Vào cuối kỳ, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện công tác tổng hợp số liệu và khóa sổ. Công tác này liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập. Tất cả những dữ liệu này sẽ chuyển sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, công việc khóa sổ sẽ gồm rất nhiều hạng mục khác nhau và lượng công việc rất lớn. Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết khái niệm cụ thể và quy trình thực hiện bút toán khóa sổ trong bài viết này. Cùng với đó là lưu ý khi thực hiện bút toán
Bút toán khóa sổ là gì?
Bút toán khóa sổ là các bút toán kế toán được thực hiện vào thời điểm cuối kỳ kế toán. Những bút toán này được thực hiện mục đích đóng lại các tài khoản tạm thời. Các tài khoản này chủ yếu bao gồm doanh thu, chi phí và lãi/lỗ. Tất cả đều được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thông qua quá trình khóa sổ, số dư của các tài khoản tạm thời sẽ được kết chuyển về tài khoản lợi nhuận chưa phân phối. Đây là một tài khoản thuộc nhóm tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán.
Một lúc sau, doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ các bút toán điều chỉnh và khóa sổ. Lúc này hệ thống sổ sách kế toán sẽ phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình tài chính. Cùng với đó là kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. Đây là cơ sở quan trọng để lập các báo cáo tài chính định kỳ. Trong đó bao gồm báo cáo tháng, quý và năm. Thông qua đó phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ, công bố thông tin tài chính. Đồng thời đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước hoặc các bên liên quan khác.
Đặc điểm của bút toán khóa sổ là gì?
Mục đích chính của bút toán khóa sổ là đưa số dư của tất cả các tài khoản tạm thời trên sổ cái tổng hợp về mức bằng không vào cuối mỗi kỳ kế toán. Việc này đảm bả các tài khoản này sẽ tái khởi động số dư bằng 0 vào đầu kỳ kế toán tiếp theo. Thông qua đó phục vụ cho việc ghi nhận các giao dịch mới phát sinh trong kỳ mới.
Tài khoản tạm thời là các tài khoản được sử dụng để ghi nhận tài chính. Những thông tin được ghi nhận này sẽ được căn cứ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong đó thông thường là theo tháng, quý hoặc năm tài chính. Các khoản mục này chỉ có hiệu lực trong một kỳ kế toán cụ th. Vì thế sẽ không được chuyển tiếp sang kỳ sau. Do đó, số dư của tài khoản doanh thu và chi phí sẽ kết chuyển vào tài khoản khác. Đó là tài khoản lợi nhuận giữ lại hoặc tài khoản vốn chủ sở hữu tại thời điểm khóa sổ. Thông qua đó phản ánh kết quả kinh doanh thực tế của kỳ đã kết thúc.
Ngược lại, tài khoản vĩnh viễn là các tài khoản có số dư được duy trì. Đồng thời tiếp tục được ghi nhận qua nhiều kỳ kế toán. Chúng phản ánh tình hình tài chính lâu dài và được trình bày trên bảng cân đối kế toán. Nhóm tài khoản này bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Thông thường tất cả tài khoản trên bảng cân đối đều được phân loại là tài khoản vĩnh viễn. Nhưng một số khoản mục tạm thời như cổ tức phải trả có thể được xóa sổ sau thanh toán
Quy trình thực hiện bút toán khóa sổ chi tiết
Kết chuyển doanh thu
Bước đầu tiên của các bút toán khóa sổ đó là thực hiện kết chuyển doanh thu. Tại đây toàn bộ số dư của các tài khoản doanh thu phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Thông thường là tài khoản 911 theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. Mục đích của bước này là tổng hợp toàn bộ doanh thu trong kỳ. Thông qua đó phục vụ cho việc xác định lãi hoặc lỗ thuần của doanh nghiệp.
Kết chuyển chi phí
Các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ cũng được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Việc này giúp so sánh tổng doanh thu và tổng chi phí. Thông qua đó xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Kết chuyển kết quả kinh doanh
Lúc này doanh nghiệp đã xác định được lãi hoặc lỗ thuần từ hoạt động kinh doanh. Tại đây số dư còn lại trên tài khoản xác định kết quả kinh doanh sẽ được kết chuyển. Tất cả sang tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (hoặc lợi nhuận giữ lại). Đây là bước phản ánh phần lợi nhuận (hoặc lỗ) mà doanh nghiệp sẽ sử dụng. Đặc biệt là cho các mục đích phân phối hoặc giữ lại để tái đầu tư.
Kết chuyển cổ tức
Trường hợp doanh nghiệp đã có quyết định chia cổ tức trong kỳ, số dư trên tài khoản phải trả cổ tức sẽ được kết chuyển sang tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để phản ánh nghĩa vụ phân phối lợi nhuận cho cổ đông, làm giảm phần lợi nhuận giữ lại của doanh nghiệp
Những nguyên tắc khi thực hiện các bút toán khóa sổ
Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán khóa sổ nhằm kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ sang tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (lợi nhuận giữ lại). Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lãi hay lỗ, phương pháp hạch toán sẽ được áp dụng như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lãi (doanh thu > chi phí)
Toàn bộ lợi nhuận thuần phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển. Tại đây sẽ chuyển từ tài khoản xác định kết quả kinh doanh sang tài khoản lợi nhuận giữ lại. Bút toán kết chuyển cụ thể như sau:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (lợi nhuận giữ lại)
Điều này phản ánh rằng lợi nhuận thuần trong kỳ đã được chuyển sang phần vốn chủ sở hữu. Đồng thời trở thành một phần trong quỹ lợi nhuận chưa phân phối của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp lỗ (doanh thu < chi phí)
Lỗ phát sinh trong kỳ làm giảm lợi nhuận giữ lại. Qua đó, doanh nghiệp ghi nhận phần lỗ vào vốn chủ sở hữu. Từ đó làm giảm quỹ lợi nhuận giữ lại tích lũy từ các kỳ trước. Khi đó, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển như sau:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Hạch toán cổ tức phải trả cho cổ đông
Một số doanh nghiệp quyết định chia cổ tức cho cổ đông từ phần lợi nhuận giữ lại. Lúc này kế toán thực hiện bút toán giảm lợi nhuận giữ lại tương ứng với số tiền cổ tức được chia:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 338 – Phải trả cổ tức hoặc TK liên quan (ví dụ TK 111 hoặc 112 khi chi trả)
Việc này thể hiện việc doanh nghiệp đã sử dụng một phần lợi nhuận tích lũy để chi trả cho cổ đông. Đồng thời ghi nhận nghĩa vụ thanh toán hoặc khoản chi tiền mặt tùy theo hình thức thực hiện.
Xem thêm:
- Hạch toán bút toán khấu trừ thuế GTGT theo quy định
- Cách tính lợi nhuận trên giá vốn chi tiết và cụ thể
Trên đây là những điều cần biết về việc thực hiện bút toán khóa sổ. Cùng với đó là quy trình thực hiện bút toán chi tiết và lưu ý khi thực hiện. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
