Tổ chức bộ máy kế toán là yếu tố cần thiết để đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp. Một bộ máy kế toán tốt sẽ giúp cho các công tác kế toán của doanh nghiệp đạt hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xây dựng và tối ưu bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ tới các bạn những sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Cùng với đó là các căn cứ pháp luật về xây dựng bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của việc tổ chức sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán của một doanh nghiệp bao gồm tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với hệ thống thiết bị và công cụ kỹ thuật. Tất cả cùng đảm nhận toàn bộ công tác kế toán, thống kê và tài chính. Bộ máy này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Đồng thời còn đảm bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật. Thông qua hệ thống kế toán, nhà quản lý có thể đo lường và phân tích tình hình tài chính. Từ đó định hướng phát triển và tối đa hóa lợi nhuận trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí nhân sự kế toán đáp ứng các yêu cầu của Luật Kế toán. Số lượng kế toán viên tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của công việc. Cùng với đó là nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mộ số trường hợp, doanh nghiệp có thể sắp xếp nhân viên kế toán làm các công việc khác. Với điều kiện những công việc đó luật pháp không cấm.
Một hệ thống kế toán hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược, bao gồm:
- Cung cấp thông tin hỗ trợ việc sản xuất với chi phí thấp. Bao gồm quản lý nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao và chi phí chung.
- Hỗ trợ hoạt động kinh doanh qua việc phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa. Hỗ trợ công tác tài chính như quản lý các khoản vay, lãi vay.
- Hỗ trợ quản trị doanh nghiệp thông qua việc thiết lập báo cáo. Bao gồm báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận.
- Hệ thống kế toán còn đóng vai trò cảnh báo khi xuất hiện các chỉ số tài chính không tích cực. Từ đó giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và nhịp nhàng.
Các quy định về tổ chức sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Quy định pháp luật về tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định tại điều 49 của Luật kế toán 2015, các đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán và có thể lựa chọn giữa việc bố trí nhân sự kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Việc tổ chức bộ máy, bố trí kế toán viên, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tuân thủ các quy định do chính phủ ban hành.
Ngoài ra, theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Bố trí số lượng kế toán viên phù hợp với quy môn và yêu cầu quản lý của đơn vị. Kế toán viên có thể kiêm nhiệm các công việc khác. Miễn là không vi phạm quy định pháp luật.
- Quyết định tổ chức bộ máy kế toán phải do cơ quan có thẩm quyền. Hoặc người đại diện pháp luật của đơn vị đưa ra.
- Đối với các cơ quan sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức bộ máy kế toán cần phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của đơn vị. Một số địa phương có thể chia sẻ chung một bộ máy kế toán nếu tuân thủ đúng quy định.
- Người làm kế toán cần có trình độ chuyên môn phù hợp và các bằng cấp, chứng chỉ liên quan. Đối với kế toán trưởng trong lĩnh vực nhà nước, người có kinh nghiệm từ 10 năm trở lên và đáp ứng các điều kiện nhất định có thể được bổ nhiệm mà không yêu cầu bằng cấp chuyên ngành.
Những đối tượng không được làm kế toán
Theo Điều 19 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các đối tượng sau không được đảm nhiệm chức vụ kế toán:
- Những người quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 52 của Luật kế toán.
- Người có quan hệ gia đình hoặc thân thuộc với những người giữ chức vụ quản lý tài chính – kế toán trong cùng một đơn vị, trừ một số trường hợp đặc biệt do chính phủ quy định.
- Người đang giữ các vị trí quản lý, thủ kho, thủ quỹ. Người mua bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán.
Quy định về kế toán trưởng và phụ trách kế toán
Theo Điều 20 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc bổ nhiệm kế toán trưởng và người phụ trách kế toán trong tổ chức được quy định như sau:
- Các đơn vị kế toán cần bổ nhiệm kế toán trưởng, trừ một số trường hợp ngoại lệ. Nếu không thể bổ nhiệm ngay, đơn vị phải bố trí người phụ trách kế toán. Việc bố trí phải thực hiện trong thời gian tối đa 12 tháng.
- Một số trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc một số trường hợp kế toán nhà nước. Lúc này không bắt buộc phải có kế toán trưởng, chỉ cần người phụ trách kế toán.
- Thời hạn bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán là 5 năm. Sau đó cần thực hiện quy trình bổ nhiệm lại.
- Khi thay đổi kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, cần tiến hành bàn giao công việc. Đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Bộ nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn các quy định liên quan đến kế toán trưởng. Cùng với đó là hướng dẫn phụ trách kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
Những sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phổ biến nhất
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Trong sơ đồ bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ các hoạt động kế toán và tài chính được tập trung xử lý tại một trung tâm kế toán duy nhất, không có bộ phận kế toán tại các đơn vị thành viên. Thông tin tài chính từ các đơn vị con sẽ được chuyển về trung tâm. Sau đó thông tin mới được tổng hợp và lập báo cáo. Trung tâm kế toán chịu trách nhiệm chuẩn hóa các quy trình, chính sách kế toán. Tất cả đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của hoạt động kế toán.
Ưu điểm:
- Dễ quản lý và điều hành nhờ tập trung vào một bộ phận duy nhất.
- Tiết kiệm chi phí nhân sự và cơ sở vật chất. Mô hình không cần triển khai nhiều đội ngũ kế toán.
- Đảm bảo đồng nhất quy trình kế toán cho toàn bộ doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Nếu xảy ra sự cố hoặc sai sót, toàn bộ hệ thống kế toán sẽ bị ảnh hưởng.
- Khó kiểm soát chi tiết tại từng đơn vị do quy mô lớn. Có thể dẫn đến sai sót trong quá trình xử lý kế toán.
Mô hình kế toán tập trung phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu đồng bộ và quản lý tập trung cao. Đặc biệt trong các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc công ty con.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Trong mô hình kế toán phân tán, các hoạt động kế toán và tài chính được phân bổ đến từng đơn vị con, chi nhánh hoặc văn phòng riêng lẻ. Mỗi đơn vị có bộ phận kế toán độc lập, chịu trách nhiệm quản lý tài chính của mình. Đồng thời, các đơn vị con có quyền tự chủ trong việc thực hiện kế toán. Tuy nhiên vẫn chịu sự kiểm soát của kế toán trung tâm.
Ưu điểm:
- Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh phân tán. Từ đó giúp quản lý tài chính linh hoạt theo địa phương.
- Mỗi đơn vị có thể tuân thủ các quy định và yêu cầu kế toán. Tùy thuộc theo quy định của từng khu vực địa phương.
Nhược điểm:
- Khó đồng bộ thông tin kế toán giữa các đơn vị. Từ đó dẫn đến không nhất quán trong quy trình kế toán.
- Tăng chi phí nhân sự và hạ tầng do mỗi đơn vị cần bộ máy kế toán riêng.
Mô hình này thường được áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Những doanh nghiệp này có quy mô kinh doanh rộng, nhiều chi nhánh. Hoặc hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh đa dạng.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp
Mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp kết hợp cả tính tập trung và phân tán. Trong đó, một trung tâm kế toán chính chịu trách nhiệm quản lý chung. Trong khi các đơn vị con có bộ phận kế toán riêng. Từ đó thực hiện các hoạt động kế toán cụ thể tại chỗ.
Ưu điểm:
- Tận dụng được sự quản lý tập trung và đồng bộ. Đồng thời đáp ứng sự linh hoạt tại các địa phương.
- Phân công nhiệm vụ theo chuyên môn và địa phương, tối ưu hiệu suất làm việc.
Nhược điểm:
- Quản lý phức tạp, đòi hỏi kỹ năng cao. Từ đó điều phối cả bộ phận kế toán tập trung và các đơn vị kế toán phân tán.
- Tăng chi phí vận hành do phải duy trì cả hai mô hình.
Mô hình hỗn hợp phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Hoặc những doanh nghiệp đa quốc gia hoặc các tổ chức có quy mô toàn cầu. Họ yêu cầu sự cân bằng giữa quản lý tập trung và linh hoạt theo từng đơn vị địa phương.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo chức năng
Trong mô hình này, sơ đồ bộ máy kế toán được tổ chức theo các chức năng cụ thể. Ví dụ như kế toán quản lý, kế toán tài chính, kế toán chi phí… Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một lĩnh vực kế toán riêng biệt.
Ưu điểm: Mỗi bộ phận tập trung chuyên môn vào một chức năng cụ thể. Ví dụ như tài sản cố định, thuế, hoặc nguồn vốn. Từ đó giúp nâng cao chất lượng công việc.
Nhược điểm: Thiếu tính toàn diện do quá tập trung vào từng chức năng riêng lẻ. Vì thế có thể gây ra mất kết nối giữa các phần trong quá trình kế toán.
Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp lớn và phức tạp. Đặc biệt là trong các ngành ngân hàng, bảo hiểm hoặc y tế. Đây là nơi đòi hỏi chuyên môn sâu trong từng lĩnh vực kế toán cụ thể.
Những căn cứ để xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán tối ưu nhất
Quy mô và loại hình doanh nghiệp
- Quy mô hoạt động: Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức sơ đồ bộ máy kế toán. Doanh nghiệp lớn với nhiều bộ phận và chi nhánh sẽ cần một hệ thống kế toán phức tạp hơn so với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Loại hình kinh doanh: Các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ hay xây dựng đều có yêu cầu kế toán khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất có các phần hành liên quan đến giá thành. Trong khi doanh nghiệp thương mại tập trung vào quản lý hàng tồn kho và bán hàng.
Yêu cầu quản lý tài chính và kế toán
- Mức độ phức tạp của hoạt động tài chính: Doanh nghiệp có quy trình tài chính phức tạp như nhiều nguồn vốn, quản lý công nợ, tài sản cố định… cần một bộ máy kế toán có chức năng quản trị toàn diện.
- Yêu cầu quản lý nội bộ: Việc kiểm soát dòng tiền, chi phí, doanh thu, và lợi nhuận theo các hạng mục chi tiết (phòng ban, chi nhánh, dự án) sẽ yêu cầu bộ máy kế toán phải được tổ chức chuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng giữa các chức năng như kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán công nợ.
Pháp lý và quy định kế toán hiện hành
- Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn: Sơ đồ bộ máy kế toán phải tuân thủ các quy định của Luật Kế toán 2015, các nghị định và thông tư liên quan. Điều này bao gồm cả việc bổ nhiệm kế toán trưởng, quy định về kế toán viên và tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp kế toán.
- Chuẩn mực kế toán: Tất cả các quy trình và báo cáo kế toán phải tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam hoặc chuẩn mực quốc tế nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.
Cơ cấu tổ chức và nhân sự kế toán
- Số lượng và chất lượng nhân sự: Bộ máy kế toán cần được tổ chức dựa trên số lượng nhân sự hiện có và trình độ chuyên môn của họ. Tùy thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của đội ngũ kế toán, doanh nghiệp có thể phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận như kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán tiền lương, và kế toán tài sản cố định.
- Chức năng nhiệm vụ: Sơ đồ bộ máy kế toán cần phân công chức năng rõ ràng giữa các vị trí như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán viên… để đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng, tránh chồng chéo nhiệm vụ.
Mục tiêu phát triển và ngân sách
- Chiến lược phát triển: Doanh nghiệp cần căn cứ vào mục tiêu phát triển trong dài hạn để tổ chức bộ máy kế toán linh hoạt, có khả năng mở rộng khi quy mô kinh doanh tăng lên. Nếu doanh nghiệp dự định mở rộng sang các thị trường mới hoặc tăng cường hoạt động đầu tư, bộ máy kế toán cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu quản lý tài chính phức tạp hơn.
- Chi phí đầu tư cho kế toán: Doanh nghiệp cần cân nhắc ngân sách cho việc tổ chức bộ máy kế toán, bao gồm chi phí nhân sự, phần mềm kế toán, và các dịch vụ hỗ trợ kế toán như kiểm toán, tư vấn tài chính. Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ thuê ngoài kế toán hoặc triển khai hệ thống phần mềm tự động hóa.
Xem thêm:
- Các khoản giảm trừ theo thông tư 200 và cách hạch toán
- Những phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
Trên đây là những điều cần biết về các sơ đồ bộ máy kế toán phổ biến của doanh nghiệp. Cùng với đó là những yếu tố cần thiết để xây dựng bộ máy kế toán tối ưu nhất. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
