Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản tiền mà doanh nghiệp trích lập để đối phó với những khoản nợ không thể thu hồi hoặc thu hồi được một phần trong tương lai. Điều này xảy ra khi khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc có dấu hiệu không thể thanh toán nợ. Việc trích lập dự phòng này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị tài sản thực tế. Để hiểu rõ hơn về quy trình và các quy định liên quan, hãy theo dõi bài viết của Kế Toán ATS!
Dự phòng nợ phải thu khó đòi nghĩa là gì?
Nợ phải thu khó đòi là khoản tiền mà doanh nghiệp hoặc tổ chức cho khách hàng vay hoặc bán hàng hóa, dịch vụ nhưng không thể thu hồi đúng hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này có thể xảy ra khi khách hàng gặp khó khăn tài chính, bỏ trốn, hoặc không có khả năng thanh toán do các lý do pháp lý hoặc tình hình cá nhân. Những khoản nợ này không chỉ làm giảm dòng tiền của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến tình hình tài chính và uy tín của họ.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đây là một khoản tiền mà doanh nghiệp lập ra trong sổ sách kế toán để dự phòng cho các khoản nợ mà họ không thể thu hồi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp doanh nghiệp dự báo và giảm thiểu các rủi ro tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán và thuế. Tùy vào tình trạng của khoản nợ (ví dụ, đã quá hạn thanh toán bao lâu hoặc có bằng chứng về khả năng không thu hồi), mức trích lập sẽ khác nhau, từ 30% đến 100% giá trị của khoản nợ.
Các nguyên tắc khi dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nguyên tắc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp lý và hướng dẫn tài chính, cụ thể:
- Thời điểm trích lập: Doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi lập báo cáo tài chính năm, tức là vào cuối kỳ kế toán. Đây là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp đánh giá và điều chỉnh các khoản nợ khó đòi của mình.
- Hoàn nhập dự phòng: Khi khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được điều chỉnh, doanh nghiệp phải hoàn nhập dự phòng nếu khoản dự phòng vào cuối kỳ này thấp hơn so với kỳ trước, tức là giảm số dư dự phòng và giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Điều chỉnh khoản dự phòng giữa các kỳ: Nếu vào cuối kỳ này khoản dự phòng phải thu khó đòi lớn hơn kỳ trước, doanh nghiệp cần ghi bổ sung vào phần chênh lệch và tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngược lại, nếu số dự phòng giảm xuống, doanh nghiệp sẽ hoàn nhập số chênh lệch và giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Xử lý nợ phải thu quá 3 năm: Đối với các khoản nợ đã quá 3 năm mà vẫn chưa thu hồi được, doanh nghiệp có thể bán lại cho các công ty chuyên mua bán nợ. Đây là một giải pháp để xử lý các khoản nợ “chết” mà không thể thu hồi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xử lý việc xóa nợ, làm tăng thu nhập khác và ghi vào tài khoản thu nhập khác (TK 711).
- Luôn cân nhắc về tính pháp lý và chứng từ: Khi trích lập dự phòng, doanh nghiệp phải có đủ căn cứ pháp lý và chứng từ xác thực (như hợp đồng, biên bản xác nhận nợ), đặc biệt khi xác định rằng khoản nợ có khả năng không thu hồi được.
Đối tượng & Điều kiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Đối tượng lập dự phòng là các khoản tiền doanh nghiệp cho vay, tính cả các khoản trái phiếu chưa giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu. Các khoản nợ này đã vượt quá thời hạn thanh toán, hoặc chưa tới thời hạn nhưng doanh nghiệp đang mất khả năng thu hồi lại.
Tuy nhiên, chỉ vậy thôi thì chưa đủ. Để có thể lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, các khoản vay phải đáp ứng điều kiện sau:
- Có chứng từ xác minh nợ: Doanh nghiệp cần có các chứng từ gốc để chứng minh số tiền mà đối tượng nợ chưa trả. Những chứng từ này có thể là hợp đồng kinh tế, bản than lý hợp đồng, đối chiếu công nợ, các bảng kê công nợ hoặc các chứng từ liên quan (nếu có).
- Nợ quá hạn: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ít nhất 6 tháng. Nếu doanh nghiệp đã gửi yêu cầu đối chiếu, xác nhận nợ, hoặc đôn đốc thanh toán mà vẫn không thu hồi được nợ, thì có thể trích lập dự phòng cho khoản nợ này.
- Nợ chưa đến hạn nhưng có dấu hiệu không thể thu hồi: Các trường hợp bao gồm đối tượng nợ phá sản, bỏ trốn, bị truy tố hoặc giam giữ, hoặc mắc bệnh hiểm nghèo. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp cần có chứng cứ xác thực về khả năng không thu hồi được nợ đúng hạn.
- Nợ mua từ doanh nghiệp mua bán nợ: Đối với các khoản nợ mà doanh nghiệp mua từ các công ty chuyên mua bán nợ, thời gian quá hạn được tính từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ, dựa trên biên bản hoặc thông báo chuyển nhượng quyền chủ nợ giữa các bên.
Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dưới đây là bảng liệt kê mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dựa theo các quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC:
| Loại nợ | Khoản nợ quá hạn | Mức trích lập dự phòng (tính theo %) |
| Nợ phải thu quá hạn thanh toán | Từ 6 tháng đến dưới 1 năm | 30% |
| Từ 1 năm đến dưới 2 năm | 50% | |
| Từ 2 năm đến dưới 3 năm | 70% | |
| Từ 3 năm trở lên | 100% | |
| Doanh nghiệp viễn thông và bán lẻ hàng hóa | Từ 3 tháng đến dưới 6 tháng | 30% |
| Từ 6 tháng đến dưới 9 tháng | 50% | |
| Từ 9 tháng đến dưới 12 tháng | 70% | |
| Từ 12 tháng trở lên | 100% | |
| Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khó đòi | Là khoản nợ chưa đến hạn nhưng doanh nghiệp có khả năng không thể thu hồi, có bằng chứng xác định tổ chức nợ đã phá sản, bỏ trốn, hoặc đối tượng nợ gặp vấn đề pháp lý, bệnh hiểm nghèo, hoặc đã chết | Tự ước tính mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ) |
Xử lý các khoản nợ phải thu nhưng không có khả năng thu hồi
Đây là một trường hợp đặc biệt khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. ác khoản nợ không thu hồi có thể xuất phát từ nhiều lý do, như đối tượng nợ đã phá sản, ngừng hoạt động, hoặc đã qua đời mà không còn tài sản để thu hồi. Theo quy định của Thông tư 48/2019/TT-BTC, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh và tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, để khi đến hạn mà vẫn không thu hồi được, phần giá trị tổn thất thực tế sẽ được hạch toán vào chi phí.
Sau khi xác định nợ không thu hồi được, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý tài chính bằng cách sử dụng nguồn dự phòng (nếu có) để bù đắp tổn thất. Nếu không có đủ dự phòng, phần còn lại sẽ được ghi nhận vào chi phí. Các khoản nợ này cũng phải được theo dõi trong hệ thống kế toán và báo cáo tài chính ít nhất 10 năm, trong khi doanh nghiệp vẫn tiếp tục có các biện pháp thu hồi nếu có thể.
Xem thêm:
- Tổng hợp các công việc cuối năm của kế toán
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ theo quy định mới
- Thông tin bảng tông hợp công nợ chi tiết nhất
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ tài chính, giảm thiểu rủi ro khi đối mặt với các khoản nợ không thể thu hồi. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, tránh các rủi ro thuế và pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện trích lập đúng mức dự phòng theo quy định để bảo vệ lợi ích lâu dài. Để nắm bắt thêm thông tin chi tiết và cập nhật các quy định mới nhất, hãy theo dõi website của Kế Toán ATS!
