Lao động là thành phần không thể thiếu của bất kì doanh nghiệp nào hiện nay. Chính vì thế những công việc quản lý lực lượng lao động của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Để thực hiện được việc quản lý thì việc báo cáo là điều doanh nghiệp phải làm. Thông qua đó giúp doanh nghiệp có chính sách sử dụng nhân lực hiệu quả. Đồng thời giúp cho người lao động đảm bảo quyền lợi. Vậy báo cáo sử dụng lao động của doanh nghiệp là gì? Cách nộp báo cáo ra sao? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu trong bài viết này
Báo cáo sử dụng lao động của doanh nghiệp là gì?
Báo cáo sử dụng lao động là biểu mẫu được quy định bởi cơ quan nhà nước. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và quản lý các thông tin liên quan đến nguồn lao động tại doanh nghiệp. Báo cáo này được doanh nghiệp thực hiện định kỳ. Sau đó báo cáo được nộp cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội. Hoặc thông qua hệ thống trực tuyến tùy theo yêu cầu của từng địa phương.
Mục tiêu của báo cáo là cung cấp cái nhìn toàn diện về:
- Số lượng lao động hiện tại.
- Biến động lao động như tuyển dụng mới, nghỉ việc.
- Tình trạng thực hiện hợp đồng lao động.
- Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Các nội dung chính trong báo cáo
Báo cáo sử dụng lao động được xây dựng nhằm phản ánh chi tiết và đầy đủ về lao động. Trong đó bao gồm các khía cạnh quản lý lao động tại doanh nghiệp. Đây không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý theo quy định. Đây còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá và quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Từ đó đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật lao động. Cụ thể báo cáo gồm những nội dung sau:
- Tổng số lao động: Thống kê tổng số lao động làm việc tại thời điểm báo cáo. Bao gồm cả lao động trong nước và lao động nước ngoài (nếu có).
- Tuyển dụng mới: Báo cáo số lượng lao động được tuyển dụng trong kỳ báo cáo. Kèm theo các thông tin liên quan như vị trí, trình độ chuyên môn. Cùng với đó là thời điểm bắt đầu làm việc.
- Nghỉ việc: Thống kê số lượng lao động nghỉ việc
- Số lượng hợp đồng: Tổng hợp số lượng hợp đồng lao động hiện có theo từng loại,
- Tình trạng hợp đồng: Phân tích tình trạng thực hiện hợp đồng
- Số lượng tham gia bảo hiểm: Báo cáo tổng số lao động tham gia BHXH, BHYT, và BHTN. So sánh với tổng số lao động hiện tại.
- Mức đóng bảo hiểm: Thống kê mức đóng và số tiền đã đóng bảo hiểm trong kỳ báo cáo. Đồng thời đối chiếu với quy định pháp luật.
Khi nào cần báo cáo sử dụng lao động?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc khai trình và báo cáo định kỳ về tình hình thay đổi lao động, được nêu tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động, được thực hiện như sau:
Người sử dụng lao động thực hiện khai trình việc sử dụng lao động theo hướng dẫn tại Nghị định số 122/2020/NĐ-CP.
Thời gian báo cáo:
- Định kỳ 6 tháng: Trước ngày 05/6 hàng năm.
- Báo cáo thường niên: Trước ngày 05/12 hàng năm.
Nơi gửi báo cáo: Báo cáo được gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI. Áp dụng tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thông báo tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Hình thức nộp báo cáo
- Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Đây là hình thức ưu tiên để đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện.
- Bản giấy: Một số trường hợp không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Lúc này người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI. Sau đó thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở.
Mẫu báo cáo sử dụng lao động của doanh nghiệp theo quy định
Doanh nghiệp sử dụng mẫu báo cáo nào?
Theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/PL1 để báo cáo sử dụng lao động. Mẫu báo cáo này dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như sau:
Những lưu ý khi điền báo cáo
Cột số (1) điền: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cùng cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan.
Phân loại vị trí việc làm được thực hiện theo các nhóm cụ thể như sau:
- Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm các cá nhân giữ vai trò lãnh đạo, quản lý. Bao gồm tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp từ các cấp trung ương đến cấp xã. Với quyền hạn trong việc chỉ huy, điều hành và đưa ra quyết định quản lý.
- Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm các nghề yêu cầu trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao (từ đại học trở lên). Đặc biệt trong các lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, quản lý. Ngoài ra là công nghệ thông tin, truyền thông, luật pháp, và văn hóa xã hội.
- Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm các nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ trung cấp (cao đẳng, trung cấp). Áp dụng nhóm này trong các lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh, quản lý. Ngoài ra là luật pháp, văn hóa xã hội, thông tin và truyền thông, giáo dục, công nghệ thông tin.
Cách nộp báo cáo sử dụng lao động chi tiết nhất
Cách nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/.
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập vào tài khoản. Nếu đơn vị chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cần thực hiện đăng ký tài khoản mới.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công sẽ giao diện chính của hệ thống. Tại đây chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”. Tiến hành tìm kiếm thủ tục liên quan bằng cách nhập từ khóa hoặc tên thủ tục vào ô tìm kiếm. Thủ tục cần tìm là “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.”
Bước 4: Khi tìm thấy thủ tục cần thiết, chọn thủ tục đó. Nhấn vào nút “Nộp trực tuyến” để tiếp tục.
Bước 5: Tiến hành kê khai thông tin theo yêu cầu của hệ thống. Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Sở nằm tại địa phương nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn vào nút “Đăng ký”. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và lưu trữ thông tin mà bạn đã cung cấp.
Bước 7: Hệ thống hiển thị thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bạn có thể bấm vào nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Doanh nghiệp tiếp tục nhập các biểu mẫu khai báo cần thiết. Gửi hồ sơ báo cáo trực tuyến lên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Bước 9: Các cán bộ thuộc cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận. Xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu. Sau đó cập nhật thông tin.
Bước 11: Hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo sử dụng lao động về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo quy định bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Cách 2: Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp
Áp dụng đối với các doanh nghiệp không thể thực hiện báo cáo sử dụng lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Hồ sơ cần chuẩn bị: Mẫu báo cáo theo mẫu số 01/PL1
Nơi nộp hồ sơ:
- Trường hợp thông thường: Hồ sơ cần gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.
- Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Hồ sơ phải được gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp, và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để đảm bảo việc theo dõi và quản lý lao động chính xác.
Quy định xử phạt về việc báo cáo sử dụng lao động
Mức xử phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nếu có một trong các hành vi vi phạm sau:
- Không khai trình việc sử dụng lao động theo đúng quy định của pháp luật.
- Thu tiền của người lao động khi tham gia tuyển dụng lao động. Vi phạm nguyên tắc tuyển dụng công bằng.
- Không ghi chép hoặc nhập đầy đủ thông tin của người lao động vào sổ quản lý lao động ngay từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.
- Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.
Với hành vi không khai trình sử dụng lao động, mức phạt hành chính được áp dụng cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân: Phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
- Đối với tổ chức: Mức phạt gấp đôi, dao động từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
Mức xử phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000
Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi vi phạm một trong các quy định sau:
- Không báo cáo tình hình thay đổi lao động theo đúng thời hạn và nội dung quy định.
- Không lập sổ quản lý lao động, lập không đúng thời hạn. Hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật lao động.
Đối với trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi lao động đúng thời hạn:
- Cá nhân vi phạm: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Tổ chức vi phạm: Mức phạt hành chính tăng gấp đôi, dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Xem thêm:
- Những điều cần biết về báo cáo quyết toán hải quan
- Mẫu kiểm kê tài sản mới nhất theo quy định – Cách điền mẫu
Trên đây là những điều cần biết về báo cáo sử dụng lao động của doanh nghiệp. Cùng với đó là những quy định của pháp luật về việc báo cáo. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
