Các thủ thuật Excel trong kế toán bạn cần nắm rõ

Khi nhắc đến công cụ dành cho dân kế toán, văn phòng thì Excel là cái tên đầu tiên. Đây là công cụ giúp cho nhân viên kế toán có thể thống kê tính toán một cách hiệu quả. Tuy nhiên nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách tận dụng tối đa Excel. Nếu biết tận dụng thì bạn sẽ tối ưu hóa hiệu suất công việc và tiết kiệm thời gian. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ tới các bạn các thủ thuật Excel trong kế toán bạn cần nắm rõ trong bài viết này. Cùng với đó là các phím tắt quan trọng khi sử dụng công cụ Excel

Vì sao Excel là công cụ quan trọng của dân kế toán?

Trước khi tìm hiểu các thủ thuật Excel trong kế toán thì cần biết tầm quan trọng của công cụ này. Excel là một phần mềm được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề. Tất cả nhờ khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ tính toán. Ngoài ra là khả năng lập báo cáo và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, Excel đóng vai trò cốt lõi trong việc nhập liệu. Thông qua đó hỗ trợ tính toán và tổng hợp báo cáo tài chính. Các ứng dụng cụ thể bao gồm:

• Quản lý sổ sách kế toán như bảng cân đối kế toán. Ngoài ra là báo cáo kết quả kinh doanh, bảng lương và theo dõi công nợ.
• Tính toán tự động bằng các công thức và hàm kế toán. Thông qua đó là xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Lập bảng báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Ngoài ra là thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kê khai thuế.
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các báo cáo tài chín. Từ đó kế toán viên phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
• Quản lý tài sản, danh mục đầu tư. Hỗ trợ theo dõi biến động tài chính và kiểm soát dòng tiền.
• Phân tích dữ liệu khách hàng. Hỗ trợ xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng và quản lý tài chính
• Quản lý nguồn nhân sự. Tính toán lương, hoa hồng, thưởng và các khoản phúc lợi khác.
• Tạo mô hình tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động. Từ đó hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh cho từng kỳ.

Các thủ thuật phím tắt trong Excel cho nhân viên kế toán 

Điều đầu tiên trước khi tìm hiểu các thủ thuật Excel trong kế toán đó là các phim tắt khi sử dụng công cụ này. Để tối ưu hóa thời gian làm việc, kế toán viên cần nắm vững các phím tắt Excel quan trọng. Thông qua đó tăng tốc thao tác, giảm sai sót và cải thiện hiệu suất làm việc. Dưới đây là danh sách các tổ hợp phím tắt thường được sử dụng trong Excel. Điều này đặc biệt hữu ích trong kế toán và phân tích dữ liệu. Cụ thể như sau:

• Ctrl + A – Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.
• Ctrl + B – In đậm nội dung ô.
• Ctrl + I – Chữ nghiêng.
• Ctrl + U – Chữ gạch chân.
• Ctrl + X – Cắt dữ liệu trong bảng tính.
• Ctrl + C – Sao chép dữ liệu.
• Ctrl + V – Dán dữ liệu đã sao chép hoặc cắt.
• Ctrl + Z – Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
• Ctrl + Y – Khôi phục thao tác vừa hoàn tác (ngược với Ctrl + Z).
• Ctrl + S – Lưu tài liệu.
• Ctrl + W – Đóng tài liệu Excel hiện tại.
• Ctrl + N – Mở một file Excel mới.
• Ctrl + O – Mở file Excel đã lưu trước đó.
• Alt + F4 – Thoát khỏi Excel.
• Ctrl + 1 – Mở hộp thoại Format Cells để định dạng ô.
• Ctrl + Shift + F – Hiển thị danh sách phông chữ.
• Ctrl + Shift + P – Hiển thị danh sách cỡ chữ.
• Ctrl + R – Sao chép dữ liệu từ ô bên trái sang bên phải.
• Ctrl + P – Bật hộp thoại in ấn.
• Ctrl + F2 – Xem trước khi in.
• Ctrl + 9 – Ẩn hàng đang chọn.
• Ctrl + Shift + 9 – Hiển thị lại hàng vừa ẩn trước đó.
• Ctrl + 0 – Ẩn cột đang chọn.
• Ctrl + Shift + 0 – Hiển thị lại cột vừa ẩn trước đó.
• Ctrl + Spacebar – Chèn thêm cột trống.
• Shift + Spacebar – Chèn thêm dòng trống.
• Ctrl + (-) – Xóa ô, hàng hoặc cột đang chọn.
• Ctrl + Shift + (+) – Chèn thêm ô trống vào bảng tính.
• Shift + F11 – Tạo một sheet mới trong Excel.
• Ctrl + F4 – Đóng nhanh bảng tính Excel hiện tại.
• Alt + Tab – Di chuyển giữa các file Excel đang mở.
• Shift + F2 – Thêm ghi chú (Comment) vào ô.
• Ctrl + H – Tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
• Ctrl + F – Tìm kiếm nội dung trong bảng tính.
• Ctrl + 8 – Chọn nhóm dữ liệu liên quan đến ô hiện tại.
• Ctrl + (-) – Xóa hàng hoặc cột đang chọn.
• Ctrl + Shift + (+) – Chèn thêm ô trống mới.
• Alt + Z – Chuyển đổi ngôn ngữ nhập liệu giữa Tiếng Anh (A) và Tiếng Việt (V).

Các thủ thuật Excel trong kế toán căn bản

Ứng dụng biểu đồ trong báo cáo kế toán

Trong Excel, thanh công cụ Insert cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau. Đây là một trong các thủ thuật Excel trong kế toán giúp trình bày số liệu trực quan, dễ hiểu. Việc lựa chọn biểu đồ phù hợp sẽ giúp báo cáo tài chính trực quan. Cùng với đó là báo cáo doanh thu hoặc phân tích chi phí trở nên sinh động. Thông qua đó giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin.

Các loại biểu đồ phổ biến trong kế toán

• Biểu đồ đường (Line Chart): Thể hiện xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian. Thường dùng để theo dõi biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo tháng/quý/năm.
• Biểu đồ tròn (Pie Chart): Biểu diễn tỷ lệ phần trăm của từng thành phần trong tổng thể. Phù hợp để phân tích cơ cấu doanh thu, chi phí, tỷ trọng. Tất cả được tính toán từng loại sản phẩm trong tổng doanh số.
• Biểu đồ cột (Column Chart): Dùng để so sánh số liệu tại các thời điểm khác nhau. Thường được áp dụng trong báo cáo doanh số bán hàng theo tháng. Ngoài ra là chi phí hoạt động theo từng bộ phận.
• Biểu đồ thanh ngang (Bar Chart): Giúp so sánh dữ liệu giữa các nhóm đối tượng. Biểu ddoodf thích hợp để so sánh hiệu suất kinh doanh. Bao gồm hiệu suất của các chi nhánh hoặc phòng ban.

Sử dụng Pivot Table để tổng hợp dữ liệu

Pivot Table là một trong các thủ thuật Excel trong kế toán vô cùng mạnh mẽ. Nó giúp kế toán tóm tắt và phân tích dữ liệu một cách linh hoạt. Khi làm việc với lượng dữ liệu lớn, Pivot Table cho phép tổng hợp số liệu nhanh chóng. Tất cả đều được tối ưu số liệu theo hàng, cột, giá trị. Từ đó giúp kế toán dễ dàng tạo báo cáo theo nhu cầu.

Lợi ích của Pivot Table trong kế toán:

• Tổng hợp nhanh dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng tháng, quý, năm. Hoặc theo từng sản phẩm, khách hàng.
• Tạo bảng báo cáo động, có thể thay đổi tiêu chí lọc chỉ với vài cú click chuột.
• Tính toán số liệu linh hoạt như tổng doanh thu, trung bình lợi nhuận, phần trăm tăng trưởng,…
• Tạo trường (Fields) và mục riêng biệt để thực hiện các phép tính theo công thức kế toán cụ thể.

Kiểm tra công thức bằng Formula Auditing Toolbar

Formula Auditing Toolbar là một trong các thủ thuật Excel trong kế toán đảm bảo kế toán. Nó giúp kế toán viên kiểm tra tính chính xác của các công thức trong Excel. Thông qua đó đảm bảo không xảy ra sai sót trong tính toán. Công cụ này rất hữu ích trong việc rà soát dữ liệu. Đồng thời tìm lỗi công thức và khắc phục kịp thời.

Các chức năng quan trọng của Formula Auditing Toolbar

• Trace Precedents: Hiển thị mối liên kết giữa các ô dữ liệu. Từ đó kiểm tra xem một công thức phụ thuộc vào những ô nào.
• Trace Dependents: Xác định các ô bị ảnh hưởng khi giá trị của một ô thay đổi. Nó hữu ích khi kiểm tra công thức trong báo cáo kế toán.
• Error Checking: Tự động tìm lỗi trong công thức, hỗ trợ sửa lỗi nhanh chóng.
• Evaluate Formula: Kiểm tra từng bước thực hiện của một công thức để xác định nguyên nhân gây lỗi.

Top các thủ thuật Excel trong kế toán hữu hiệu bạn cần biết

Thủ thuật chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính Excel

Trong công việc kế toán, việc chọn toàn bộ dữ liệu trong một bảng tính là một thao tác thường xuyên và quan trọng. Thông thường nhiều người đã quen thuộc với việc sử dụng phím tắt Ctrl + A. Đây chính là phím tắt giúp chọn tất cả các ô trong bảng tính. Tuy nhiên có một cách đơn giản và nhanh chóng hơn giúp bạn. Đó là nhấn một lần chuột vào góc trên bên trái của bảng tính, nơi có hình vuông nhỏ. Khi đó, toàn bộ dữ liệu trong bảng tính sẽ được chọn một cách tự động. Thông qua đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Thủ thuật mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Khi làm việc với nhiều tệp kế toán, bạn sẽ phải thường xuyên phải xử lý nhiều thứ. Đặc biệt bạn phải làm nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Thay vì mở từng bảng tính một cách thủ công, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán. Đó là chọn tất cả các tệp cần mở và nhấn phím Enter. Tất cả các bảng tính được chọn sẽ được mở đồng thời. Từ đó giúp bạn dễ dàng làm việc với nhiều dữ liệu cùng lúc. Đồng thời không cần phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ.

Chuyển đổi giữa các bảng tính trong Excel

Thông thường bạn sẽ làm việc với nhiều bảng tính mở cùng lúc. Tuy nhiên việc chuyển đổi giữa chúng có thể trở nên khá bất tiện. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một trong các thủ thuật Excel trong kế toán là phím tắt Ctrl + Tab. Thông qua đó giups chuyển nhanh chóng giữa các bảng tính. Đồng thời không mất thời gian tìm kiếm cửa sổ cần thiết. Chức năng này không chỉ hữu ích trong Excel. Nó còn có thể áp dụng để chuyển giữa các tab trong trình duyệt web. Ví dụ Firefox, đặc biệt trên hệ điều hành Windows 7 trở lên.

Tạo một Shortcut Menu mới để tiện lợi hơn

Thông thường Excel cung cấp sẵn các phím tắt cơ bản. Ví dụ như Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên một số lúc bạn muốn sử dụng thêm các phím tắt khác như Copy hay Cut. Thông qua đó tăng hiệu quả công việc. Lúc này bạn có thể tận dụng một trong các thủ thuật Excel trong kế toán này. Để thực hiện điều này, bạn vào File -> Options -> Quick Access Toolbar. Sau đó thêm các lệnh như Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy hai tùy chọn phím tắt này xuất hiện. Nó nằm trong menu truy cập nhanh ở trên cùng của giao diện Excel.

