Cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh chi tiết nhất

Hiện nay, thông tư 88/2021/TT – BTC được áp dụng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới hộ kinh doanh. Tại đây hộ kinh doanh sẽ lập sổ sách kế toán đảm bảo tính minh bạch về kê khai thuế. Ngoài ra, nó còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Ngoài ra, sổ sách kế toán còn là công cụ hữu hiệu giúp hộ kinh doanh kiểm soát chi phí. Cùng với đó tối ưu doanh thu và lợi nhuận một cách bài bản, khoa học. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin hướng dẫn các bạn chi tiết và đầy đủ cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh trong bài viết dưới đây

Các trường hợp nộp thuế theo phương pháp kê khai và lập sổ sách

Điều đầu tiên cần làm trước khi tìm hiểu cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh và các trường hợp làm sổ sách. Phương pháp kê khai thuế được áp dụng đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô lớn. Cùng với đó là các hộ, cá nhân chưa đạt quy mô lớn. Tuy nhiên họ có nguyện vọng lựa chọn hình thức kê khai để nộp thuế. Tiêu chí xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn được phân theo lĩnh vực hoạt động như sau:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định là quy mô lớn khi đáp ứng một trong hai điều kiện:

• Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội đủ. Cụ thể có số lao động tham gia bình quân trong năm từ 10 người trở lên. Hoặc có tổng doanh thu trong năm liền kề trước đó từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Lĩnh vực thương mại và dịch vụ: Có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội đủ. Cụ thể có số lao động tham gia bình quân trong năm từ 10 người trở lên. Hoặc có tổng doanh thu trong năm liền kề trước đó từ 10 tỷ đồng trở lên.

Căn cứ vào quy mô hoạt động, quy định về phương pháp nộp thuế như sau:

• Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc quy mô lớn. Lúc này bắt buộc áp dụng phương pháp kê khai để nộp thuế.
• Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô nhỏ. Lúc này có thể lựa chọn một trong hai phương pháp nộp thuế. Đó là kê khai thuế hoặc nộp thuế theo phương pháp khoán.

Các loại sổ sách kế toán phải làm cho hộ kinh doanh

Một trong những yếu tố quan trọng trong cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh cần nhớ đó là các loại sổ sách kế toán phải làm. Căn cứ theo khoản 4, Điều 5 Thông tư số 88/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế có trách nhiệm tổ chức ghi chép, theo dõi hoạt động tài chính thông qua hệ thống sổ kế toán theo danh mục sau:

• Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: Ghi chép đầy đủ doanh thu phát sinh khi kinh doanh. Doanh thu này là từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Ghi chép theo từng loại hình kinh doanh, phục vụ cho việc xác định nghĩa vụ thuế.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: Theo dõi nhập – xuất – tồn vật tư. Ngoài ra là theo dõi nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… Tất cả phục vụ công tác kiểm soát hàng tồn kho và chi phí sản xuất.
• Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh: Ghi nhận các khoản chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ghi nhận rõ ràng cụ thể theo từng khoản mục chi phí. Thông qua đó phục vụ cho việc tính giá thành và xác định lãi/lỗ.
• Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (NSNN): Phản ánh tình hình kê khai, nộp thuế. Cùng với đó là các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định. Thông qua đó hỗ trợ việc đối chiếu với cơ quan thuế.
• Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động: Ghi chép tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Cùng với đó là các khoản nộp khác liên quan đến người lao động.
• Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị. Bảo đảm kiểm soát dòng tiền tại chỗ một cách minh bạch, chính xác.
• Sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi chép các khoản thu, chi phát sinh qua tài khoản ngân hàng. Thông qua đó theo dõi biến động dòng tiền qua ngân hàng. Đồng thời phục vụ đối chiếu với sao kê.

Một số trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh. Lúc này bắt buộc phải mở sổ kế toán riêng để theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh tại từng địa điểm. Điều này nhằm đảm bảo việc tổng hợp, phân tích số liệu chính xác. Thông qua đó phục vụ công tác kê khai thuế và quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh chi tiết và đầy đủ

Theo quy định tại Điều 24, Điều 25 và Điều 26 của Luật Kế toán năm 2015, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định liên quan đến sổ kế toán. Trong đó bao gồm mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ. Việc tuân thủ đúng quy trình này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong quản lý tài chính. Nó còn là cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra, kiểm toán và giải trình khi cần thiết. Cụ thể cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh chi tiết như sau:

Mở và ghi sổ kế toán

• Điều đầu tiên trong cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh là mở và ghi sổ. Cụ thể sổ kế toán phải được mở và ghi sổ đúng thời điểm. Thường là kể từ khi hộ kinh doanh bắt đầu phát sinh giao dịch tài chính đầu tiên.
• Việc mở sổ cần dựa trên loại hình kinh doanh, quy mô. Cùng với đó hình thức kế toán mà hộ kinh doanh đang áp dụng.
• Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được ghi sổ một cách kịp thời. Đồng thời cập nhật đầy đủ, chính xác, khách quan và trung thực.
• Việc ghi chép cần tuân thủ nguyên tắc kế toán về tính liên tục và nhất quán. Tất cả bảo đảm dữ liệu trên sổ kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế.

Khóa và lưu trữ sổ kế toán

• Cuối kỳ kế toán, hộ kinh doanh phải thực hiện khóa sổ kế toán. Thông qua đó tổng hợp số liệu phục vụ lập báo cáo tài chính. Tại đây cuối kỳ thường là hàng tháng, quý, năm.
• Sau khi khóa sổ, số liệu không được thay đổi trừ khi có sửa chữa theo quy định pháp luật.
• Sổ kế toán sau khi hoàn tất phải được lưu trữ đúng thời hạn quy định. Thông thường là tối thiểu 5 năm theo Luật Kế toán.
• Việc lưu trữ có thể thực hiện bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử. Quan trọng nhất là phải bảo đảm an toàn dữ liệu. Cùng với đó là phục vụ tốt cho tra cứu, thanh tra, kiểm toán.

Sửa chữa sổ kế toán khi phát hiện sai sót

Theo Điều 27 Luật Kế toán 2015, trong trường hợp phát hiện sai sót, hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh được phép sửa chữa sổ kế toán. Tuy nhiên trong cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh phải đảm bảo:

• Việc sửa chữa phải rõ ràng, có căn cứ hợp lý và ghi chú chi tiết nguyên nhân.
• Ghi rõ ngày sửa chữa, nội dung điều chỉnh. Cùng với đó là người thực hiện và chữ ký xác nhận của người chịu trách nhiệm.
• Không được xóa, tẩy hoặc làm sai lệch dữ liệu gốc trong sổ kế toán.

Mẫu biểu và phương pháp ghi sổ

Điều quan trọng nhất trong cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh là mẫu biểu. Tại đây mẫu biểu phải thực hiện theo các biểu mẫu chuẩn quy định tại Phụ lục 2. Phụ lục 2 được ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, bao gồm:

• Hệ thống biểu mẫu sổ chi tiết, sổ cái, bảng kê và bảng tổng hợp.
• Phương pháp ghi sổ theo từng hình thức. Đó là ghi chép trực tiếp, ghi theo bảng tổng hợp hoặc ghi bằng phần mềm kế toán.

Xem thêm:

• Top 7 phần mềm kế toán hộ kinh doanh tốt nhất hiện nay
• Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cần nắm rõ

Trên đây là những điều cần biết về cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh. Cùng với đó là các hộ kinh doanh cần phải làm sổ sách kể toán và nộp thuế kê khai. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới