Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cần nắm rõ

Hiện nay, việc lập hóa đơn là một phần không thể thiếu trong các công việc kinh doanh. Đây là công cụ ghi nhận thông tin giao dịch mua bán và là căn cứ pháp lý. Thông qua đó đảm bảo quyền lợi cân bằng giữa người bán và người mua. Đối với hộ kinh doanh cá thể thì hóa đơn đóng vai trò đảm bảo sự minh bạch. Đồng thời nó cũng giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn những quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh. Cùng với đó là cách viết hóa đơn bán hàng chuẩn nhất

Hóa đơn là gì? Có những loại nào?

Trước khi tìm hiểu quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh thì cần biết hóa đơn là gì. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn là chứng từ do người bán lập. Nó dùng để ghi nhận thông tin về bán hàng hóa. Từ đó hỗ trợ cung ứng dịch vụ theo đúng quy định pháp luật. Hóa đơn có thể tồn tại dưới dạng hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử

Dựa trên tính chất sử dụng, hóa đơn được chia thành hai loại chính:

Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT):

Đây là loại hóa đơn áp dụng cho các tổ chức tính thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tại đây việc tính thuế GTGT se theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn sử dụng trong các hoạt động kinh doanh sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.
• Hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng

Loại hóa đơn này được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Áp dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa. Hoặc xuất vào khu phi thuế quan.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa.
• Tổ chức thực hiện giao dịch thương mại giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
• Tổ chức thực hiện xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Hộ kinh doanh cá thể sử dụng những loại hóa đơn nào?

Một trong những điều ảnh hưởng đến quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh đó là loại hóa đơn hộ kinh doanh sử dụng. Hóa đơn của hộ kinh doanh là chứng từ kế toán quan trọng do hộ kinh doanh phát hành. Nó có chức năng ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa. Cùng với đó là giao dịch cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật. Việc sử dụng hóa đơn giúp hộ kinh doanh đảm bảo tính minh bạch tài chính. Từ đó hợp pháp hóa doanh thu và tuân thủ các quy định về thuế.

Hiện nay, hộ kinh doanh có thể sử dụng hai loại hóa đơn chính:

Hóa đơn điện tử

• Là loại hóa đơn được tạo, lập, quản lý và lưu trữ trên hệ thống điện tử.
• Được cơ quan thuế giám sát chặt chẽ, đảm bảo tính hợp pháp.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản.
• Giảm rủi ro mất, hỏng hóa đơn so với hóa đơn giấy.
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm kế toán và hệ thống thuế điện tử.
• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên. Hoặc thuộc diện nộp thuế kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Các hộ kinh doanh tự nguyện đăng ký sử dụng.

Hóa đơn giấy

• Là hóa đơn được in sẵn hoặc đặt in, được lập bằng tay hoặc bằng phần mềm.
• Dành cho hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, thuộc diện nộp thuế khoán. Không có điều kiện tiếp cận hệ thống hóa đơn điện tử.
• Theo lộ trình của cơ quan thuế, hóa đơn giấy đang dần bị loại bỏ hoàn toàn. Chúng được thay thế bằng hóa đơn điện tử.

Sự khác biệt giữa hóa đơn hộ kinh doanh và doanh nghiệp

Về quy định pháp lý về hóa đơn

Hộ kinh doanh:

• Không bắt buộc phải áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán như doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn phải tuân thủ các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh. Quy định này theo luật quản lý thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Được phép áp dụng thuế khoán, tức là nộp thuế theo mức cố định do cơ quan thuế ấn định. Không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch.
• Chỉ cần xuất hóa đơn khi có yêu cầu từ khách hàng. Hoặc khi thực hiện một số giao dịch cụ thể theo quy định.

Doanh nghiệp:

• Bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế định kỳ theo tháng hoặc quý. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kế toán và hóa đơn.
• Tất cả giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải xuất hóa đơn. Ngoại trừ các trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế hướng dẫn.
• Hệ thống kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo ghi nhận, lưu trữ. Đồng thời báo cáo đầy đủ và chính xác tất cả các hóa đơn đầu ra và đầu vào.

Về hình thức và quy mô hóa đơn

Hộ kinh doanh:

• Có thể sử dụng cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tất cả tùy theo quy mô kinh doanh và quy định của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử được khuyến khích sử dụng nhằm tăng tính minh bạch, giảm thủ tục hành chính. Tuy nhiên, hộ kinh doanh nhỏ vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy. Đặc biệt áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt.
• Không phải xuất hóa đơn cho tất cả giao dịch. Trừ khi khách hàng yêu cầu hoặc theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp:

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC
• Không được phép sử dụng hóa đơn giấy. Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế cho phép.
• Hóa đơn doanh nghiệp có thể có giá trị lớn hơn. Cùng với đó là số lượng giao dịch nhiều hơn so với hộ kinh doanh. Do đó việc quản lý hóa đơn cũng phức tạp hơn.

Về quản lý và sử dụng hóa đơn

Hộ kinh doanh:

• Quản lý hóa đơn đơn giản hơn, không cần hệ thống kế toán chuyên sâu.
• Có thể không cần lập sổ sách kế toán chi tiết. Chỉ cần lưu trữ hóa đơn và chứng từ theo quy định.
• Chỉ xuất hóa đơn khi có giao dịch phát sinh và khách hàng yêu cầu.

Doanh nghiệp:

• Bắt buộc phải có hệ thống kế toán và phần mềm quản lý hóa đơn. Từ đó đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.
• Phải lập báo cáo thuế định kỳ, đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra. Thông qua đó đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.
• Cần bảo quản và lưu trữ hóa đơn trong thời gian tối thiểu 10 năm. Áp dụng theo quy định về kế toán và thuế.

Các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cần phải nắm rõ

Quy định về đối tượng áp dụng hóa đơn

Khoản 1 Điều 2 của Thông tư 40/2021/TT-BTC có quy định về đối tượng áp dụng hóa đơn. Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn. Những quy định này áp dụng khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo việc kiểm soát doanh thu một cách chặt chẽ. Từ đó bảo vệ quyền lợi của Nhà nước trong việc thu thuế chính xác, đầy đủ. Quy định này giúp tăng cường tính minh bạch trong việc kê khai thuế. Đồng thời hạn chế và ngăn chặn tình trạng trốn thuế. Thông qua đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển một cách bền vững và công bằng.

Quy định về loại hóa đơn của hộ kinh doanh

Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh. Tại đây hộ kinh doanh có quyền lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử. Hoặc hóa đơn giấy tùy theo điều kiện cụ thể của từng đơn vị. Trong đó, hóa đơn điện tử được khuyến khích sử dụng bởi các lợi ích vượt trội. Ví dụ như giảm chi phí quản lý, lưu trữ. Đồng thời tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các thủ tục báo cáo, kiểm tra. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong công tác quản lý thuế. Đồng thời tạo điều kiện cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ tiếp cận với công nghệ tiên tiến. Thông qua đó nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính.

Quy định về việc cấp hóa đơn của hộ kinh doanh

Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh bao gồm việc cấp hóa đơn. Tại đây hộ kinh doanh sẽ có ba phương thức để cấp hóa đơn. Bao gồm tự in hóa đơn, đặt in hóa đơn từ cơ sở in ấn. Thậm chí có thể sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp. Mỗi phương thức cấp hóa đơn này đều có những ưu điểm riêng. Từ đó giúp hộ kinh doanh lựa chọn giải pháp phù hợp với khả năng tài chính. Cùng với đó là quy mô hoạt động của mình. Việc đa dạng hóa phương thức cấp hóa đơn không chỉ tạo thuận lợi. Nó còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Đặc biệt trong việc phát hành và quản lý hóa đơn.

Quy định về nội dung hóa đơn của hộ kinh doanh

Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ nội dung cấu trúc bên trong hóa đơn. Tại đây mỗi hóa đơn phát hành của hộ kinh doanh phải ghi rõ các thông tin cần thiết. Trong đó bao gồm tên hộ kinh doanh, mã số thuế (nếu có), địa chỉ. Ngoài ra là thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ cung cấp. Việc ghi nhận đầy đủ các thông tin này sẽ đảm bảo chính xác trong các giao dịch. Nó còn giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, xác minh. Từ đó tạo sự thuận lợi khi giám sát hoạt động kinh doanh của các hộ kinh doanh. Mọi sai sót trong việc ghi chép thông tin trên hóa đơn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh.

Quy định về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn

Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thủ tục đăng ký hóa đơn của hộ kinh doanh. Trước khi phát hành hóa đơn, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Thông qua đó cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp mã số thuế cho hộ kinh doanh. Đồng thời ghi nhận thông tin trên hệ thống quản lý thuế của cơ quan thuế. Thủ tục này không chỉ giúp cơ quan thuế giám sát hoạt động kinh doanh của hộ kinh doan. Nó còn có tác dụng ngăn ngừa phát hành và sử dụng hóa đơn trái phép. Quy định này góp phần bảo đảm tính minh bạch và chính xác trong quá trình thu thuế. Đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh.

Quy định về lưu trữ hóa đơn của hộ kinh doanh

Theo Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành. Hóa đơn phải được bảo quản nguyên vẹn và đầy đủ, không bị hư hỏng, mất mát. Thông qua đó phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế khi cần thiết. Hóa đơn có thể được lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc điện tử. Tuy nhiên phải đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin trên hóa đơn. Quy định này nhằm mục đích giúp cơ quan thuế có thể theo dõi. Đồng thời kiểm tra liên tục doanh thu cũng như nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Thông qua đó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động thu thuế.

Quy định về xử lý sai sót hóa đơn của hộ kinh doanh

Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh khi xử lý sai sót. Cụ thể khi phát hiện sai sót trên hóa đơn, hộ kinh doanh phải thực hiện biện pháp điều chỉnh. Hoặc hủy bỏ hóa đơn sai theo đúng quy định pháp luật. Quy trình xử lý này yêu cầu hộ kinh doanh phải lập biên bản điều chỉnh. Một số trường hợp sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn không hợp lệ. Đồng thời phát hành hóa đơn thay thế đúng đắn. Điều này không chỉ giúp bảo đảm tính chính xác của các giao dịch. Nó còn giúp ngăn ngừa những sai sót có thể dẫn đến thiệt hại tài chính. Thậm chí là vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến thuế.

Quy định về thực hiện kê khai thuế dựa trên hóa đơn

Theo Điều 7 của Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế được ghi nhận qua các hóa đơn đã phát hành. Hộ kinh doanh phải đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được phản ánh đầy đủ. Đồng thời đảm bảo thông tin giao dịch chính xác trong quá trình kê khai thuế. Việc kê khai không đầy đủ hoặc sai sót có thể dẫn đến xử phạt hành chính. Trong đó bao gồm việc truy thu thuế và các hình thức xử lý khác từ cơ quan thuế. Vì vậy, việc duy trì sự chính xác trong kê khai thuế là cực kỳ quan trọng. Thông qua đó tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Cùng với đó là quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

Quy định về xuất hóa đơn của hộ kinh doanh

Theo Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập đầy đủ thông tin và giao cho khách hàng ngay lập tức. Quy định này bảo đảm sự minh bạch trong giao dịch kinh doanh của hộ kinh doanh. Đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và giám sát doanh thu. Một số hộ kinh doanh không xuất hóa đơn hoặc có sự chậm trễ trong việc xuất hóa đơn. Lúc này hộ kinh doanh có thể bị xử lý hành chính. Thậm chí áp dụng xử phạt theo quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh theo pháp luật

Quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ vào Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh được khởi tạo từ máy tính tiền. Tại đây hộ kinh doanh có thể sử dụng máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Từ đó phát hành hóa đơn khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn phát hành từ máy tính tiền phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác. Đồng thời thông tin phải được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống của cơ quan thuế.

Quy định này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch. Cùng với đó là sự rõ ràng trong việc quản lý doanh thu của hộ kinh doanh. Nó còn giúp cơ quan thuế theo dõi, giám sát các giao dịch một cách chặt chẽ. Việc sử dụng hệ thống máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế giúp giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt là những rủi ro phát hành hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp. Thông qua đó nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

Hướng dẫn viết hóa đơn của hộ kinh doanh theo quy định

Vừa rồi chúng ta đã biết được các quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh. Lúc này, điều hộ kinh doanh cần nắm rõ đó là viết hóa đơn như thế nào. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết cách viết tại đây

Thời điểm xuất hóa đơn

• Hoạt động bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu. Hoặc là ngày quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Nó không phụ thuộc vào việc đã nhận được tiền hay chưa.
• Hoạt động cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Ngày này không phân biệt đã thanh toán cung cấp dịch vụ hay chưa.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao từng hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình. Áp dụng khi kể cả khi chưa thu được tiền.

Thông tin về người bán hàng

• Tên đơn vị bán hàng: Ghi đúng tên công ty theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Viết theo đúng thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Số điện thoại/Fax: Ghi số điện thoại liên hệ chính thức của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
• Số tài khoản ngân hàng: Ghi số tài khoản giao dịch chính thức. Số tài khoản này đã đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08.

Thông tin về người mua hàng

• Họ và tên người mua: Ghi đầy đủ họ tên của người mua hàng. Nếu người mua không lấy hóa đơn, cần ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”. Hoặc ghi rõ là “Người mua không cung cấp thông tin”.
• Tên đơn vị: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của đơn vị mua hàng . Viết theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
• Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của bên mua hàng. Áp dụng nếu là doanh nghiệp hoặc tổ chức có đăng ký thuế.
• Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ trụ sở của bên mua theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Hình thức thanh toán: Ghi “CK” nếu thanh toán bằng chuyển khoản. Ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt. Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán, ghi “CK/TM”.

Chi tiết hàng hóa, dịch vụ cung cấp

Theo quy định về quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh, cần có đầy đủ 11 mục thông tin quan trọng về hàng hóa, dịch vụ:

• STT: Ghi số thứ tự từng loại hàng hóa/dịch vụ (1,2,3…).
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chính xác, đầy đủ tên hàng hóa/dịch vụ. Viết sắp xếp theo hợp đồng hoặc chứng từ mua hàng. Nếu có mã số, ký hiệu riêng, cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn.
• Đơn vị tính: Ghi đúng đơn vị tính của hàng hóa như cái, chiếc, kg, mét, bộ… Viết giống với đơn vị tính khi mua vào.
• Số lượng: Ghi số lượng thực tế của hàng hóa/dịch vụ bán ra.
• Đơn giá: Ghi giá bán của từng đơn vị hàng hóa/dịch vụ. Giá này chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Thành tiền: Ghi tổng tiền của từng loại hàng hóa/dịch vụ. Ghi theo công thức: Thành tiền = Đơn giá x Số lượng
• Cộng tiền hàng: Tổng tiền thanh toán của toàn bộ hóa đơn (chưa có thuế GTGT).
• Thuế suất GTGT: Ghi thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng/dịch vụ. Có thể là 0%, 5%, 10%, tùy theo quy định pháp luật.
• Tiền thuế GTGT: Tiền thuế GTGT = Cộng tiền hàng x Thuế suất GTGT
• Người mua hàng: Người mua ký tên và ghi rõ họ tên.
• Người bán hàng: Người bán ký tên và ghi rõ họ tên, có thể đóng dấu nếu cần.

Xem thêm:

• Các mẫu hóa đơn bán hàng online theo quy định hiện nay
• Chậm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn bị xử phạt thế nào?

Trên đây là những điều cần biết về quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cần nắm rõ. Cùng với đó là cách viết hóa đơn của hộ kinh doanh đúng chuẩn theo quy định. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS