Các mẫu hóa đơn bán hàng online theo quy định hiên nay

Hiện nay, các mẫu hóa đơn bán lẻ đang trở nên phổ biến và rộng rãi trong nhiều cửa hàng. Đây là căn cứ để xác định giao dịch mua bán giữa bên mua và bên bán. Thông qua đó đảm bảo sự công bằng và minh bạch chính xác các thông tin giao dịch. Ngoài ra theo quy định, hóa đơn online là hóa đơn không thể thiếu khi giao dịch hiện nay. Từ đó nâng cao mức độ chính xác trong các giao dịch hiện hành. Trong bài viết này, hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu và khám phá chi tiết các mẫu hóa đơn bán hàng online theo quy định và ngành nghề hiện nay

Hóa đơn bán hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu các mẫu hóa đơn bán hàng online thì cần biết hóa đơn bán hàng là gì. Hóa đơn bán hàng, theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, là một loại tài liệu đặc biệt được phát hành theo quy định. Từ đó xác nhận và ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa. Ngoài ra là giao dịch mua bán dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hóa đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Thông qua đó giúp ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính. Đồng thời theo dõi quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Thông thường hóa đơn bán hàng không phải là loại hóa đơn được sử dụng trực tiếp để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT). Tuy nhên nó vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, thống kê và cung cấp thông tin. Đặc biệt là thông tin cho hoạt động tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng còn giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong các giao dịch. Từ đó đảm bảo sự tuân thủ các quy định về kế toán và tài chính. Đồng thời hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh. Bao gồm vấn đè phát sinh liên quan đến giao dịch với khách hàng.

Tầm quan trọng của hóa đơn bán hàng online gồm những gì?

Mẫu hóa đơn bán hàng online không chỉ là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Nó còn đóng vai trò thiết yếu trong quản lý kế toán, kiểm soát tài chính. Thông qua đó đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là những chức năng quan trọng của hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp:

• Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc. Phục vụ trực tiếp cho quá trình hạch toán kế toán của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kiểm soát và quản lý các giao dịch bán hàng một cách hệ thống.
• Đảm bảo việc hạch toán kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định thuế hiện hành.
• Đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong từng kỳ kế toán.
• Xác nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng.
• Giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và các điều kiện bán hàng đã được thực hiện hợp lệ.
• Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch được đảm bảo theo đúng hợp đồng.
• Xác định chính xác thời điểm, số lượng và giá trị giao dịch.
• Kiểm tra điều kiện đổi trả, bảo hành theo chính sách doanh nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp xử lý yêu cầu của khách hàng một cách minh bạch, chuyên nghiệp và hợp lý.
• Chứng minh quan hệ mua bán giữa các bên thuộc các quốc gia khác nhau.
• Xác định giá trị hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Ngoài ra là thuế giá trị gia tăng và các khoản phí liên quan.
• Đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan trong việc kiểm tra. Bao gồm nguồn gốc, xuất xứ và nội dung giao dịch thương mại.

Những nội dung cần có trong mẫu hóa đơn bán hàng online

Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, một mẫu hóa đơn bán hàng online hay hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bán hàng.
• Địa chỉ trụ sở, mã số thuế của người bán.
• Tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân mua hàng.
• Địa chỉ bên mua, mã số thuế của người mua (trong trường hợp người mua có mã số thuế).
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Thành tiền (chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – GTGT).
• Thuế suất GTGT, số tiền thuế theo từng mức thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT).
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán (bắt buộc).
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành hóa đơn điện tử.
• Mã xác thực của cơ quan thuế. Áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Nếu hóa đơn có chứa phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Lúc này hóa đơn phải có các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (nếu có)
• Các nội dung khác theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Đảm bảo không vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Thông tin mã số trong mẫu hóa đơn bán hàng online

Mẫu hóa đơn bán hàng online có ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử. Thông qua đó phản ánh thông tin về loại hóa đơn, phương thức quản lý. Ngoài ra là đặc điểm sử dụng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các ký hiệu này. Thông qua đó đảm bảo việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Cụ thể như sau

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Mẫu số hóa đơn điện tử được ký hiệu bằng một dãy số từ 1 đến 6. Chúng thể hiện loại hóa đơn hợp lệ theo quy định. Cụ thể như sau:

Ký hiệu mẫu hóa đơn bán hàng online

Ký hiệu mẫu hóa đơn bán hàng online bao gồm 6 ký tự, gồm chữ cái và chữ số. Thông qua đó giúp bạn dùng để thể hiện loại hóa đơn điện tử. Ngoài ra là năm phát hành và hình thức sử dụng.

Ký tự đầu tiên: Loại hóa đơn điện tử

• C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Các chữ cái tiếp theo trong ký hiệu hóa đơn điện tử phản ánh loại hóa đơn hoặc chứng từ cụ thể:

Hai ký tự cuối cùng:

• Hai ký tự cuối cùng của ký hiệu hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự quy định. Từ đó phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại.
• Một số doanh nghiệp không có nhu cầu phân biệt. Lúc này hóa đơn của doanh nghiệp có thể sử dụng ký hiệu mặc định là YY.

Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn thường được đặt ở góc trên bên phải hoặc tại vị trí dễ nhận biết. Từ đó thuận tiện trong việc tra cứu và kiểm tra thông tin hóa đơn.

Các mẫu hóa đơn  theo thông tư 78/2021/TT-BTC

Mẫu hóa đơn Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay. Nó được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân. Những đơn vị này thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là chứng từ quan trọng trong quá trình hạch toán. Thông qua đó hỗ trợ ghi nhận doanh thu và kê khai thuế của doanh nghiệp.

Mẫu hóa đơn bán hàng online cơ bản

Mẫu hóa đơn bán hàng online là loại hóa đơn điện tử áp dụng cho các tổ chức, cá nhân. Những đơn vị này thực hiện thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn này được sử dụng phổ biến trong các hoạt động mua bán hàng hóa. Ngoài ra là hoạt động cung cấp dịch vụ. Đặc biệt đối với các đối tượng không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

Mẫu chứng từ xuất kho hàng gửi bán đại lý

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là chứng từ kế toán quan trọng. Thông qua đó thể hiện việc xuất kho hàng hóa để giao cho đại lý bán hàng. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu số 5 tại Phụ lục II. Từu đó đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý chứng từ. Cùng với đó là quy định về hạch toán hàng tồn kho.

Mẫu hóa đơn bán hàng online GTGT đặc thù

Mẫu hóa đơn bán hàng online GTGT đặc thù được áp dụng trong các trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có tính chất đặc biệt. Theo quy định Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu số 3. Từ đó sử dụng đúng theo quy định pháp luật.

Mẫu hóa đơn điện tử (GTGT) đặc thù bằng ngoại tệ

Mẫu hóa đơn bán hàng online GTGT đặc thù bằng ngoại tệ là loại hóa đơn áp dụng cho một số tổ chức, doanh nghiệp. Những doanh nghiệp này có hoạt động thu bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật. Theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu số 4. Thông qua đó đảm bảo tuân thủ các quy định về lập hóa đơn. Cùng với đó là quy định ghi nhận giao dịch bằng ngoại tệ.

Mẫu hóa đơn bán tài sản công

Hóa đơn bán tài sản công là chứng từ quan trọng. Nó được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến tài sản nhà nước. Bao gồm việc chuyển nhượng, thanh lý hoặc bán tài sản thuộc sở hữu nhà nước. Theo Phụ lục II, Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức, đơn vị có thể tham khảo mẫu số 2. Thông qua đó hỗ trợ sử dụng trong quá trình giao dịch. Từ đó đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp theo quy định Nhà nước.

Mẫu hóa đơn bán hàng online dự trữ quốc gia

Mẫu hóa đơn bán hàng online dự trữ quốc gia là loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa thuộc diện dự trữ quốc gia. Theo Phụ lục II, Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức có thể tham khảo mẫu số 1. Thông qua đó là đảm bảo tuân thủ quy định về chứng từ kế toán. Ngoài ra là hạch toán doanh thu và nghĩa vụ thuế liên quan.

Các mẫu hóa đơn bán hàng online theo ngành nghề phổ biến nhất

Mẫu hóa đơn bán hàng dành cho lĩnh vực dầu khí

Ngành dầu khí có đặc thù liên quan đến khai thác, lưu trữ. Ngoài ra là việc vận chuyển dầu mỏ, khí đốt. Việc bổ sung các thông tin này trên hóa đơn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động sản xuất – kinh doanh. Đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý trong việc giám sát hoạt động xuất nhập hàng hóa. Do đó, mẫu hóa đơn bán hàng online ngành dầu khí cần cung cấp đầy đủ thông tin. Thông qua đó đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Trong đó bao gồm:

• Nơi xuất hóa đơn: Địa điểm cụ thể nơi phát hành hóa đơn. Có thể là văn phòng công ty hoặc khu vực khai thác dầu khí. Từ đó giúp xác định nguồn gốc giao dịch và quản lý thuế chính xác.
• Kho xuất: Mã số hoặc tên kho chứa dầu khí. Thông qua đó giúp theo dõi lượng hàng xuất nhập. Đồng thời kiểm soát tồn kho và đảm bảo quá trình vận hành trơn tru.
• Lệnh xuất: Mã số lệnh xuất hàng do doanh nghiệp phát hành. Thông qua đó quản lý chặt chẽ quá trình xuất dầu thô, khí đốt hoặc sản phẩm tinh chế. Đồng thời giúp truy xuất thông tin khi cần thiết.
• Tên phương tiện vận chuyển: Xác định chính xác phương tiện vận chuyển. Ví dụ như tàu dầu, xe bồn hoặc đường ống dẫn dầu. Từ đó theo dõi quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Mẫu hóa đơn bán hàng online ngành dược phẩm

Dược phẩm là mặt hàng đặc thù, đòi hỏi quản lý chặt chẽ về nguồn gốc xuất xứ. Ngoài ra là thời hạn sử dụng và chất lượng sản phẩm. Các thông tin này giúp doanh nghiệp dược phẩm kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm. Thông qua đó đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế. Đồng thời hỗ trợ công tác kiểm toán và truy xuất nguồn gốc khi cần thiết. Vì vậy, mẫu hóa đơn bán hàng online dược phẩm cần bổ sung các thông tin như:

• Mã lô sản xuất: Mã số nhận diện lô hàng do nhà sản xuất cấp. Thông qua đó theo dõi nguồn gốc dược phẩm, hỗ trợ kiểm tra chất lượng. Đồng thời hỗ trợ truy xuất khi có vấn đề phát sinh.
• Hạn sử dụng: Ngày hết hạn của thuốc hoặc sản phẩm y tế. Đảm bảo việc phân phối và sử dụng đúng thời gian quy định. Từ đó tránh lưu hành thuốc quá hạn gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.

Mẫu hóa đơn bán hàng dành cho lĩnh vực nhà hàng

Trong lĩnh vực nhà hàng, hóa đơn điện tử không chỉ phản ánh số tiền khách hàng cần thanh toán. Nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu. Cùng với đó là tình hình thuế và các chương trình khuyến mãi.  Những thông tin này giúp nhà hàng quản lý doanh thu chặt chẽ. Từ đó hỗ trợ kế toán hạch toán và đảm bảo tuân thủ quy định về thuế. Vì vậy, nội dung mẫu hóa đơn bán hàng online nhà hàng cần bổ sung các thông tin sau:

• Thành tiền trước thuế: Giá trị thực tế của các món ăn, đồ uống. Giá trị này tính trước khi tính thuế giá trị gia tăng (GTGT). Thông qua đó giúp khách hàng hiểu rõ cách tính tổng chi phí.
• Thành tiền sau thuế: Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán. Số tiền này áp dụng sau khi áp dụng thuế suất GTGT. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và kê khai thuế.
• Tổng giảm giá: Một số khách hàng được hưởng các chương trình khuyến mãi, chiết khấu. Lúc này hóa đơn cần ghi rõ tổng số tiền được giảm. Thông qua đó đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Mẫu hóa đơn dành cho ngành vận tải biển

Ngành vận tải biển và logistics liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc bổ sung những thông tin này giúp doanh nghiệp logistics theo dõi lộ trình vận chuyển. Thông qua đó hỗ trợ kiểm soát chi phí. Đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Do đó, mẫu hóa đơn bán hàng online ngành vận tải biển cần bổ sung các thông tin đặc thù. Thông qua đó quản lý chính xác lịch trình và chi phí vận chuyển. Trong đó bao gồm:

• Tên tàu/Số chuyến: Xác định chính xác phương tiện vận tải và số hiệu chuyến hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp quản lý lộ trình vận chuyển. Đồng thời hỗ trợ đối chiếu thông tin khi cần thiết.
• Ngày đến: Thời gian tàu cập bến hoặc hàng hóa được giao đến điểm nhận. Thông qua đó hỗ trợ việc theo dõi lịch trình vận chuyển. Đồng thời đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
• Cảng xếp dỡ: Thông tin về cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng. Từ đó giúp các bên liên quan kiểm soát quá trình giao nhận hàng hóa. Đồng thời hỗ trợ tính toán chi phí vận chuyển hợp lý.

Mẫu hóa đơn điện tử dành cho ngành điện

Ngành điện có đặc thù liên quan đến đo lường sản lượng tiêu thụ và tính toán chi phí điện năng. Những thông tin này giúp doanh nghiệp điện lực tính toán chính xác lượng điện tiêu thụ. Từ đó hỗ trợ công tác thu phí và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả. Do đó, mẫu hóa đơn bán hàng online ngành điện cần hiển thị các thông tin quan trọng như:

• Số công tơ: Mã số công tơ điện của khách hàng, giúp xác định chính xác thiết bị đo đếm điện năng tiêu thụ.
• Hệ số cũ, hệ số mới: Chỉ số công tơ trước và sau kỳ ghi điện, làm cơ sở để tính toán lượng điện đã sử dụng trong kỳ.
• Điện năng tiêu thụ: Tổng số kWh điện khách hàng đã sử dụng trong kỳ thanh toán, giúp xác định số tiền phải trả theo bậc giá điện hiện hành.

Xem thêm:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và những điều cần biết
• Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn xử lý chi phí thế nào?

Trên đây là các mẫu hóa đơn bán hàng online theo quy định và ngành nghề. Cùng với đó là những thông tin cần có trong mẫu hóa đơn và ý nghĩa mã số hóa đơn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS