá nhân kinh doanh
Hoá đơn: Tiền công từ 100 triệu đồng/ năm trở lên, cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ. Tiền công dưới 100 triệu/ năm không cần hoá đơn.
Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Biên bản nghiệm thu
- Quyết toán khối lượng giao khoán
- Hóa đơn nhân công
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331
- Khi Thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 3: Thuê công ty thầu xây dựng
Lưu ý: Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác trước khi lựa chọn công ty thầu. Bao gồm tình trạng hoạt động kinh doanh, mức độ uy tín,… để tránh các rủi ro về vấn đề mua bán hoá đơn, trốn thuế, doanh nghiệp nợ.
Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Biên bản nghiệm thu
- Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
- Quyết toán khối lượng giao khoán
- Hóa đơn VAT
- Ủy nhiệm chi thanh toán ngay
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331
- Khi Thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 4: Tự tìm nhân công
Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng (mang tính chất dịch vụ)
- CCCD, Hồ sơ người lao động (nếu có)
- Bảng chấm công, tính lương cho nhân công.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN sử dụng để tạm không khấu trừ thuế 10% TNCN. (Áp dụng nếu người lao động có MST tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại một đơn vị, ước tính tổng thu nhập sau khi giảm trừ gia cảnh phải đủ điều kiện).
Phương pháp hạch toán:
Trường hợp 1: Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 1 tháng
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 622
Có TK 334
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
Nợ TK 334
Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
Nợ TK 334
Có TK 111,112
Trường hợp 2: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 622
Có TK 334
- Trích bảo hiểm xã hội:
Nợ TK 622,334
Có TK 338
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
Nợ TK 334
Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
Nợ TK 334
Có TK 111,112
Xem thêm:
Trên đây là hướng dẫn về cách hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài mà kế toán cần nắm rõ. Nếu có bất kỳ khó khăn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, hãy liên hệ ngay kế toán ATS để được hỗ trợ giải đáp. Cùng với đó, chúng tôi cũng cung cấp các khóa đào tạo kế toán chuyên nghiệp, cùng cấp nền tảng kiến thức cho những ai muốn theo đuổi công việc này.
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