Thêm đường chéo trong ô để phân chia các thuộc tính

Trong công việc kế toán, đôi khi bạn cần tạo các bảng liệt kê hàng hóa hoặc vật tư. Vì thế bạn có thể muốn phân chia các thuộc tính cho hàng và cột. Tại đây bạn sử dụng một trong các thủ thuật Excel trong kế toán là đường chéo trong ô. Để thực hiện điều này, bạn cần chọn ô cần chèn đường chéo. Sau đó nhấp chuột phải và chọn Format Cell. Tiếp theo, trong cửa sổ Format Cells, bạn vào tab Border. Sau đó chọn biểu tượng đường chéo. Đường chéo này sẽ giúp phân chia ô thành hai phần. Hỗ trợ trình bày thông tin rõ ràng và dễ hiểu trong các báo cáo kế toán.

Cách thêm nhiều dòng hoặc cột mới trong bảng tính

Trong quá trình làm việc với Excel, đôi khi bạn sẽ cần phải thêm nhiều dòng hoặc cột mới. Từ đó phục vụ cho các bảng báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán. Ngoài ra là các bảng phân tích dữ liệu khác. Việc thêm từng dòng hay cột mới một cách thủ công rất vất vả. Nó có thể tốn nhiều thời gian và gây mất hiệu quả công việc.

Để thêm nhiều dòng hoặc cột cùng lúc, bạn có thể thực hiện một trong các thủ thuật Excel này. Chọn số dòng (hoặc số cột) cần thêm. Sau đó nhấn chuột phải và chọn lệnh Insert từ menu thả xuống. Phương pháp này giúp bạn thêm đồng thời một lượng lớn dòng hoặc cột. Tất cả đều làm chỉ trong vài thao tác đơn giản. Từ đó tiết kiệm thời gian khi làm việc với các bảng tính phức tạp.

Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô nhanh chóng

Khi làm việc với dữ liệu kế toán, việc di chuyển hoặc sao chép dữ liệu giữa các cột hoặc các vùng trong bảng tính là một thao tác rất thường xuyên. Tuy nhiên bạn có thể di chuyển dữ liệu từ một cột sang cột khác một cách nhanh chóng. Bạn chỉ cần chọn cột dữ liệu và đưa con trỏ chuột vào đường biên của vùng ô đã chọn. Thực hiện cho đến khi biểu tượng con trỏ chuột chuyển thành mũi tên.

Tiếp theo, bạn chỉ cần kéo dữ liệu đến vị trí cột mới. Đồng thời không gặp bất kỳ trở ngại nào. Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thay vì di chuyển cũng rất đơn giản. Tại đây bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl trước khi kéo dữ liệu. Khi đó Excel sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu vào cột mới. Đồng thời không làm mất đi dữ liệu ở vị trí ban đầu.

Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

Trong các bảng tính kế toán, đôi khi có những ô bị bỏ trống. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc tính toán chính xác. Đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình hay các phép toán phức tạp. Để duy trì độ chính xác của dữ liệu, bạn có thể xóa nhanh chóng các ô trống đơn giản. Bạn có thể thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán là sử dụng chức năng lọc.

Đầu tiên, chọn cột mà bạn muốn lọc, sau đó vào menu Data -> Filter. Một trình đơn sẽ xuất hiện, trong đó bạn bỏ chọn Select All và chỉ chọn Blank. Khi đó, tất cả các ô trống trong cột sẽ được hiển thị. Bạn chỉ cần quay lại và nhấn phím Delete để xóa những ô trống này. Từ đó đảm bảo tính chính xác và tính toán hiệu quả trong bảng tính kế toán.

Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột

Khi phân tích dữ liệu kế toán, bạn có thể cần phải lọc ra những giá trị duy nhất trong một cột. Chẳng hạn như khi lập báo cáo chi tiết các khoản mục tài chính. Ngoài ra là khi bạn tổng hợp các giao dịch. Để thực hiện điều này, bạn vào Data -> Advanced. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, trong đó bạn chọn Copy to another location. Sau đó chỉ định cột mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu đã lọc.

Tiếp theo, bạn đánh dấu vào ô Unique records only. Thông qua đó chỉ chọn các giá trị duy nhất trong cột. Sau khi hoàn thành các bước, nhấn OK và tất cả các giá trị trùng lặp sẽ được loại bỏ. Thông qua đó giúp bạn có được một danh sách các giá trị duy nhất. Từ đó phục vụ cho các phân tích và báo cáo tài chính chính xác hơn.

Các thủ thuật kế toán giúp sắp xếp dữ liệu trong Excel

Sắp xếp dữ liệu trong Excel giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm. Đồng thời hỗ trợ phân loại và phân tích số liệu một cách khoa học. Ví dụ, trong một bảng tính chứa thông tin về mã đơn hàng, tên khách hàng. Ngoài ra là ngày thanh toán, số tiền và phương thức thanh toán. Lúc này bạn có thể thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán sắp xếp dữ liệu theo ngày thanh toán. Thông qua đó theo dõi các khoản thu, kiểm soát công nợ. Đồng thời hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác.

Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel:

• Đặt con trỏ chuột vào ô A2 (hoặc ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần sắp xếp).
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Mũi tên xuống để chọn toàn bộ dữ liệu theo hàng dọc.
• Tiếp tục giữ Ctrl + Shift + Mũi tên phải để chọn toàn bộ dữ liệu theo hàng ngang.
• Truy cập tab Data trên thanh công cụ và chọn Sort.
• Trong cửa sổ Sort, thiết lập các tùy chọn như sau:
  • Sort by: Chọn cột “Ngày thanh toán” để sắp xếp dữ liệu theo thời gian.
  • Sort on: Chọn “Values” để sắp xếp theo giá trị của các ô.
  • Order: Chọn thứ tự sắp xếp mong muốn:
  • Từ cũ đến mới (sắp xếp theo trình tự thời gian tăng dần).
  • Từ mới đến cũ (sắp xếp theo trình tự thời gian giảm dần).
  • Từ thấp đến cao hoặc từ cao đến thấp (nếu sắp xếp theo số tiền).
• Nhấn OK để hoàn tất quá trình sắp xếp.

Căn lề trong Excel để trình bày bảng tính khoa học

Trong kế toán, các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán hay bảng lương cần được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp. Thông qua đó thuận tiện khi in ấn và gửi cho các bên liên quan. Việc căn lề giúp đảm bảo bố cục trang tính hợp lý. Từ đó tránh tình trạng dữ liệu bị cắt khi in. Trước khi căn chỉnh lề, hãy đảm bảo rằng đơn vị đo lường của Excel là centimet. Từ đó dễ dàng điều chỉnh. Sau khi điều chỉnh, bạn có thể thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán như sau:

Cách thiết lập đo lường:

• Mở Excel, chọn File trên thanh công cụ.
• Chọn More, sau đó chọn Options.
• Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced.
• Tìm đến mục Display, trong phần Ruler units, chọn Centimeters.
• Nhấn OK để xác nhận thay đổi.

Cách căn chỉnh lề trong Excel:

• Mở bảng tính cần chỉnh sửa.
• Truy cập tab Page Layout trên thanh công cụ.
• Chọn Margins, sau đó nhấp vào Custom Margins.
• Điều chỉnh các thông số lề theo yêu cầu, ví dụ:
  • Top (Lề trên): 1.5 cm
  • Bottom (Lề dưới): 1.5 cm
  • Left (Lề trái): 2 cm (để chừa chỗ đóng gáy tài liệu)
  • Right (Lề phải): 1.5 cm
• Nhấn OK để hoàn tất.

Các thủ thuật kế toán trong Excel – Thiết kế khu vực in

Thông thường kế toán sẽ làm việc với các bảng tính dài hoặc chứa nhiều dữ liệu. Tuy nhiên kế toán viên thường chỉ cần in một phần cụ thể thay vì toàn bộ trang tính. Việc thiết lập khu vực in giúp tối ưu hóa trang in, tránh lãng phí giấy. Thông qua đó đảm bảo nội dung cần thiết được hiển thị đúng cách. Tại đây bạn thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán như sau:

• Bôi đen vùng dữ liệu cần in.
• Truy cập tab Page Layout trên thanh công cụ.
• Chọn Print Area, sau đó nhấp vào Set Print Area.
• Sau khi thiết lập xong, có thể kiểm tra trước khi in. Bạn có thể thực hiện nhấn Ctrl + P hoặc vào File → Print.
• Xem trước bố cục trang in và điều chỉnh nếu cần thiết.

Điều chỉnh hướng di chuyển của con trỏ khi nhấn Enter

Mặc định trong excel, khi nhập dữ liệu và nhấn Enter, con trỏ sẽ tự động di chuyển xuống ô phía dưới. Tuy nhiên, kế toán viên có thể tùy chỉnh hướng di chuyển của con trỏ. Tất cả đảm bảo sao cho phù hợp với cách nhập liệu (theo cột hoặc theo hàng). Từ đó giúp làm việc nhanh hơn và khoa học hơn. Lúc này bạn có thể thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán như sau:

• Mở Excel, nhấp vào File trên thanh công cụ.
• Chọn Options để mở cửa sổ cài đặt.
• Trong Tab Advanced, tìm đến mục After Pressing Enter, Move Selection.
• Trong Direction, chọn hướng di chuyển mong muốn:
  • Down (xuống): di chuyển xuống hàng dưới (mặc định).
  • Right (sang phải): di chuyển ngang theo hàng.
  • Up (lên trên): di chuyển ngược lên trên.
  • Left (sang trái): di chuyển ngược lại theo hàng.
• Nhấn OK để áp dụng thay đổi.

Các thủ thuật Excel trong kế toán – Cố định cột trong bảng

Khi làm việc với bảng tính chứa nhiều cột, việc cố định cột đầu tiên hoặc nhiều cột rất quan trọng. Nó giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi thông tin quan trọng. Đồng thời không bị mất khi cuộn trang. Tại đây bạn có thể thực hiện thủ thuật này như sau

Nếu cần khóa cột đầu tiên trong bảng tính để nó luôn hiển thị khi cuộn ngang, thực hiện như sau:

• Mở bảng tính, chọn Tab View trên thanh công cụ.
• Nhấp vào Freeze Panes.
• Chọn Freeze First Column để cố định cột đầu tiên.
• Trong trường hợp cần giữ cố định nhiều cột, thực hiện các bước sau:
• Chọn ô ngay sau cột cuối cùng bạn muốn cố định (ví dụ: nếu muốn cố định cột A và B, hãy chọn ô c1).
• Chuyển đến Tab view, chọn Freeze Panes.
• Nhấn vào Freeze Panes để hoàn tất việc cố định các cột đã chọn.

Thủ thuật nhập dữ liệu với số 0 đứng đầu trong Excel

Trong nhiều trường hợp, kế toán cần nhập mã số hóa đơn. Ngoài ra là mã khách hàng, số tài khoản ngân hàng,… có số 0 đứng đầu. Tuy nhiên, Excel mặc định sẽ loại bỏ số 0 đầu tiên. Từ đó khiến dữ liệu không đúng định dạng. Để giữ nguyên số 0 đầu tiên trong excel, bạn thực hiện một trong các thủ thuật Excel trong kế toán như sau:

Cách 1: Thêm dấu nháy đơn (`’) trước số

• Nhập dấu **(nháy đơn)** trước dãy số cần nhập (ví dụ:’002345` → excel sẽ hiển thị đúng 002345).

Cách 2: Định dạng ô theo dạng text

• Chọn ô hoặc cột cần nhập dữ liệu.
• Nhấp chuột phải, chọn Format Cells.
• Trong Tab Number, chọn text rồi nhấn ok.
• Nhập dữ liệu bình thường, số 0 sẽ không bị mất.

Cách 3: Định dạng Custom để nhập số cố định độ dài

• Chọn ô hoặc cột cần nhập dữ liệu.
• Nhấp chuột phải, chọn Format Cells.
• Trong Tab number, chọn Custom.
• Trong mục Type, nhập chuỗi số 0 theo độ dài mong muốn. Ví dụ: 000000 nếu cần nhập số có 6 chữ số.
• Nhấn OK để áp dụng.

Xem thêm:

• Các công thức tính thuế Thu nhập cá nhân Excel chuẩn nhất
• Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn xử lý chi phí thế nào?

Trên đây là các thủ thuật Excel trong kế toán hữu hiệu nhất hiện nay. Cùng với đó là các phím tắt cần phải nhớ khi sử dụng Excel. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS