Hạch toán trích BHXH và các khoản tiền lương chi tiết nhất

Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích là công việc quan trọng với bất kì doanh nghiệp nào. Việc này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động trong doanh nghiệp. Đồng thời góp phần giữ chân đội ngũ nhân viên và tạo ra môi trường lành mạnh. Trong đó tài khoản 338 là tài khoản chính để hạch toán trích các khoản bảo hiểm từ lương. Vậy cấu trúc tài khoản 338 gồm những gì? Quy trình hạch toán trích BHXH và ckhoản tiền lương ra sao? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này

Cấu trúc tài khoản hạch toán trích BHXH – Tài khoản 338

Tài khoản 338 được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội. Trong đó bao gồm các khoản hạch toán trích BHXH theo lương. Ví dụ như: kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT). Cùng với đó là các khoản trích, khấu trừ vào lương của người lao động. Tài khoản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản trích theo lương và các khoản phải nộp. Từ đó góp phần minh bạch hóa hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Giống như các tài khoản kế toán khác, tài khoản 338 bao gồm bên Nợ và bên Có. Nội dung cụ thể của từng bên được phản ánh như sau:

Bên Nợ

• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT, và các khoản trích theo lương phải nộp cho cơ quan quản lý.
• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT phải trả trực tiếp cho người lao động.

Bên Có

• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Hoặc khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động.
• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT được Nhà nước cấp bù.
• Giá trị tài sản thừa đang chờ xử lý.
• Các khoản phải trả khác.

Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản trả thừa, nộp thừa. Hoặc các khoản vượt chi nhưng chưa thanh toán.

Số dư bên Có: Phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp. Hoặc giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Hạch toán tiền lương và cách khoản phụ cấp theo quy định

Trước khi thực hiện hạch toán trích BHXH thì chúng ta phải thực hiện hạch toán tiền lương. Để thực hiện hạch toán chi phí tiền lương một cách chính xác và chi tiết cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, kế toán cần xác định rõ chi phí tiền lương thuộc bộ phận nào trong cấu trúc tổ chức của công ty. Ví dụ như bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng, hay bộ phận quản lý. Việc phân loại này rất quan trọng, vì nó giúp xác định chính xác chi phí. Đồng thời phản ánh đúng vào các tài khoản kế toán tương ứng.

Ngoài ra, kế toán cần lưu ý rằng chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Chế độ này cũng có ảnh hưởng đến cách hạch toán chi phí tiền lương. Doanh nghiệp có thể đang áp dụng theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 của Bộ Tài chính. Sự khác biệt giữa hai thông tư này là một số tài khoản chi tiết có thể khác nhau. Do đó, kế toán cần xác định đúng chế độ kế toán. Từ đó áp dụng các tài khoản phù hợp trong quá trình hạch toán.

Hạch toán theo Thông tư 133

Thông tư 133 áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các tài khoản kế toán sử dụng sẽ có sự phân chia rõ ràng giữa các loại chi phí.

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang đối với bộ phận sản xuất.
• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang đối với các công trình xây dựng cơ bản, nếu có.
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng đối với bộ phận bán hàng.
• Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp. Bao gồm bộ phận văn phòng, nhân viên quản lý cấp cao….
• Có TK 334 – Phải trả người lao động. Dùng để phản ánh các khoản tiền lương phải trả cho người lao động. Trong đó bao gồm bộ phận đã được phân bổ.

Hạch toán theo Thông tư 200

Thông tư 200 áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết hơn. Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán chi phí tiền lương theo thông tư này có sự phân biệt rõ ràng. Trong đó bao gồm các chi phí liên quan đến sản xuất, bán hàng và quản lý doanh nghiệp.

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. Ap dụng đối với các dự án xây dựng cơ bản, nếu có.
• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Dành cho chi phí liên quan đến lao động trực tiếp trong sản xuất.
• Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231). Nếu có chi phí liên quan đến việc sử dụng máy móc trong thi công, sản xuất.
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271). Áp dụng cho các chi phí chung trong quá trình sản xuất. Ví dụ như chi phí gián tiếp, chi phí quản lý xưởng).
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411). Ap dụng cho bộ phận bán hàng.
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421). Áp dụng cho bộ phận quản lý. Bao gồm chi phí văn phòng, chi phí quản lý chung.
• Có TK 334 – Phải trả người lao động. Bao gồm các chi tiết như TK 3341 – Phải trả tiền lương và TK 3348 – Phải trả các khoản chi khác cho người lao động.

Hướng dẫn hạch toán trích BHXH và các khoản trích theo quy định

Hạch toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ chi phí của doanh nghiệp

Khi hạch toán trích BHXH (Bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán cần phải thực hiện các bút toán đúng với quy định của từng chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, bao gồm Thông tư 133 và Thông tư 200. Cụ thể, các khoản chi phí này sẽ được phân bổ vào các tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Ngoài ra là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… Các khoản chi phí này có sự khác biệt giữa hai thông tư.

Thông tư 133

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 khi hạch toán trích BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí sẽ thực hiện như sau:

• Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang),
• Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang),
• Nợ TK 6421 (Chi phí bán hàng),
• Nợ TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
• Có TK 3383 – Phải trả BHXH (Bảo hiểm xã hội).
• Có TK 3384 – Phải trả BHYT (Bảo hiểm y tế).
• Nợ TK 3385 – Phải trả BHTN (Bảo hiểm thất nghiệp).

Thông tư 200

Theo Thông tư 200, việc hạch toán trích BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí của doanh nghiệp được thực hiện chi tiết hơn qua các tài khoản phân loại theo bộ phận, chức năng trong doanh nghiệp:

• Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang),
• Nợ TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp),
• Nợ TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công),
• Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung),
• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng),
• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
• Có TK 3383 – Phải trả BHXH.
• Có TK 3384 – Phải trả BHYT.
• Có TK 3386 – Phải trả BHTN.

Hạch toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ lương của nhân viên

Ngoài việc hạch toán trích BHXH vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán cũng cần phải hạch toán các khoản bảo hiểm mà doanh nghiệp trừ vào lương của nhân viên. Các khoản này được trừ từ lương của nhân viên. Chải được ghi nhận đúng vào các tài khoản phải trả người lao động.

Theo Thông tư 133

• Nợ TK 334 (Phải trả người lao động), ghi nhận tổng tiền lương của nhân viên. Bao gồm các khoản bảo hiểm bắt buộc trừ vào lương.
• Có TK 3383 – Phải trả BHXH (Bảo hiểm xã hội).
• Có TK 3384 – Phải trả BHYT (Bảo hiểm y tế).
• Có TK 3385 – Phải trả BHTN (Bảo hiểm thất nghiệp).

Theo Thông tư 200:

• Nợ TK 3341 (Phải trả tiền lương).
• Nợ TK 3348 (Phải trả các khoản khác cho người lao động).
• Có TK 3383 – Phải trả BHXH.
• Có TK 3384 – Phải trả BHYT.
• Có TK 3386 – Phải trả BHTN.

Hạch toán khi thực hiện nộp tiền bảo hiểm

Căn cứ vào giấy nộp tiền và kết quả thông báo từ cơ quan bảo hiểm xã hội, kế toán thực hiện hạch toán các khoản nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và các khoản bảo hiểm khác theo quy định như sau:

• Nợ tài khoản 3383 (BHXH) – Ghi nhận tổng số tiền bảo hiểm xã hội phải nộp. Bao gồm phần doanh nghiệp phải đóng theo tỷ lệ quy định. Phần trừ vào lương của người lao động (NLĐ).
• Nợ tài khoản 3384 (BHYT) – Tương tự như trên, ghi nhận tổng số tiền bảo hiểm y tế phải nộp. Bao gồm cả phần doanh nghiệp đóng và phần trừ vào lương của NLĐ.
• Nợ tài khoản 3386 (Theo Thông tư 200) hoặc 3385 (Theo Thông tư 133) – Ghi nhận các khoản bảo hiểm khác cần phải nộp cho cơ quan bảo hiểm. Tương tự như hai khoản trên, khoản bảo hiểm này cũng bao gồm phần đóng của doanh nghiệp và phần trừ vào lương của NLĐ. Chúng được tính toán dựa trên tỷ lệ quy định.
• Có tài khoản 1111 (Tiền mặt) hoặc 1121 (Tiền gửi ngân hàng) – Ghi nhận số tiền thanh toán thực tế cho cơ quan bảo hiểm. Số tiền này tương ứng với tổng số bảo hiểm phải nộp. Bao gồm cả phần doanh nghiệp và phần trừ vào lương của NLĐ.

Xem thêm:

• Tỷ lệ trích BHXH theo quy định hiện hành mới nhất
• Quy trình hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt chi tiết nhất

Trên đây là quy trình hạch toán trích BHXH và tiền lương theo quy định mới nhất. Cùng với đó là thông tin tài khoản thực hiện hạch toán. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com