Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết

2.8/5 - (341 bình chọn)

Hiện nay, hộ kinh doanh là một trong những đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trong đó Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã ban hành những hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều hộ kinh doanh chưa nắm rõ các trường hợp bắt buộc cụ thể. Cùng với đó là cách thực hiện xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết trong bài viết dưới đây

Nội Dung

Hộ kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử

Trước khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết thì cần biết những hộ kinh doanh nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử. Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được phân định theo phương pháp nộp thuế. Cụ thể, có 03 trường hợp bắt buộc hoặc được cấp hóa đơn điện tử như sau:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Đây là những hộ kinh doanh thường có doanh thu lớn, hoạt động ổn định. Đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách theo quy định. Việc sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc. Cùng với đó không phụ thuộc vào nhu cầu của người bán hay người mua.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán. Nếu có phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ. Việc cấp lẻ hóa đơn điện tử sẽ căn cứ theo từng lần phát sinh giao dịch. Cơ sở kinh doanh cần đề nghị cấp hóa đơn với cơ quan thuế trước mỗi lần sử dụng.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh. Tại đây, một số hộ kinh doanh không hoạt động thường xuyên mà chỉ phát sinh giao dịch đơn lẻ. Lúc này việc kê khai thuế cũng được thực hiện theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế. Hộ kinh doanh sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử từng lần. Tương tự như trường hợp nộp thuế theo phương pháp khoán.

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử

Ngoài ra, khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thì cùng cần phải biết những trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại một số khu vực chưa bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Họ được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành. Cụ thể:

Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại các địa bàn đặc biệt. Đó là những địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn. Lúc này được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong tối đa là 12 tháng. Trong thời gian đó, cơ quan thuế sẽ chủ động triển khai các giải pháp hỗ trợ chuyển đổi. Thông qua đó đảm bảo hộ kinh doanh có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể bao gồm các trường hợp sau:

Không thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
Không có hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp để triển khai hóa đơn điện tử;
Không sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận và quản lý dữ liệu tài chính;
Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử. Không đủ điều kiện kỹ thuật để phát hành hóa đơn điện tử. Đồng thời truyền dữ liệu điện tử đến người mua cũng như đến cơ quan thuế.

Thời gian áp dụng 12 tháng được xác định như sau:

Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã hoạt động trước ngày 01/07/2022. Lúc này thời hạn 12 tháng được tính từ ngày 01/07/2022.
Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thành lập mới từ ngày 01/07/2022 trở đi. Thời hạn 12 tháng được tính kể từ ngày đăng ký sử dụng hóa đơn lần đầu với cơ quan thuế.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh áp dụng kê khai thuế

Bước 1: Chuẩn bị thiết bị cho cách làm hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Trước khi tiến hành cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế cần bảo đảm đã trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo đúng yêu cầu. Việc chuẩn bị cơ sở hạ tầng đầy đủ và đúng chuẩn rất quan trọng. Nó sẽ giúp hộ kinh doanh đảm bảo việc khởi tạo, xuất và quản lý hóa đơn điện tử. Tất cả đều được thực hiện thuận lợi và chính xác. Cụ thể, cần thực hiện các công việc sau:

Hộ kinh doanh cần có máy tính để bàn, máy tính xách tay, hoặc thiết bị điện tử. Những thiết bị này có thể truy cập internet ổn định để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Email là phương tiện quan trọng trong quá trình giao dịch và quản lý hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh cần tạo lập và đăng ký một địa chỉ email chính thức. Từ đó sử dụng trong suốt quá trình làm việc với cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lựa chọn và đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử

Lúc này hộ kinh doanh đã có phần hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử. Lúc này hộ kinh doanh cần khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ và đăng ký thông tin sẽ đem đến sự an tâm. Từ đó giúp việc xuất hóa đơn điện tử diễn ra hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Một số điểm cần lưu ý trong cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Ưu tiên các đơn vị có giấy phép hoạt động hợp pháp. Ngoài ra là hệ thống phần mềm ổn định, hỗ trợ kỹ thuật tốt. Đồng thơig đáp ứng các tiêu chuẩn do cơ quan thuế quy định.
Đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử: Thực hiện ký kết hợp đồng. Sau đó đăng ký gói dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp. Hộ kinh doanh cũng cần cài đặt phần mềm trên thiết bị đã chuẩn bị từ bước 1.
Đăng ký chữ ký số: Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh. Từ đó bảo đảm tính pháp lý và xác thực cho từng hóa đơn điện tử phát hành.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế

Lúc này hộ kinh doanh đã hoàn tất việc lắp đặt phần mềm và chữ ký số. Khi đó hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký chính thức việc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc đăng ký cần làm với cơ quan Thuế thông qua hệ thống do nhà cung cấp tích hợp. Quy trình cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh và đăng ký với cơ quan Thuế như sau:

Truy cập hệ thống: Hộ kinh doanh đăng nhập vào hệ thống phần mềm. Phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt từ nhà cung cấp dịch vụ.
Nhập thông tin vào mẫu đăng ký: Thực hiện kê khai đầy đủ các nội dung. Tất cả theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Trong đó bao gồm:
- Thông tin chung: Tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ngoài ra là các thông tin liên hệ (người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, email,…).
- Thông tin kỹ thuật: Mã cơ quan thuế, hình thức và phương thức truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Ngoài ra là loại hóa đơn đăng ký sử dụng, danh sách chứng thư số (chữ ký số).
Gửi hồ sơ đăng ký: Gửi mẫu đăng ký qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó mẫu đăng ký sẽ đến tay cơ quan Thuế quản lý. Nếu thông tin đăng ký hợp lệ, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận. Cùng với đó là mã xác nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Từ thời điểm đó, hộ kinh doanh chính thức được phép phát hành vaf sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 4: Thao tác phần mềm triển khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Lúc này đã hoàn tất chuẩn bị hạ tầng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Tại đây cần thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh trực tiếp trên phần mềm. Đầu tiên, hộ kinh doanh tiến hành đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Tại đây sẽ dùng phần mềm do nhà cung cấp triển khai và sử dụng tài khoản đã được cấp. Sau đó thực hiện các bước sau:

Thao tác phát hành hóa đơn điện tử

Truy cập vào mục “Danh sách hóa đơn”.
Sử dụng các tiêu chí tìm kiếm để lọc và xác định hóa đơn cần phát hành.
Tích chọn hóa đơn mong muốn. Sau đó đó nhấn nút “Phát hành” để bắt đầu quy trình phát hành hóa đơn.
Một số hộ kinh doanh muốn hệ thống tự động gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng ngay sau khi nhận được mã xác thực từ cơ quan Thuế. Lúc này cần đánh dấu chọn vào mục “Gửi hóa đơn cho khách hàng”.
Khi nhấn “Phát hành”, hệ thống sẽ yêu cầu lựa chọn chứng thư số (chữ ký số) đã đăng ký.
Chọn chứng thư số tương ứng, nhấn “OK” để xác nhận.
Hệ thống sẽ tự động cấp số hóa đơn. Sau đó gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế để chờ xác thực.

Xử lý phản hồi từ cơ quan Thuế

Lúc này đã gửi hóa đơn lên hệ thống của cơ quan Thuế. Tại đây phần mềm sẽ nhận được một trong hai kết quả phản hồi:

Trường hợp hóa đơn hợp lệ: Cơ quan Thuế cấp mã xác thực cho hóa đơn. Sau đó sẽ gửi về thông điệp kết quả cấp mã. Phần mềm sẽ cập nhật trạng thái hóa đơn thành “Đã cấp mã”. Đồng thời hoàn tất việc phát hành hợp lệ.
Trường hợp hóa đơn không hợp lệ: Cơ quan Thuế trả về thông điệp từ chối cấp mã. Việc từ chối này thường do dữ liệu hóa đơn không đáp ứng điều kiện. Phần mềm sẽ cập nhật trạng thái hóa đơn thành “Từ chối cấp mã”. Sau đó người dùng cần kiểm tra, điều chỉnh lại nội dung hóa đơn.

Lưu ý:

Việc chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện một lần duy nhất trong lần phát hành đầu tiên. Các lần sau, hệ thống sẽ tự động ghi nhớ và sử dụng chứng thư số đã chọn.
Sau khi hóa đơn điện tử đã được phát hành thành công, mọi thông tin trên hóa đơn không thể chỉnh sửa. Trong trường hợp có sai sót, hộ kinh doanh phải xóa bỏ hóa đơn (nếu chưa gửi cho người mua). Hoặc hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Từ đó đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo lần phát sinh

Lúc này đã hoàn tất các bước triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Tuy nhiên trong một số trường hợp, hộ kinh doanh có thể cần sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan Thuế cấp lẻ. Để thực hiện việc này, hộ kinh doanh cần tuân thủ trình tự thủ tục theo quy định hiện hành như sau:

Bước 1: Nộp đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Hộ kinh doanh cần lập Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Đơn này sẽ theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT quy định tại Phụ lục IA. Đồng thời ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Đơn cần ghi rõ các nội dung theo mẫu. Trong đó bao gồm thông tin hộ kinh doanh, lý do đề nghị cấp hóa đơn. Ngoài ra là loại hàng hóa/dịch vụ phát sinh cần lập hóa đơn, giá trị giao dịch,…
Sau khi hoàn thiện, đơn được nộp trực tiếp hoặc gửi điện tử đến cơ quan Thuế.
Lưu ý: Đơn này áp dụng cho hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện tự phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên có phát sinh hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Bước 2: Truy cập hệ thống để làm cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Lú này hộ kinh doanh đã được cơ quan Thuế chấp thuận đơn đề nghị. Tại đây hộ kinh doanh thực hiện lập hóa đơn điện tử theo các bước sau:

Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Đăng nhập tài khoản đã đăng ký. Chọn chức năng “Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế”.
Cung cấp đầy đủ các thông tin bắt buộc để lập hóa đơn:
- Thông tin cơ bản: Tên người nộp thuế, mã số thuế, đơn vị quản lý thuế. Ngoài ra là thông tin người liên hệ (số điện thoại, email, địa chỉ…).
- Thông tin chi tiết hóa đơn: Loại hóa đơn cần phát hành (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…). Ngoài ra là phương thức gửi và truyền dữ liệu, mã cơ quan Thuế tiếp nhận,…

Lưu ý: Thông tin cung cấp phải đảm bảo chính xác, đầy đủ. Đồng thời trùng khớp với dữ liệu đăng ký tại cơ quan Thuế.

Bước 3: Nhận mã xác thực từ cơ quan Thuế

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn điện tử trên hệ thống:

Một số hộ kinh doanh đã kê khai và nộp đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định. Trong đó bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra là thuế thu nhập doanh nghiệp – nếu có – và các loại phí, lệ phí liên quan khác. Lúc này cơ quan Thuế sẽ tiến hành kiểm tra và cấp mã xác thực cho hóa đơn. Mã xác thực sẽ được ngay trong ngày làm việc (không bao gồm ngày nghỉ, ngày lễ).
Mã xác thực này sẽ được đính kèm trên hóa đơn điện tử. Từ đó giúp hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định. Tất cả căn cứ theo luật tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm:

Trên đây là hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết. Cùng với đó là quy định về các hộ kinh doanh bắt buộc và không bắt buộc lập hóa đơn điện tử. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com