Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử và chứng từ thường dùng mới nhất

Hóa đơn là một trong những loại chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ thuế. Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc lựa chọn đúng mẫu hóa đơn không chỉ giúp ghi nhận giao dịch đầy đủ mà còn hỗ trợ quá trình kê khai, hạch toán và quản lý doanh thu.

Hiện nay, hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi thay cho phương thức lập hóa đơn truyền thống. Bên cạnh hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng, hệ thống biểu mẫu còn có nhiều loại hóa đơn, chứng từ điện tử dành cho các trường hợp đặc thù như giao dịch bằng ngoại tệ, hoàn thuế, xuất khẩu, bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo nội dung tài liệu tham khảo, hệ thống mẫu được liệt kê gồm nhiều nhóm như 01/GTGT, 02/BH, 01/DTQG, 01/TMĐT, 01/BTS, 03/XKNB, 04/HGĐL, 01/BK-CSGH, 03/TNCN, CTT50 và 01/PLPĐT. Một số mẫu là hóa đơn, trong khi một số khác là chứng từ điện tử được sử dụng trong các nghiệp vụ liên quan.

Dưới đây là các mẫu hóa đơn và chứng từ tiêu biểu được phân loại theo từng mục đích sử dụng để bạn dễ tham khảo.

Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?

Tùy vào hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ phát sinh, doanh nghiệp có thể gặp nhiều loại hóa đơn khác nhau. Mỗi mẫu được xây dựng nhằm phục vụ một nhóm giao dịch nhất định.

Các mẫu đáng chú ý gồm:

• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Hóa đơn điện tử bán hàng.
• Hóa đơn GTGT dành cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù.
• Hóa đơn GTGT dùng trong trường hợp thu bằng ngoại tệ.
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế.
• Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
• Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
• Hóa đơn thương mại điện tử.
• Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu.

Ngoài nhóm hóa đơn, hệ thống biểu mẫu còn có các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng kê hàng hóa bán ra, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai điện tử.

Các mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng theo từng nghiệp vụ

Mẫu hóa đơn GTGT cho giao dịch chịu thuế

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng là một trong những mẫu quan trọng đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp áp dụng hóa đơn GTGT.

Mẫu hóa đơn thường thể hiện các thông tin cơ bản của người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế. Đây là những dữ liệu quan trọng để xác định giá trị giao dịch và phục vụ việc kê khai thuế theo quy định.

Mẫu tham khảo: 01/GTGT.

Nếu doanh nghiệp đang tìm một mẫu hóa đơn GTGT để tham khảo cách bố trí thông tin, đây là một trong những biểu mẫu cần xem xét đầu tiên.

Hóa đơn điện tử bán hàng dành cho hoạt động kinh doanh

Không phải mọi hoạt động kinh doanh đều sử dụng hóa đơn GTGT. Trong những trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng phù hợp.

Nội dung trên hóa đơn tập trung vào việc ghi nhận thông tin giao dịch, hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp, số lượng, đơn giá, giá trị thanh toán và các thông tin liên quan.

Mẫu tham khảo: 02/BH.

Mẫu này đặc biệt hữu ích khi người lập cần tham khảo cách trình bày hóa đơn bán hàng điện tử trước khi đưa vào hệ thống quản lý hoặc phần mềm hóa đơn.

Hóa đơn GTGT dành cho doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù

Một số tổ chức, doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động riêng có thể sử dụng mẫu hóa đơn GTGT được thiết kế cho trường hợp đặc thù.

Ngoài các thông tin thông thường của hóa đơn, biểu mẫu vẫn cần thể hiện những dữ liệu quan trọng liên quan đến người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá trị trước thuế, thuế suất và số tiền thuế GTGT.

Mẫu tham khảo: 01/GTGT-ĐT.

Đây là mẫu nên được tham khảo khi doanh nghiệp thuộc nhóm có nghiệp vụ đặc thù thay vì áp dụng máy móc một mẫu hóa đơn thông thường.

Hóa đơn GTGT khi giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ

Đối với một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù có giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ, hóa đơn cần thể hiện thông tin phù hợp với loại tiền sử dụng trong giao dịch.

Ngoài các nội dung liên quan đến người mua, người bán và hàng hóa, dịch vụ, mẫu hóa đơn còn thể hiện giá trị giao dịch, đồng tiền thanh toán và các thông tin về thuế GTGT.

Mẫu tham khảo: 01/GTGT-NT.

Biểu mẫu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có thanh toán bằng ngoại tệ.

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là biểu mẫu dành cho nghiệp vụ bán hàng thuộc hệ thống dự trữ Nhà nước.

Nội dung hóa đơn được sử dụng để ghi nhận thông tin về đơn vị bán, người mua, hàng hóa và giá trị giao dịch. Đây là loại biểu mẫu có phạm vi sử dụng chuyên biệt, không phải mẫu hóa đơn phổ thông dành cho hoạt động bán hàng thông thường.

Mẫu tham khảo: 01/DTQG.

Hóa đơn GTGT kết hợp tờ khai hoàn thuế

Một mẫu hóa đơn đặc thù khác là hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế. Biểu mẫu này gắn với hoạt động hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa mà khách du lịch nước ngoài mua tại Việt Nam và mang theo khi xuất cảnh.

Do đó, ngoài thông tin về giao dịch mua bán, biểu mẫu còn cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc xác định số thuế GTGT được hoàn.

Mẫu tham khảo: 01/GTGT-TKHT.

Nhóm hóa đơn tích hợp nhiều nội dung trên cùng chứng từ

Hóa đơn GTGT kèm biên lai thu thuế, phí và lệ phí

Trong một số nghiệp vụ, hóa đơn điện tử có thể được tích hợp với nội dung của biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Mẫu này giúp kết hợp thông tin của giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ với khoản thu thuộc phạm vi được phép tích hợp. Nhờ đó, dữ liệu được trình bày tập trung hơn trên cùng một chứng từ.

Mẫu tham khảo: 01/GTGT-BL.

Khi sử dụng, doanh nghiệp cần căn cứ đúng vào nghiệp vụ thực tế để xác định loại chứng từ phù hợp.

Hóa đơn bán hàng kết hợp biên lai thu các khoản phí

Tương tự hóa đơn GTGT tích hợp biên lai, hóa đơn bán hàng cũng có mẫu dành cho trường hợp giao dịch phát sinh đồng thời các khoản thuế, phí hoặc lệ phí được phép tích hợp.

Biểu mẫu giúp kết hợp thông tin về hàng hóa, dịch vụ với nội dung thu các khoản liên quan. Điều này hỗ trợ việc ghi nhận giao dịch và quản lý các khoản phải thu thuận tiện hơn.

Mẫu tham khảo: 01/BH-BL.

Mẫu hóa đơn phục vụ hoạt động thương mại và tài sản

Hóa đơn thương mại điện tử cho giao dịch quốc tế

Hóa đơn thương mại điện tử được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài khi người bán đáp ứng điều kiện sử dụng loại hóa đơn này.

Nội dung biểu mẫu tập trung vào thông tin của người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch và những dữ liệu liên quan. Đây cũng là cơ sở phục vụ việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.

Mẫu tham khảo: 01/TMĐT.

Đây là mẫu đáng tham khảo đối với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuyên biên giới và cần nghiên cứu cách trình bày hóa đơn thương mại điện tử.

Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Không chỉ hàng hóa và dịch vụ, một số giao dịch liên quan đến tài sản cũng cần sử dụng mẫu hóa đơn riêng.

Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu được sử dụng khi tổ chức, cá nhân bán tài sản thuộc trường hợp phải thực hiện đăng ký theo quy định. Nội dung hóa đơn cần thể hiện thông tin về bên bán, bên mua và tài sản được chuyển nhượng.

Mẫu tham khảo: 01/BTS.

Mẫu này có thể được dùng để tham khảo khi thực hiện các giao dịch tài sản có yêu cầu đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu.

Các chứng từ điện tử thường đi kèm nghiệp vụ hóa đơn

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng khi doanh nghiệp đưa hàng hóa từ địa điểm này sang địa điểm khác trong cùng hệ thống, chẳng hạn giữa kho, chi nhánh, cửa hàng hoặc các đơn vị trực thuộc.

Chứng từ giúp theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển và hỗ trợ việc kiểm tra nguồn gốc hàng khi hàng hóa đang lưu thông.

Mẫu tham khảo: 03/XKNB.

Điểm cần lưu ý là đây là chứng từ điện tử có liên quan đến quản lý hàng hóa nhưng không nên đồng nhất với hóa đơn điện tử bán hàng thông thường. Tài liệu nguồn cũng phân biệt nhóm phiếu xuất kho với hóa đơn điện tử theo nghĩa thông thường.

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Khi doanh nghiệp xuất hàng từ kho để giao cho bên nhận bán đại lý, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ.

Biểu mẫu có thể thể hiện thông tin về hàng hóa, đơn vị nhận đại lý, người vận chuyển và phương tiện vận chuyển. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp theo dõi lượng hàng đã gửi bán nhưng chưa phát sinh giao dịch bán hàng hoàn tất.

Mẫu tham khảo: 04/HGĐL.

Bảng kê hàng hóa bán ra

Bảng kê hàng hóa bán ra được sử dụng nhằm tổng hợp dữ liệu về hàng hóa, chứng từ và doanh thu trong một số trường hợp hàng được điều chuyển hoặc gửi bán tại chi nhánh, cửa hàng, cơ sở phụ thuộc hoặc đơn vị nhận đại lý.

Các thông tin có thể bao gồm số hóa đơn, ngày lập, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền. Việc tổng hợp đầy đủ giúp cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc gửi bán cung cấp dữ liệu cần thiết phục vụ việc lập hóa đơn và quản lý doanh thu.

Mẫu tham khảo: 01/BK-CSGH.

Chứng từ thuế và biên lai điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng để xác nhận khoản thuế đã được tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập khấu trừ từ thu nhập của người nhận.

Thông tin trên chứng từ có thể bao gồm bên trả thu nhập, cá nhân nhận thu nhập, khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ. Đây là tài liệu có ý nghĩa đối với người nộp thuế khi thực hiện kê khai, quyết toán hoặc chứng minh khoản thuế đã được khấu trừ.

Mẫu tham khảo: 03/TNCN.

Biên lai thu thuế

Biên lai thu thuế được sử dụng để xác nhận việc người nộp thuế đã thực hiện khoản nghĩa vụ thuế theo quy định.

Nội dung thường liên quan đến người nộp thuế, khoản thu, số tiền phải nộp và số tiền đã nộp. Biên lai đóng vai trò xác nhận giao dịch thu thuế và hỗ trợ việc đối chiếu khi cần thiết.

Mẫu tham khảo: CTT50.

Biên lai thu phí, lệ phí điện tử

Đối với các khoản phí và lệ phí, biên lai điện tử được sử dụng để ghi nhận việc tổ chức hoặc cá nhân đã thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Mẫu biên lai có thể thể hiện thông tin của đơn vị thu, người nộp, khoản phí hoặc lệ phí, số tiền và hình thức thanh toán. Những dữ liệu này giúp việc xác nhận và quản lý khoản thu trở nên thuận tiện hơn.

Mẫu tham khảo: 01/PLPĐT.

Khi chọn mẫu hóa đơn cần chú ý điều gì?

Xác định đúng loại giao dịch

Không nên lựa chọn mẫu hóa đơn chỉ dựa trên hình thức trình bày. Trước hết cần xác định doanh nghiệp đang bán hàng, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu, giao dịch tài sản hay thực hiện một nghiệp vụ đặc thù khác.

Mỗi nhóm nghiệp vụ có thể gắn với một loại hóa đơn hoặc chứng từ khác nhau. Vì vậy, xác định đúng bản chất giao dịch là bước đầu tiên để lựa chọn biểu mẫu.

Kiểm tra thông tin trước khi lập hóa đơn

Các thông tin của người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và số tiền cần được kiểm tra kỹ trước khi phát hành.

Đối với các mẫu đặc thù, người lập cần chú ý thêm những trường thông tin riêng của từng loại chứng từ.

Phân biệt hóa đơn với chứng từ điện tử

Một điểm dễ nhầm lẫn là không phải tất cả biểu mẫu trong hệ thống đều là hóa đơn điện tử. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng kê, chứng từ khấu trừ thuế và biên lai có chức năng riêng.

Tài liệu tham khảo cũng lưu ý rằng một số chứng từ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được sử dụng, quản lý theo cơ chế liên quan đến hóa đơn nhưng không phải hóa đơn điện tử theo nghĩa thông thường.

Tổng hợp nhanh các mẫu hóa đơn và chứng từ

Mẫu	Tên hóa đơn/chứng từ
01/GTGT	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
01/GTGT-ĐT	Hóa đơn GTGT dành cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù
01/GTGT-NT	Hóa đơn GTGT dành cho một số trường hợp thu bằng ngoại tệ
02/BH	Hóa đơn điện tử bán hàng
01/DTQG	Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
01/GTGT-TKHT	Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế
01/GTGT-BL	Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
01/BH-BL	Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
01/TMĐT	Hóa đơn thương mại điện tử
01/BTS	Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu
03/XKNB	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
04/HGĐL	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
01/BK-CSGH	Bảng kê hàng hóa bán ra
03/TNCN	Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
CTT50	Biên lai thu thuế
01/PLPĐT	Biên lai thu phí, lệ phí điện tử

Danh sách trên được tổng hợp từ hệ thống mẫu trong tài liệu tham khảo và bao quát cả hóa đơn, chứng từ, bảng kê và biên lai điện tử.

Lời kết

Các mẫu hóa đơn hiện nay được xây dựng theo nhiều nhóm nghiệp vụ khác nhau, từ hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng đến các mẫu dành cho giao dịch ngoại tệ, hoàn thuế, xuất khẩu, bán tài sản và các nghiệp vụ thuế đặc thù.