Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau chi tiết nhất

Hiện nay, khi doanh nghiệp hoạt động có thể sẽ gặp tình huống hàng về trước theo như y muốn. Tuy nhiên, hóa đơn cho món hàng đó của doanh nghiệp vẫn không thấy đâu. Nó có thể khiến doanh nghiệp lo lắng vì có thể dẫn đến hiểu nhầm là nhập trái phép. Vậy trong tình huống này phải hạch toán như thế nào cho đúng? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây. Cùng với đó là những lưu ý khi thực hiện hạch toán

Hàng về trước hóa đơn về sau có rủi ro không?

Trước khi tìm hiểu quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau thì cần biết rõ xem điều này có mang đến rủi ro cho doanh nghiệp không. Trong quá trình hạch toán kế toán, một số kế toán không dựa vào phiếu nhập kho thực tế để ghi nhận nghiệp vụ. Họ chờ đến khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp mới thực hiện hạch toán. Từ đó có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa đã được xuất kho hoặc bán ra thị trường. Tuy nhiên trên sổ sách kế toán vẫn chưa ghi nhận số lượng nhập. Điều này có thể khiến số liệu tồn kho bị âm. Từ đó gây khó khăn trong việc đối chiếu và giải trình với cơ quan quản lý.

Cụ thể có hai tình huống sau:

• Một số nhà cung cấp chậm giao hóa đơn. Tuy nhiên ngày lập hóa đơn vẫn đúng thời điểm theo quy định. Lúc này doanh nghiệp không phải chịu rủi ro về thuế hay kế toán. Khi cần giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể dựa vào chứng từ liên quan. Ví dụ như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng mua bán, v.v.
• Một số hóa đơn do bên bán lập sai thời điểm so với thực tế giao hàng. Lúc này doanh nghiệp vẫn có thể giải trình để được chấp nhận chi phí hợp lý. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bên bán có nguy cơ bị xử phạt hành chính. Điều này lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định của pháp luật thuế. Cơ quan thuế có thể áp dụng chế tài xử phạt theo quy định. Chế tài sẽ theo các mức độ khác nhau tùy vào mức độ vi phạm.

Chứng từ phục vụ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Một số trường hợp doanh nghiệp nhận hàng trước khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp trong hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cũng như kê khai thuế, cần có đầy đủ chứng từ xác minh giao dịch. Các chứng từ quan trọng bao gồm:

• Biên bản giao nhận hàng hóa. Cần ghi rõ ngày giao nhận, số lượng, chủng loại, đơn giá hàng hóa. Cuối cùng là ên giao, bên nhận và chữ ký xác nhận của hai bên.
• Phiếu nhập kho do bộ phận kho lập khi hàng hóa về kho. Có chữ ký xác nhận của người nhập kho, kế toán kho và thủ kho. Một số doanh nghiệp đã xuất hàng sử dụng hoặc bán ra trước khi nhận hóa đơn đầu vào. Khi này cần có thêm phiếu xuất kho hợp lệ để giải trình với cơ quan thuế.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa cần có điều khoản rõ ràng. Bao gồm thời điểm giao nhận hàng hóa và thời điểm xuất hóa đơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng này để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.

Lưu ý quan trọng:

• Tất cả các chứng từ trên phải làm rõ ngày giao nhận và ngày nhận hóa đơn
• Thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật
• Các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau chi tiết

Ghi nhận hàng nhập kho theo giá tạm tính

Đầu tiền hàng hóa được nhập kho nhưng chưa có hóa đơn từ nhà cung cấp. Khi này kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá tạm tính. Thông qua đó phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho. Cùng với đó là nghĩa vụ phải trả nhà cung cấp. Tại đây quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau giai đoạn này như sau:

• Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) / TK 153 (Công cụ, dụng cụ) / TK 156 (Hàng hóa): Số lượng hàng nhập kho × Giá tạm tính
• Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / TK 331 (Phải trả người bán): Số lượng hàng nhập kho × Giá tạm tính

Hạch toán khi nhận được hóa đơn mua hàng

Lúc này doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn chính thức từ nhà cung cấp. Khi đó kế toán phải điều chỉnh số liệu kế toán. Từ đó phản ánh đúng giá trị hàng nhập kho theo giá thực tế. Có ba trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Giá mua bằng giá tạm tính

Một số trường hợp giá trên hóa đơn khớp với giá tạm tính. Khi này kế toán chỉ cần ghi nhận thêm thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào theo hóa đơn mua hàng. Tại đây bút toán hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trường họp này như sau

• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Giá mua × Thuế suất GTGT
• Có TK 111, 112, 331: Giá mua × Thuế suất GTGT

Trường hợp 2: Giá mua cao hơn giá tạm tính

Một số trường hợp giá mua thực tế trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính đã ghi nhận trước đó. Lúc này kế toán cần điều chỉnh tăng giá trị hàng tồn kho. Tại đây bút toán hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trường họp này như sau

• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Giá mua × Thuế suất GTGT
• Có TK 111, 112, 331: Giá mua × Thuế suất GTGT
• Nợ TK 152, 156: Số lượng hàng hóa × (Giá mua – Giá tạm tính)
• Có TK 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa × (Giá mua – Giá tạm tính)

Trường hợp 3: Giá mua thấp hơn giá tạm tính

Một số trường hợp giá thực tế trên hóa đơn thấp hơn giá tạm tính. Lúc này kế toán cần điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho. Thông qua đó tránh ghi nhận sai chi phí. Tại đây bút toán hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau trường họp này như sau:

• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ): Giá mua × Thuế suất GTGT
• Có TK 111, 112, 331: Giá mua × Thuế suất GTGT
• Nợ TK 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa × (Giá tạm tính – Giá mua)
• Có TK 152, 156: Số lượng hàng hóa × (Giá tạm tính – Giá mua)

Lưu ý khi thực hiện hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Trường hợp hàng về sau nhưng không nhập kho

Một số hàng hóa được nhà cung cấp giao nhưng không nhập kho doanh nghiệp. Lúc này nó sẽ chuyển trực tiếp cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế. Hoặc được giao đến các địa điểm khác như kho người bán, bến cảng. Ngoài ra là đại lý, bãi tập kết hay gửi bán theo hình thức ký gửi. Khi đó kế toán cần ghi nhận doanh thu và giá vốn theo đúng nguyên tắc kế toán.

Bút toán bổ sung hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá trị hàng hóa bán ra theo giá vốn
• Hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán: Hàng được gửi đi bán tại đại lý. Khi đó ký gửi chưa xác định ngay doanh thu
• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường: Phản ánh giá trị hàng hóa không nhập kho. Đồng thời giao trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi đại lý

Lưu ý:

• Một số hàng hóa giao thẳng cho khách hàng. Lúc này doanh thu được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán. Điều này áp dụng khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thỏa mãn.
• Một số hàng hóa gửi đi bán theo hình thức ký gửi hoặc gửi bán qua đại lý. Lúc này kế toán cần theo dõi hàng tồn kho tại tài khoản 157. Thực hiện cho đến khi có xác nhận bán hàng từ đại lý.

Trường hợp hàng hóa bị hao hụt, mất mát

Trong thực tế, hàng hóa có thể bị hao hụt hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, lưu kho. Hoặc do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn. Khi xảy ra các trường hợp này, kế toán cần lập biên bản kiểm kê. Đồng thời phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất vào sổ sách kế toán. Từ đó đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Bút toán bổ sung hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

• Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị hàng hóa bị mất, hao hụt. Tuy nhiên chưa xác định nguyên nhân hoặc trách nhiệm bồi thường
• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường: Giảm giá trị hàng mua. Tuy nhiên không nhận được do hao hụt, mất mát

Xử lý tiếp theo:

• Nếu xác định nguyên nhân do lỗi của nhà cung cấp, kế toán sẽ yêu cầu bồi thường. Đồng thời điều chỉnh công nợ với nhà cung cấp.
• Nếu do lỗi vận chuyển, doanh nghiệp có thể yêu cầu công ty vận chuyển bồi thường. Sau đó ghi nhận khoản phải thu.
• Nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm về khoản mất mát này, kế toán sẽ xác định nguồn bù đắp. Có thể ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc trích lập dự phòng

Xem thêm:

• Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn xử lý chi phí thế nào?
• Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng của doanh nghiệp chi tiết nhất

Trên đây là quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau chi tiết cho doanh nghiệp. Cùng với đó là chứng từ cần chuẩn bị và những lưu ý khi thực hiện hạch toán. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS