Kế toán sản xuất: Nhiệm vụ, quy trình & Các nghiệp vụ

Trong hệ sinh thái tài chính doanh nghiệp, kế toán sản xuất đóng vai trò đặc biệt quan trọng – là “trụ cột” trong công tác quản trị chi phí và xác định giá thành sản phẩm. Vượt xa khỏi công việc đơn thuần ghi chép số liệu, lĩnh vực này đòi hỏi năng lực phân tích chuyên sâu nhằm cung cấp thông tin chiến lược cho quyết định kinh doanh. Bài viết của Kế Toán ATS sẽ phân tích toàn diện về chủ đề này!

Kế toán sản xuất là gì?

Kế toán sản xuất là một phần của kế toán quản trị, chuyên theo dõi, ghi chép và phân tích các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của kế toán trong doanh nghiệp sản xuất là giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, xác định giá thành sản phẩm,… Không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, kế toán còn phải phân tích và cung cấp những thông tin hữu ích giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược.

Kế toán doanh nghiệp sản xuất thường tập trung vào 3 yếu tố chi phí chính:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí nguyên vật liệu chính cấu thành sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Là tiền lương, phụ cấp… trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
• Chi phí sản xuất chung (chi phí chung): Bao gồm các chi phí như điện, nước, khấu hao máy móc, chi phí quản lý phân xưởng,…

Phạm vi trách nhiệm chuyên môn của kế toán sản xuất

Quản trị tài chính trong sản xuất

Kế toán sản xuất đảm nhận các nhiệm vụ tài chính chuyên biệt sau:

• Theo dõi và hạch toán dòng chảy nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm
• Đối soát công nợ với đối tác cung ứng, đảm bảo tính chính xác của sổ sách
• Giám sát quá trình xuất nhập kho, đảm bảo sự liên tục của chu trình sản xuất
• Xây dựng và áp dụng phương pháp tính giá thành phù hợp với đặc thù ngành
• Kiểm soát việc sử dụng vật tư theo định mức
• Quản lý và tính khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ
• Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
• Lưu trữ và bảo mật chứng từ, số liệu kế toán

Quản trị kho hàng chuyên nghiệp

Trong phạm vi trách nhiệm mở rộng, kế toán còn tham gia quản trị kho hàng:

• Thiết kế hệ thống phân loại và sắp xếp hàng hóa tối ưu chi phí và không gian
• Xây dựng quy trình kiểm soát xuất nhập hàng
• Tổ chức kiểm kê định kỳ, đối chiếu thực tế với sổ sách
• Tham mưu cải tiến quy trình quản lý kho
• Triển khai các biện pháp đảm bảo an toàn kho hàng

Chức năng điều phối và quản lý

Kế toán sản xuất còn đảm nhận vai trò quản lý đội ngũ:

• Hướng dẫn và giám sát hoạt động của thủ kho
• Tổ chức đào tạo chuyên môn và nội quy cho nhân viên kho
• Đánh giá hiệu suất và tuân thủ quy định của nhân viên
• Điều phối bộ phận kho tuân thủ đúng quy trình, quy định

Điều phối liên phòng ban

Để đảm bảo hoạt động sản xuất thông suốt, kế toán doanh nghiệp sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác:

• Cung cấp số liệu kho chính xác cho bộ phận kế hoạch và kinh doanh
• Thiết lập hệ thống phiếu xuất kho theo lệnh sản xuất
• Đảm bảo quy trình xuất nhập kho được thực hiện nhanh chóng, chính xác
• Xác thực bảng lương bộ phận sản xuất
• Hỗ trợ thông tin kế toán cho các phòng ban khi cần thiết

Nhiệm vụ cốt lõi của kế toán doanh nghiệp sản xuất

Trong bản chất, kế toán sản xuất chịu trách nhiệm quản lý toàn diện thông tin tài chính liên quan đến quy trình sản xuất, bao gồm:

• Xác định giá thành sản phẩm: Kế toán giá thành sản xuất, phân tích chi phí sản xuất để xác định giá thành chính xác cho từng đơn vị sản phẩm, làm cơ sở cho chiến lược giá bán và đánh giá hiệu quả sản xuất.
• Quản trị nguyên vật liệu: Giám sát dòng chảy nguyên vật liệu, từ nhập kho đến sử dụng trong sản xuất, đảm bảo cung ứng liên tục và tối ưu chi phí.
• Kiểm soát tài sản: Quản lý tài sản cố định, máy móc thiết bị, tính khấu hao và lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp.
• Quản lý chứng từ: Thiết lập hệ thống lưu trữ chứng từ khoa học, đảm bảo tính pháp lý và truy xuất dễ dàng.
• Tối ưu hóa kho hàng: Áp dụng các nguyên tắc quản lý kho hiện đại, giảm thiểu tồn kho không cần thiết và chi phí lưu kho.

Quy trình kế toán doanh nghiệp sản xuất 

Quy trình kế toán sản xuất được cấu trúc thành ba giai đoạn chính, mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác:

Giai đoạn 1: Thu thập và xác thực chứng từ

Đây là nền tảng của toàn bộ quy trình, kế toán viên cần đảm bảo:

• Tính pháp lý: Chứng từ phải được đăng ký với cơ quan thuế và phát hành theo quy định pháp luật hiện hành
• Tính đầy đủ: Chứng từ phải bao gồm toàn bộ thông tin cần thiết (thời gian, thông tin các bên, hình thức thanh toán, chi tiết giao dịch và chữ ký xác nhận)
• Tính phù hợp: Nội dung chứng từ phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch và phù hợp với hoạt động kinh doanh

Giai đoạn 2: Xử lý và ghi sổ chứng từ

Sau khi thu thập và xác thực, chứng từ được xử lý theo quy trình:

• Định khoản kế toán: Áp dụng nguyên tắc kế toán kép để xác định chính xác tài khoản nợ và có
• Ghi sổ kế toán: Nhập liệu vào hệ thống sổ kế toán theo trình tự thời gian và phân loại tài khoản
• Kiểm tra và đối chiếu: Thực hiện kiểm tra chéo để đảm bảo không có sai sót hay thiếu sót trong quá trình ghi chép

Giai đoạn 3: Tổng hợp và phân bổ chi phí

Đây là giai đoạn đòi hỏi chuyên môn cao nhất:

• Phân loại chi phí: Phân chia chi phí thành các nhóm (nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung)
• Phân bổ chi phí: Áp dụng các phương pháp phân bổ phù hợp để gán chi phí cho từng đối tượng chi phí
• Tính giá thành: Tổng hợp và tính toán giá thành sản phẩm dựa trên tổng chi phí phát sinh và sản lượng
• Kết chuyển kế toán: Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh

Các nghiệp vụ kế toán sản xuất quan trọng

Dưới đây là những nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp sản xuất phổ biến nhất mà chuyên viên kế toán cần thành thạo:

Quản lý nguyên vật liệu đầu vào

Trường hợp thanh toán ngay:

• Nợ TK 152: Nguyên vật liệu (giá mua chưa bao gồm thuế)
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111/112: Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Trường hợp mua công nợ:

• Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 331: Phải trả người bán

Khi thanh toán:

• Nợ TK 331: Phải trả người bán
• Có TK 111/112: Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
• Có TK 152: Nguyên vật liệu

Ghi nhận thành phẩm

• Nợ TK 155: Thành phẩm
• Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Xử lý giao dịch bán hàng

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (hoặc TK 111/112 nếu thu tiền ngay)
• Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
• Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 155: Thành phẩm

Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

• Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại/Hàng bán bị trả lại/Giảm giá hàng bán
• Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra điều chỉnh
• Có TK 131/111/112: Phải thu khách hàng/Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Hệ thống báo cáo kế toán doanh nghiệp sản xuất

Kế toán sản xuất cần xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo chuyên nghiệp để cung cấp thông tin quản trị:

Năng lực chuyên môn cần thiết của kế toán sản xuất

Để thành công trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp sản xuất, chuyên viên kế toán cần phát triển các năng lực sau:

• Kiến thức chuyên môn vững chắc: Người làm kế toán cần thông thạo nguyên lý kế toán và các chuẩn mực kế toán Việt Nam, đồng thời nắm vững các phương pháp tính giá thành sản phẩm phù hợp với từng loại hình sản xuất. Bên cạnh đó, sự hiểu biết sâu về các quy định thuế liên quan đến hoạt động sản xuất cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí.
• Hiểu biết sâu sắc về quy trình sản xuất: Họ cần nắm rõ từng giai đoạn trong quy trình sản xuất, từ nhập nguyên vật liệu đến thành phẩm, đồng thời hiểu đặc điểm của từng loại chi phí phát sinh. Ngoài ra, kiến thức về quản lý chuỗi cung ứng và logistics sẽ giúp kế toán có cái nhìn tổng thể hơn trong việc kiểm soát dòng chi phí và hàng tồn kho.
• Kỹ năng phân tích dữ liệu: Kế toán cần có khả năng xử lý và phân tích khối lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn, từ đó thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả sản xuất (KPI) một cách chính xác. Việc phát hiện sớm các xu hướng hoặc biến động bất thường trong chi phí cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả.
• Khả năng giao tiếp tốt: Kế toán sản xuất cần làm việc chặt chẽ với bộ phận sản xuất, mua hàng, kho vận,… để thu thập và đối chiếu thông tin. Họ cũng cần có khả năng trình bày các thông tin tài chính phức tạp một cách rõ ràng, dễ hiểu cho các cấp quản lý hoặc nhân sự không chuyên về tài chính.
• Thành thạo công nghệ: Kế toán viên cần sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán chuyên dụng như MISA, FAST, SAP,… cũng như biết cách ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel nâng cao, Power BI,… Việc khai thác hiệu quả các giải pháp công nghệ trong quản lý kho, theo dõi nguyên vật liệu và kiểm soát giá thành sẽ giúp kế toán làm việc nhanh chóng, chính xác và khoa học hơn.

Các thách thức trong hoạt động kế toán sản xuất 

Kế toán trong doanh nghiệp sản xuất là một lĩnh vực có tính chuyên môn cao, nơi mà mỗi quyết định về chi phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Tuy nhiên, các kế toán viên trong ngành này thường xuyên phải đối mặt với nhiều thách thức phức tạp trong quá trình làm việc:

• Đảm bảo độ chính xác: Việc phân bổ chi phí gián tiếp – như điện, nước, khấu hao máy móc,… – cho từng sản phẩm một cách công bằng và hợp lý là điều không hề đơn giản. Nếu phân bổ sai lệch, sẽ dẫn đến việc định giá sai sản phẩm, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh. Giải pháp hiệu quả cho vấn đề này là áp dụng phương pháp tính giá thành dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing – ABC).
• Quản lý khối lượng lớn chứng từ: Trong doanh nghiệp sản xuất, hàng ngày có hàng trăm giao dịch phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công, sản phẩm dở dang, thành phẩm,… khiến số lượng chứng từ cần xử lý rất lớn. Giải pháp tối ưu là áp dụng hệ thống số hóa chứng từ kết hợp với thiết lập quy trình lưu trữ và truy xuất khoa học.
• Sự biến động không ngừng của giá nguyên vật liệu: Trong bối cảnh thị trường liên tục thay đổi, giá đầu vào có thể tăng đột biến hoặc giảm bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận. Để ứng phó với rủi ro này, kế toán cần phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng hệ thống cảnh báo sớm về biến động giá.
• Theo dõi dõi chi phí theo thời gian thực: Các nhà quản lý cần thông tin chi phí kịp thời để ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, nhiều hệ thống kế toán truyền thống không đáp ứng được yêu cầu này, gây ra độ trễ trong báo cáo. Giải pháp là triển khai hệ thống theo dõi chi phí theo thời gian thực (real-time cost tracking) và tích hợp nó với hệ thống quản lý sản xuất (ERP).
• Kiểm soát chi phí phát sinh: Những khoản chi không dự tính trước có thể khiến ngân sách sản xuất bị đội lên đáng kể. Để kiểm soát vấn đề này, doanh nghiệp nên thiết lập các ngưỡng cảnh báo chi phí, đồng thời thường xuyên phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause analysis) của các biến động chi phí.

Triển vọng nghề nghiệp của kế toán viên sản xuất

Trong bối cảnh Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ ngành sản xuất, nhu cầu về chuyên gia kế toán sản xuất ngày càng tăng cao. Mức lương của vị trí này không cố định, có thể dao động từ 10 – 20 triệu đồng/tháng, thậm chí cao hơn, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Kinh nghiệm chuyên môn
• Trình độ học vấn và chứng chỉ nghề nghiệp
• Quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
• Khu vực địa lý

Để gia tăng giá trị nghề nghiệp và mức thu nhập, chuyên viên kế toán sản xuất nên:

• Đầu tư vào các chứng chỉ nghề nghiệp được công nhận
• Phát triển kỹ năng ngoại ngữ để làm việc trong môi trường quốc tế
• Tích lũy kinh nghiệm trong các doanh nghiệp sản xuất lớn
• Nâng cao năng lực phân tích dữ liệu và ứng dụng công nghệ

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa kế toán doanh nghiệp sản xuất và kế toán quản trị là gì?

Kế toán doanh nghiệp sản xuất tập trung vào việc theo dõi, ghi nhận và phân tích chi phí trong quy trình sản xuất, trong khi kế toán quản trị có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Phương pháp nào được sử dụng phổ biến để tính giá thành sản phẩm trong kế toán sản xuất?

Các phương pháp phổ biến bao gồm: phương pháp giá thành đơn vị (Unit Costing), phương pháp giá thành theo công đoạn (Process Costing), phương pháp giá thành theo đơn đặt hàng (Job Order Costing) và phương pháp tính giá dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing). Lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào đặc thù sản xuất của doanh nghiệp.

Làm thế nào để kế toán sản xuất đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cùng lúc?

Kế toán cần thiết kế hệ thống thu thập và xử lý thông tin đa chiều, đảm bảo đáp ứng cả yêu cầu báo cáo tài chính (tuân thủ chuẩn mực kế toán) và báo cáo quản trị (cung cấp thông tin chi tiết cho ra quyết định). Điều này đòi hỏi việc phân loại và mã hóa dữ liệu một cách khoa học, kết hợp với khả năng tổng hợp và phân tích thông tin linh hoạt.

Xem thêm:

• Nguyên tắc kết chuyển chi phí sản xuất
• Kế toán chi phí nguyên vật liệu sản xuất

Kế toán sản xuất là một lĩnh vực chuyên môn đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức kế toán vững chắc và hiểu biết sâu sắc về quy trình sản xuất. Thông qua việc nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn, quy trình làm việc chuẩn mực và ứng dụng công nghệ hiện đại, chuyên viên kế toán có thể đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ Kế Toán ATS nhé!