Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng cho doanh nghiệp chi tiết nhất

Với bất kì doanh nghiệp nào, bộ phận kế toán luôn là bộ phận quan trọng nhất. Đặc biệt với lĩnh vực bán hàng thì trách nhiệm của bộ phận kế toán sẽ lớn hơn rất nhiều. Khi đó, bộ phận kế toán sẽ phải làm việc với nhiều bên như khách hàng, nhà cung cấp,… Vì thế, quy trình kế toán bán hàng sẽ có nhiều công việc cần phải thực hiện. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Xây dựng Mộc Trang khám phá những sơ đồ quy trình kế toán bán hàng cho doanh nghiệp chi tiết trong bài viết này. Cùng với đó là các công việc trong quy trình kế toán bán hàng này

Kế toán bán hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu sơ đồ quy trình kế toán bán hàng thì cần biết kế toán bán hàng là gì. Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là một vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán. Nó chịu trách nhiệm trong việc ghi nhận và quản lý giao dịch bán hàng của doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm việc lập hóa đơn cho các giao dịch bán hàng. Sau đó theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng. Đồng thời kiểm tra và đối chiếu số liệu bán hàng. Từ đó đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong hệ thống kế toán.

Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cũng đảm nhận việc ghi nhận doanh thu. Cùng với đó là các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng. Từ đó đảm bảo các khoản mục này được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính. Ngoài những nhiệm vụ cơ bản nêu trên, kế toán bán hàng còn có trách nhiệm lập các báo cáo. Bao gồm báo cáo định kỳ về tình hình doanh thu và công nợ của khách hàng.

Những báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp và đối tác. Nó giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh. Từ đó hỗ trợ ra quyết định chiến lược và quản lý tài chính một cách hiệu quả. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích số liệu, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác. Từ đó đảm bảo các hoạt động tài chính luôn diễn ra suôn sẻ và minh bạch.

Vai trò của bộ phận kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Trong mọi doanh nghiệp, bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả. Đặc biệt, kế toán bán hàng giữ một vị trí thiết yếu trong việc giám sát doanh thu. Đồng thời hỗ trợ theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dữ liệu. Đặc biệt là dữ liệu quan trọng phục vụ cho chiến lược kinh doanh. Cụ thể như sau:

• Kế toán bán hàng có nhiệm vụ thu thập, ghi chép. Đồng thời tổng hợp dữ liệu liên quan đến quá trình bán hàng,
• Hỗ trợ doanh nghiệp xác định được xu hướng tiêu thụ sản phẩm. Từ đó đánh giá mức độ chênh lệch giữa khâu sản xuất và bán hàng.
• Dữ liệu này giúp ban lãnh đạo điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Từ đó tối ưu hóa sản xuất và phân phối, đảm bảo cung – cầu hợp lý.
• Hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện kịp thời những vấn đề trong hoạt động thương mại. Chẳng hạn như hàng tồn kho quá nhiều, doanh số sụt giảm hoặc khách hàng nợ quá hạn.
• Kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi hóa đơn, công nợ khách hàng. Ngoài ra là chính sách chiết khấu và các khoản thu từ hoạt động bán hàng.
• Đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót và rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
• Kế toán bán hàng còn theo dõi các khoản công nợ phải thu từ khách hàng. Tất cả đảm bảo doanh nghiệp thu hồi tiền đúng hạn

Các sơ đồ quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Sơ đồ quy trình kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Đầu tiên để bắt đầu sơ đồ quy trình kế toán bán hàng thì cần nắm rõ quy trình mua hàng. Quy trình mua hàng và công nợ phải trả là quá trình thực hiện khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Quy trình này bắt đầu từ việc nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận nội bộ. Ngoài ra là yếu cầu mua hàng từ kế hoạch mua sắm đã được phê duyệt. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng mua bán sẽ được ký kết. Khi đó các điều khoản thanh toán sẽ được xác định rõ ràng.

Sau khi nhận hàng hóa và dịch vụ, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra hóa đơn mua hàng. Sau đó đối chiếu với các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, hợp đồng. Thông qua đó đảm bảo tính hợp lệ của đơn hàng. Khi các khoản phải trả được xác nhận, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ sách kế toán. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ phải trả đến hạn. Từ đó thực hiện thanh toán đúng thời gian quy định.

Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu phải thu bắt đầu ngay bây giờ. Nó bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng bán hàng hoặc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng. Sau khi xác nhận đơn hàng và giao hàng, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn bán hàng. Đồng thời ghi nhận doanh thu vào hệ thống kế toán. Tiếp theo, các khoản công nợ phát sinh từ khách hàng sẽ được theo dõi chi tiết. Từ đó đảm bảo rằng các khoản phải thu được thu hồi đúng hạn.

Bộ phận kế toán bán hàng sẽ thường xuyên đối chiếu với các báo cáo công nợ. Sau đó gửi nhắc nhở cho khách hàng khi khoản nợ đến hạn. Nếu để quá lâu sẽ thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ khi cần thiết. Công việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định. Nó còn đảm bảo sự chính xác trong việc ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu.

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp

Quy trình nghiệp vụ bán hàng là chuỗi các bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình kế toán bán hàng. Quy tình này liên quan đến hoạt động giao dịch bán sản phẩm của doanh nghiệp với khách hàng. Quy trình này bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó xác nhận thông tin và thỏa thuận về điều kiện giao hàng. Sau khi đơn hàng được xác nhận, bộ phận bán hàng sẽ phối hợp với ban liên quan. Thông qua đó chuẩn bị hàng hóa, đảm bảo chất lượng. Đồng thời đúng số lượng đúng theo yêu cầu của khách hàng.

Tiếp theo, hóa đơn bán hàng sẽ được lập và gửi cho khách hàng. Sau đó giao dịch được hoàn tất khi hàng hóa được vận chuyển và nhận hàng thành công. Trong suốt quá trình này, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng. Đồng thời thực hiện kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ phải thu. Tất cả đảm bảo minh bạch các số liệu tài chính liên quan đến doanh thu.

Quy trình làm việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Vừa rồi chúng ta đã biết được sơ đồ quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp. Lúc này nhiều người có thể chưa nắm rõ được quy trình trong sơ đồ này. Vì thế, hãy cùng chúng tôi khám phá quy trình làm việc của kế toán bán hàng tại đây

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng/hợp đồng

• Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng thông qua các kênh. Ví dụ như email, điện thoại, website hoặc hợp đồng trực tiếp.
• Kiểm tra thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ, phương thức thanh toán, v.v.).
• Kiểm tra thông tin hàng hóa (mã hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu nếu có).
• Kiểm tra điều khoản thanh toán, ngày giao hàng và các cam kết liên quan.
• Sau khi xác minh, kế toán bán hàng phê duyệt đơn hàng. Sau đó chuyển đến bộ phận kho hoặc sản xuất để chuẩn bị hàng hóa.

Lập phiếu xuất kho

• Khi đơn hàng đã được phê duyệt, kế toán kho lập phiếu xuất kho
• Ghi đầy đủ thông tin mã đơn hàng, thông tin khách hàng.
• Ghi đầy đủ danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, chiết khấu (nếu có).
• Phiếu xuất kho cần được ký duyệt bởi các bộ phận liên quan. Ví dụ như kế toán bán hàng, kế toán kho, trưởng phòng kinh doanh trước khi xuất hàng.
• Một số trường hợp hàng tồn kho không đủ. Lúc này kế toán bán hàng cần thông báo cho bộ phận kinh doanh. Thông qua đó tư vấn giải pháp cho khách hàng, bao gồm:
  • Hủy đơn hàng hoặc điều chỉnh số lượng.
  • Đề xuất thay thế bằng sản phẩm khác.
  • Lập kế hoạch nhập hàng bổ sung nếu có thể.

Hạch toán nghiệp vụ phát sinh

Các nghiệp vụ hạch toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ. Ví dụ như phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền, biên bản giao hàng. Tất cả đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật kế toán. Lúc này hàng hóa được xuất kho và bàn giao cho khách hàng. Khi đó kế toán bán hàng thực hiện hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Trong đó bao gồm:

• Doanh thu bán hàng: Ghi nhận khoản doanh thu tương ứng với đơn hàng đã hoàn thành.
• Giá vốn hàng bán (COGS): Hạch toán giá vốn tương ứng để xác định lợi nhuận gộp.
• Chi phí bán hàng: Bao gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, hoa hồng cho nhân viên kinh doanh.
• Công nợ khách hàng: Nếu giao dịch chưa được thanh toán ngay, cần ghi nhận công nợ vào sổ sách.

Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng

• Kế toán bán hàng theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng. Tất cả trên sổ sách kế toán hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng.
• Lập báo cáo công nợ định kỳ (tuần, tháng, quý). Từ đó đánh giá khả năng thu hồi công nợ, tránh tình trạng nợ xấu.
• Gửi hóa đơn thanh toán ngay sau khi giao hàng.
• Nhắc nhở khách hàng về thời hạn thanh toán bằng email, điện thoại.
• Áp dụng chính sách tín dụng linh hoạt. Chẳng hạn như chiết khấu thanh toán sớm hoặc tính lãi suất với công nợ quá hạn.
• Một số các khoản nợ quá hạn kéo dài. Khi đó kế toán cần phối hợp bộ phận pháp chế để có hướng xử lý phù hợp. Tất cả đảm bảo không ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Quy trình quản lý công nợ phải trả cho doanh nghiệp
• Nguyên tắc đặc trưng cơ bản của các hình thức kể toán

Trên đây là sơ đồ quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp chi tiết nhất. Cùng với đó là vai trò của bộ phận kế toán bán hàng trong doanh nghiệp. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS