Hiện nay có 2 phương pháp phổ biến để kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ. Trong đó phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp đánh giá, cung cấp chính xác thông tin trong báo cáo tài chính. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết quy trình kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên trong bài viết này
Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?
Phương pháp kê khai thường xuyên là việc liên tục phản ánh và theo dõi một cách có hệ thống các hoạt động nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa và vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vào quá trình này, giá trị của hàng tồn kho có thể được xác định vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Khi kết thúc kỳ kế toán, sẽ thực hiện việc so sánh giữa số liệu hàng tồn kho kiểm kê thực tế và số liệu hàng tồn kho được ghi nhận trong sổ kế toán. Theo nguyên tắc, số lượng tồn kho trên sổ phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế.
Trong trường hợp có sự chênh lệch, cần phải điều tra nguyên nhân của sự chênh lệch. Sau đó thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời. Từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho.
Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính liên tục: Phương pháp này thực hiện việc kê khai và cập nhật dữ liệu thường xuyên. Không chỉ ở cuối mỗi kỳ kế toán mà còn trong quá trình hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Cập nhật thông tin: Đặc điểm quan trọng của phương pháp này là sự cập nhật. Cập nhật thông tin liên tục về số lượng, giá trị hàng tồn kho tại mỗi thời điểm. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề như tồn kho quá lớn, hỏng hóc hoặc lỗi hệ thống
Định kỳ thực hiện: Được thực hiện thường xuyên theo định kỳ. Chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của người quản lý, doanh nghiệp.
Tính minh bạch: Đảm bảo cho thông tin hàng hóa, tài chính được cập nhật. Từ đó phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp. Giúp người quản lý và các bên liên quan hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường được ưa chuộng trong các doanh nghiệp sản xuất. Cũng như trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các sản phẩm có giá trị lớn. Ví dụ như máy móc, thiết bị kỹ thuật, và hàng hóa chất lượng cao.
Quy trình kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Các tài khoản kế toán sử dụng
- TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK 155 – Thành phẩm
- TK 156 – Hàng hóa
- TK 157 – Hàng gửi đi bán
- TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế
Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng của hàng hóa chưa nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán như sau:
- Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 331: Phải trả cho người bán; hoặc có các TK 111, 112, 141,…
Nếu không được khấu trừ thuế GTGT thì giá trị mua hàng sẽ bao gồm cả thuế GTGT.
Đến tháng sau, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho sau khi hàng đã nhập kho, hạch toán như sau:
- Nợ TK 152, TK 153, TK 156: Hàng hóa
- Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
Trường hợp hàng và hóa đơn về cùng lúc
Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, hạch toán như sau:
- Nợ TK 152, 153, 156 (nếu nhập kho)
- Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường (nếu hóa đơn về nhưng hàng chưa về)
- Nợ TK 621, 627, 641, 642, 242,… (nếu NVL, CCDC không qua nhập kho mà đưa trực tiếp vào sản xuất, kinh doanh)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
Một số tình huống phát sinh sau mua
Nếu kế toán trả lại nguyên vật liệu, CCDC,… cho người bán:
- Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
- Có TK 152, 153, 156
- Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp sau khi mua, DN được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán:
- Nợ TK 111, 112, 331,….
- Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (nếu nguyên vật liệu còn tồn kho)
- Có TK 621, 623, 627, 154 (nếu nguyên vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất)
- Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (nếu nguyên vật liệu đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng)
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do nguyên vật liệu đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ)
- Có các TK 641, 642 (nguyên vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý)
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp trả tiền cho người bán và được hưởng chiết khấu thanh toán
- Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
- Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).
Trường hợp công cụ, dụng cụ không cần dùng đến và thanh lý, thượng bán:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 153: Công cụ, dụng cụ.
Phản ánh doanh thu bán công cụ, dụng cụ:
- Nợ các TK 111, 112, 131
- Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)
- Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Hạch toán hàng gửi bán
Gửi hàng hóa cho khách hàng, ghi:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
- Có TK 156, 155
Gửi hàng cho khách thành công nhưng chưa xác định đã bán trong kỳ:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
- Có TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Hàng đã bán hoàn thành cho khách và đã xác định bán trong kỳ, ghi nhận theo bút toán doanh thu, giá vốn thông thường.
Trường hợp khách trả lại hàng:
+ Nếu hàng vẫn có thể sửa chữa, bán được:
- Nợ TK 156, TK 155
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
+ Nếu hàng không thể bán hay sửa chữa:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh – tài khoản 154
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng tập hợp chi phí vào TK 154. Lưu ý, phần chi phí vượt trên mức bình thường sẽ được hạch toán trực tiếp vào TK 632
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí NVL, nhân công trên mức bình thường, phần CP sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành sản phẩm)
- Có TK 621, TK 622, TK 627
Lưu ý: Nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn hoặc bằng công suất bình thường, toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển vào TK 154; nếu mức sản phẩm thực tế thấp hơn công suất bình thường chỉ phân bổ vào TK 154 phần chi phí sản xuất chung theo công suất bình thường. Khoản chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công nhập lại kho, định khoản:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Giá thành sản phẩm thực tế nhập kho trong kỳ, ghi:
- Nợ TK 155 – Thành phẩm
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Hạch toán thành phẩm
Nhập kho thành phẩm, ghi:
- Nợ TK 155 – Thành phẩm
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn của thành phẩm xuất bán, ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 155 – Thành phẩm.
Riêng với trường hợp hàng hóa bất động sản, kế toán phải trích trước chi phí giá vốn vào TK 335 – chi phí phải trả, như sau:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Các chi phí đầu tư, xây dựng thực tế phát sinh đã có đủ hồ sơ tài liệu và được nghiệm thu được tập hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, ghi:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có các tài khoản liên quan.
Khi các khoản chi phí trích trước được nghiệm thu, kế toán định khoản:
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Khi toàn bộ dự án bất động sản hoàn thành, kế toán phải quyết toán và ghi giảm số dư khoản chi phí trích trước còn lại (nếu có), ghi:
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh).
Xem thêm:
Trên đây là những điều cần biết về việc kế toán theo phương thức kê khai thường xuyên. Cùng với đó là quy trình hạch toán cho từng trường hợp cụ thể. Để được biết thêm chi tiết, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
