Hiện nay có 2 phương pháp phổ biến để kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ. Trong đó phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp đánh giá, cung cấp chính xác thông tin trong báo cáo tài chính. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết quy trình kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên trong bài viết này
Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?
Phương pháp kê khai thường xuyên là việc theo dõi một cách có hệ thống và cập nhật trong sổ kế toán các hoạt động nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa và vật tư. Thông qua quá trình này, tại bất kỳ thời điểm nào, giá trị hàng tồn kho đều có thể xác định chính xác
Khi kết thúc kỳ kế toán, sẽ thực hiện việc so sánh giữa số liệu hàng tồn kho kiểm kê thực tế và số liệu hàng tồn kho được ghi nhận trong sổ kế toán. Theo nguyên tắc, số lượng tồn kho trên sổ phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế.
Ngoài ra, cần thực hiện kiểm tra và phát hiện các nguyên nhân gây chênh lệch. Sau đó thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời. Từ đó đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho được chính xác, công bằng và minh bạch
Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên có một số đặc điểm mà doanh nghiệp cần biết như:
- Theo dõi liên tục: Hàng tồn kho được ghi nhận và cập nhật liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Mỗi lần có nghiệp vụ mua vào hoặc bán ra, kế toán phải ghi nhận ngay vào sổ sách.
- Phản ánh giá trị tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên các số liệu đã được ghi chép trong suốt kỳ. Tất cả đảm bảo tính chính xác và chi tiết. Không cần phải tính toán tổng lượng hàng tồn kho đầu kỳ. Đồng thời không câbf nhập trong kỳ để xác định hàng tồn cuối kỳ.
- Kiểm soát hàng hóa tốt hơn: Do được cập nhật liên tục, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình hàng tồn kho một cách chính xác. Qua đó giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng nhập, xuất và tồn kho.
- Phù hợp doanh nghiệp quy mô lớn: Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đồng thời có số lượng hàng hóa nhiều và thường xuyên biến động. Việc theo dõi liên tục giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
- Phản ánh kịp thời kết quả kinh doanh: Kế toán có thể xác định ngay được giá trị hàng tồn kho. Cùng với đó xác định được giá vốn hàng bán vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Từ đó có thể đánh giá chính xác hơn về hiệu quả kinh doanh.
Quy trình kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Các tài khoản kế toán sử dụng
- TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK 155 – Thành phẩm
- TK 156 – Hàng hóa
- TK 157 – Hàng gửi đi bán
- TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế
Trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng của lô hàng chưa nhập kho, thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào vẫn được khấu trừ. Hạch toán kế toán được thực hiện như sau:
- Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (giá chưa bao gồm thuế GTGT).
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 331: Phải trả người bán; hoặc có TK 111, 112, 141,… tùy theo phương thức thanh toán.
Nếu không được khấu trừ thuế GTGT, giá trị mua hàng sẽ bao gồm cả thuế GTGT.
Khi hàng hóa nhập kho vào kỳ sau, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán như sau:
- Nợ TK 152, TK 153, TK 156: Hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
- Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
Trường hợp hàng và hóa đơn về cùng lúc
Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, hạch toán kế toán như sau:
- Nợ TK 152, 153, 156: Hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho (nếu có).
- Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (nếu hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về).
- Nợ TK 621, 627, 641, 642, 242,…: Nếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không qua nhập kho mà được đưa trực tiếp vào sản xuất kinh doanh.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 111, 112, 141, 331,…: Tổng giá trị thanh toán
Một số tình huống phát sinh sau mua
Trường hợp trả lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… cho người bán:
- Nợ TK 331: Phải trả người bán.
- Có TK 152, 153, 156: Hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Khi doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:
- Nợ TK 111, 112, 331,…
- Có TK 152: Nguyên vật liệu. Áp dụng nếu còn tồn kho.
- Có TK 621, 623, 627, 154: Nếu nguyên vật liệu đã sử dụng cho sản xuất.
- Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. Áp dụng nếu nguyên vật liệu đã dùng cho dự án đầu tư xây dựng.
- Có TK 632: Giá vốn hàng bán. Áp dụng nếu sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ.
- Có TK 641, 642: Nguyên vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý.
- Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp thanh toán và được hưởng chiết khấu thanh toán:
- Nợ TK 331: Phải trả người bán.
- Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).
Khi công cụ, dụng cụ không còn cần dùng và được thanh lý hoặc bán:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
- Có TK 153: Công cụ, dụng cụ.
Phản ánh doanh thu từ bán công cụ, dụng cụ:
- Nợ các TK 111, 112, 131.
- Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118).
- Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Hạch toán hàng gửi đi bán
Khi gửi hàng hóa cho khách hàng, kế toán thực hiện bút toán như sau:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
- Có TK 156, 155: Hàng hóa, thành phẩm.
Trường hợp hàng hóa đã gửi nhưng chưa xác định doanh thu trong kỳ:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
- Có TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Trường hợp hàng hóa đã bán và xác định doanh thu trong kỳ: Ghi nhận doanh thu và giá vốn theo quy định thông thường.
Trường hợp khách hàng trả lại hàng:
- Nếu hàng hóa có thể sửa chữa hoặc tiếp tục bán được:
- Nợ TK 156, TK 155: Hàng hóa, thành phẩm
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
- Nếu hàng hóa không thể sửa chữa hoặc bán lại:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh – tài khoản 154
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung vào TK 154 theo từng đối tượng chi phí. Lưu ý, các chi phí vượt mức bình thường sẽ được hạch toán trực tiếp vào TK 632.
- Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Áp dụng với chi phí nguyên vật liệu, nhân công vượt mức bình thường. Cùng với đó là chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành.
- Có TK 621, TK 622, TK 627: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Lưu ý:
- Nếu mức sản xuất thực tế bằng hoặc vượt công suất bình thường, toàn bộ chi phí sản xuất chung sẽ được kết chuyển vào TK 154.
- Nếu mức sản xuất thực tế thấp hơn công suất bình thường, chỉ phần chi phí sản xuất chung tương ứng với công suất bình thường sẽ được phân bổ vào TK 154. Phần chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ sẽ được ghi nhận vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Định khoản khi nhập lại kho nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công:
- Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- Có TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Ghi nhận giá thành sản phẩm thực tế nhập kho trong kỳ:
- Nợ TK 155: Thành phẩm
- Có TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Hạch toán thành phẩm
Khi nhập kho thành phẩm, kế toán thực hiện ghi nhận như sau:
- Nợ TK 155 – Thành phẩm
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Khi xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán như sau:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 155 – Thành phẩm.
Đối với trường hợp bất động sản, kế toán cần trích trước chi phí giá vốn vào TK 335 – Chi phí phải trả, cụ thể:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Các chi phí đầu tư, xây dựng phát sinh thực tế đã có đủ hồ sơ và được nghiệm thu sẽ được tập hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, hạch toán như sau:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có các tài khoản liên quan.
Khi các chi phí trích trước được nghiệm thu, kế toán định khoản:
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Khi dự án bất động sản hoàn thành và quyết toán, kế toán ghi giảm số dư của khoản chi phí trích trước còn lại (nếu có), với bút toán như sau:
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu có chênh lệch giữa chi phí trích trước và chi phí thực tế phát sinh).
Xem thêm:
Trên đây là những điều cần biết về việc kế toán theo phương thức kê khai thường xuyên. Cùng với đó là quy trình hạch toán cho từng trường hợp cụ thể. Để được biết thêm chi tiết, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ Kế toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: Kế toán ATS
Email: infor.congtyats@gmail.com
